1462-IPPB4.4511.1346.2016.1.JK2

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201) oraz § 5 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643) Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie działającyw imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 25 listopada 2016 r. (data wpływu 12 grudnia 2016 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikom koszów opłat za parkingi i autostrady związanych z wykorzystywaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu - jest prawidłowe.

W dniu 12 grudnia 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczący podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie skutków podatkowych zwrotu pracownikom koszów opłat za parkingi i autostrady związanych z wykorzystywaniem w podróży służbowej prywatnego samochodu.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka prowadzi działalność w zakresie produkcji pasz zwierzęcych. Spółka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych, rozliczającym się na podstawie prowadzonych ksiąg handlowych. W ramach prowadzonej działalności Spółka wysyła swoich pracowników w podróże służbowe. Pracownicy w ramach odbywanej podróży służbowej wykorzystują prywatne samochody nie będące własnością Spółki. Pracownicy podczas odbywanych podróży służbowych ponoszą także dodatkowe koszty w postaci opłat za przejazdy autostradą oraz opłaty za miejsca parkingowe. Po zakończeniu podróży służbowej pracownicy przedstawiają pracodawcy (Spółce) prowadzoną ewidencję przebiegu pojazdu (dalej jako "Ewidencja" lub "Kilometrówka"). W sporządzanych i dostarczanych przez pracowników ewidencjach przebiegu pojazdu dokumentowana jest faktyczna ilość przejechanych przez nich kilometrów prywatnym samochodem w ramach odbywanej podróży służbowej. Ewidencje prowadzone są według zasad określonych w przepisach podatkowych. Spółka zwracając pracownikom koszty używania samochodów prywatnych do celów służbowych stosuje limity określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Dodatkowo pracownicy przedstawiają Spółce dowody dodatkowych kosztów poniesionych podczas podróży służbowej w postaci potwierdzeń opłat za przejazd autostradą oraz biletów opłat parkingowych. Najczęściej wydatki te dokumentowane są jedynie paragonami lub biletami potwierdzającymi wysokość opłat, zdarza się także, że wydatki dokumentowane są fakturą VAT gdzie jako nabywca widnieje Spółka.

W przypadku kosztów dodatkowych wymienionych powyżej (parking, autostrada) Spółka zwraca w całości koszty poniesione przez pracowników na podstawie przedstawionych przez nich dowodów poniesienia kosztów.

Przedmiotem zapytania są wątpliwości Spółki odnośnie obowiązku poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od zwracanych pracownikom kosztów poniesionych podczas odbytych podróży służbowych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy Spółka jako płatnik jest zobowiązana do obliczania oraz poboru podatku dochodowego z tytułu zwrotu pracownikom dodatkowych kosztów poniesionych w podróży służbowej, takich jak opłaty za parkingi oraz autostrady (zwracanych pracownikom w pełnej wysokości bez uwzględniania limitu Kilometrówki) ?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Zdaniem Spółki z tytułu zwracanych przez nią pracownikom kosztów używania samochodu podczas podróży służbowej oraz zwrotu kosztów opłat za autostrady i parking nie będą ciążyć na Spółce obowiązki poboru zaliczki na podatek z uwagi na fakt, że przychód z tytułu powyższego zwrotu jest dla pracownika przychodem zwolnionym z podatku dochodowego.

Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm. dalej jako "u.p.d.o.f.") przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19 i art. 20 ust. 3, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Jak wynika z art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Mając na uwadze wyżej przywołane uregulowania prawne należy zaznaczyć, że przepis art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f. wymienia jedynie przykładowo przychody ze stosunku pracy. Świadczy o tym użycie słowa w szczególności co oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Oznacza to, że przychodami ze stosunku pracy są więc wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz świadczenia nieodpłatne, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

W myśl art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f., wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem diety i inne świadczenia otrzymane przez pracownika za czas podróży służbowej, do wysokości określonej w odrębnych przepisach.

Odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. jest odbycie przez pracownika podróży służbowej. Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji podróży służbowej, dlatego w tej kwestii należy posłużyć się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Zgodnie z art. 775 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W świetle przytoczonych przepisów, przysługujące pracownikowi z tytułu odbytej podróży służbowej, w terminie i w państwie określonym przez pracodawcę, należności takie jak koszty za przejazdy, dojazdy, noclegi, a także inne wydatki określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb podlegają zwolnieniu od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy.

W myśl § 2 powołanego powyżej Rozporządzenia pracownikowi przysługują:

Stosownie do treści § 3 ust. 1 Rozporządzenia środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

Zgodnie zaś z § 3 ust. 3 Rozporządzenia, na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

W myśl § 3 ust. 4 Rozporządzenia w przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2012 r. poz. 126, z późn. zm.).

Zgodnie z § 4 ust. 1 Rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej (§ 4 ust. 2 Rozporządzenia).

Przepisy wyżej powoływanego Rozporządzenia nie zaliczają zatem wydatków za przejazd autostradą oraz opłat za parking jako wydatków związanych z używaniem samochodu. Rozporządzenie kwalifikuje takie wydatki jako inne niezbędne wydatki związane z podróżą służbową. W związku z powyższym stwierdzić należy, że § 3 pkt 4 Rozporządzenia nie zawiera wykazu "innych udokumentowanych wydatków", nie ogranicza również ich wysokości, pozostawiając to w gestii pracodawcy. To pracodawca decyduje o zwrocie faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków, które nie są limitowane i które muszą mieć związek z wykonywaną podróżą, a ponadto muszą być prawidłowo udokumentowane.

Zatem reasumując Spółka stoi na stanowisku, że zwracane pracownikom koszty przejazdów autostradą oraz opłaty parkingowe poniesione podczas podróży służbowej będą stanowić dla pracowników przychód zwolniony na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a u.p.d.o.f. Na spółce nie będzie zatem ciążył obowiązek poboru zaliczki na podatek dochodowy od powyższych wypłat.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Jeżeli przedstawiony we wniosku stan faktyczny różni się od stanu faktycznego występującego w rzeczywistości, wówczas wydana interpretacja nie będzie chroniła Wnioskodawcy w zakresie dotyczącym rzeczywiście zaistniałego stanu faktycznego.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa po uprzednim wezwaniuna piśmie organu, który wydał interpretację - w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2ww. ustawy). Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Izba Administracji Skarbowej w Warszawie Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Płocku, ul. 1 Maja 10, 09-402 Płock.