1401/BP-I/4230Z-105/06/EŻ - Zaliczenie kosztów związanych z przejazdem w podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów

Pytanie podatnika

Podatnik pyta czy zwrot kosztów związanych z przejazdem w podróży służbowej dokonany na podstawie oświadczenia o zagubieniu biletu stanowi podstawę do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?

Decyzja

Na podstawie art. 233 i art. 239 w związku z art. 14b § 5 pkt 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.), Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie po rozpatrzeniu zażalenia Przedsiębiorstwa "P" z dnia 04.09.2006 r. wniesionego na postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z dnia 24.08.2006 r. Nr 1471/DPD2/423-95/06/AB w sprawie udzielenia pisemnej informacji co do zakresu zastosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie Podatnika w przedmiocie podatku dochodowego od osób prawnych

orzeka

- zmienić w/w postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie i uznać stanowisko Podatnika przedstawione we wniosku z dnia 14.06.2006 r. za prawidłowe.

Uzasadnienie

Państwowe "P" pismem z dnia 14.06.2006 r. znak CRGK/P/737/2006 wystąpiło z wnioskiem o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że Przedsiębiorstwo "P" na podstawie art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy oraz aktów zarządu wewnętrznego Przedsiębiorstwa dokonuje zwrotu kosztów podróży służbowej za przejazd środkami transportu np. PKS, PKP oraz dojazd środkami komunikacji miejskiej w wysokości i na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990).

Aby Przedsiębiorstwo prawidłowo rozliczyło koszty delegacji pracownik sporządza rachunek kosztów podróży i załącza do niego dowody przejazdów publicznymi środkami transportu (bilety). W sytuacji zgubienia biletu pracownik do rachunku kosztów podróży załącza oświadczenie o utracie dowodu przejazdu środkami transportu publicznego.

Ponieważ poza biletami istnieją inne dowody potwierdzające odbycie podróży służbowej tj. wpis na delegacji dot. pobytu w miejscowości, do której był delegowany pracownik lub potwierdzenie wykonania zadania przez przełożonego wraz z jego pieczęcią; rachunki za noclegi w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie; inne dokumenty świadczące o wykonaniu zadania np. protokoły, raporty, sprawozdania nie można zdaniem Przedsiębiorstwa nie uznać, że w przypadku zagubienia przez pracownika biletu koszty związane z przejazdem nie zostały poniesione. Wyżej wymienione oświadczenie pracownika stanowi podstawę do zwrotu pracownikowi kosztów w wysokości ceny obowiązującej w dniu przejazdu wskazanego przez pracodawcę przewoźnika oraz zaliczenia tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze przedstawiony wyżej stan faktyczny, Podatnik pyta czy zwrot kosztów związanych z przejazdem w podróży służbowej dokonany na podstawie oświadczenia o zagubieniu biletu stanowi podstawę do zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów?

W ocenie Podatnika, zgodnie z art. 15 ust. 1 w związku z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.) oraz w świetle art. 20 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.), odpowiedź na powyższe pytanie winna być twierdząca.

Postanowieniem z dnia 24.08.2006 r. Nr 1471/DPD2/423-95/06/AB Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie uznał stanowisko Przedsiębiorstwa za nieprawidłowe stwierdzając w oparciu o art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze izm.) oraz § 3, § 5 i 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 236, poz. 1990), że brak jest jakiegokolwiek potwierdzenia dla tezy Spółki, że podstawą zwrotu kosztów może być oświadczenie pracownika. Zdaniem organu pierwszej instancji oświadczenie dołączone do rachunku kosztów nie stanowi dowodu księgowego, jak również nie stanowi podstawy do obciążenia kosztów uzyskania przychodów. W przypadku gdy pracownik odbył podróż służbową pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów poniesione na rzecz tego pracownika wydatki stanowiące zwrot kosztów przejazdów w wysokości ceny zakupionego przez niego biletu określonego środka transportu (PKP, PKS). Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć także ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety za każdą rozpoczętą dobę podróży albo koszty udokumentowane zakupionymi biletami - za zgodą pracodawcy.

Organ pierwszej instancji nie potwierdził stanowiska Podatnika, iż zwrot kosztów przejazdów i dojazdów środkami komunikacji miejscowej w czasie podróży służbowej pracownika, na podstawie sporządzonego przez niego rachunku kosztów z dołączonym oświadczeniem o zagubieniu biletu, stanowi koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Strona pismem z dnia 04.09.2006 r. znak CRGK/P/P/1141/2006 złożyła zażalenie na w/w postanowienie zarzucając naruszenie art. 14a § 3 Ordynacji podatkowej i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, poprzez błędną jego interpretację. Podatnik zarzuca, że udzielone przez organ podatkowy wyjaśnienie nie zostało poparte przepisami prawa. Zdaniem strony w/ w oświadczenia składane przez pracownika stanowią podstawę, aby wydatki takie stanowiły koszt uzyskania przychodów. Na poparcie swojego stanowiska powołano wyroki NSA z dnia 28.11.2003 r. sygn. akt SA/Wr 1440/02 i z dnia 19.09.2003 r. sygn. akt III SA 3201/01, gdzie wskazano, że jako dowód należy dopuścić wszystko, to co może się przyczynić do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie po przeanalizowaniu stanu faktycznego przedstawionego w pytaniu Przedsiębiorstwa oraz interpretacji przepisów prawa podatkowego zawartej w postanowieniu, będącym przedmiotem zażalenia stwierdza, co następuje:

Przedsiębiorstwo na podstawie art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy oraz aktów zarządu wewnętrznego dokonuje zwrotu kosztów podróży służbowej za przejazd środkami transportu tj. PKS, PKP oraz dojazd środkami komunikacji miejskiej w wysokości i na zasadach określonych w w/w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pracownik do prawidłowego rozliczania kosztu delegacji sporządza rachunek kosztów podróży i załącza do niego dowody przejazdów publicznymi środkami transportu (bilety). W sytuacji gdy zgubi bilet do rachunku kosztów podróży załącza oświadczenie o jego utracie.

Jak wynika z pisma Podatnika oprócz biletów istnieją inne dowody, które potwierdzają odbycie podróży służbowej przez pracownika tj. wpis na delegacji dotyczący pobytu w miejscowości, do której był delegowany pracownik lub potwierdzenie wykonania zadania przez przełożonego wraz z jego pieczęcią; rachunki za noclegi w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie; inne dokumenty świadczące o wykonaniu zadania np. protokoły, raporty, sprawozdania. W opinii Podatnika w przypadku zagubienia przez pracownika biletu na podstawie oświadczenia pracownika wydatki związane z jego zakupem, przy innych dowodach stwierdzających delegację pracownika, stanowią koszt uzyskania przychodów Przedsiębiorstwa.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy podatkowej kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztówwymienionych w art. 16 ust. 1.

Z powyższego unormowania wynika, że musi istnieć związek przyczynowy pomiędzyponiesionym przez podatnika wydatkiem a osiągniętym przez niego przychodem lubpodatnik powinien przynajmniej realnie zakładać możliwość uzyskania wymiernegoprzychodu w wyniku poniesienia tego wydatku. Wymienione przepisy nie określajązasad dokumentowania wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów, a jedynie warunki kwalifikujące dany wydatek do kosztów podatkowych.

W świetle powyższego, w celu ustalenia dochodu podatnik ma możliwość odliczeniawszelkich kosztów, z wyłączeniem kosztów nie stanowiących kosztów uzyskaniaprzychodów wymienionych w art. 16, pod warunkiem, że wykaże ich bezpośrednilub pośredni wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. W celu wykazania związkupomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych w art. 9 ust. 1 zobowiązują podatników do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodniez odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (starty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Tak udokumentowane wydatki winny ponadto wskazywać, że miały one związek zprowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają nawielkość osiąganych przez Podatnika przychodów.

Aby więc przedmiotowe wydatki mogły stanowić koszty podatkowe Przedsiębiorstwa muszą być spełnione następujące przesłanki:

- wydatek musi pozostawać w związku przyczynowym z prowadzona przez niego działalnością i mieć wpływ bezpośredni lub pośredni na wysokość osiąganych z tego tytułu przychodów,

- wydatek nie może być objęty zakresem art. 16 ustawy,

- poniesienie wydatku w celu uzyskania przychodu musi zostać udokumentowane.

Z kolei przepis art. 180 Ordynacji podatkowej stanowi, że jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Natomiast w przepisie art. 181 tej ustawy jedynie przykładowo wymienia się rodzaje dowodów najczęściej spotykane w postępowaniu podatkowym.

Przez podjęcie "dowodu" rozumie się środek, który pozwala na przekonanie o istnieniu określonych faktów lub umożliwia weryfikację twierdzeń o tych faktach.

W związku z powyższym organ odwoławczy potwierdza stanowisko Podatnika, że zwrot kosztów związanych z przejazdem w podróży służbowej pracownika na podstawie sporządzonego przez niego rachunku kosztów z dołączonym oświadczeniem o braku biletu, przy posiadaniu innych w/w dowodów potwierdzających delegację pracownika, stanowi koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

W związku z powyższym należało orzec jak na wstępie.