1061-IPTPB1.4511.827.2016.2.KO - PIT w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakwaterowanie i wyżywienie wykładowców.

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Rozwoju i Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 23 września 2016 r. (data wpływu 28 września 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 5 grudnia 2016 r. (data wpływu 8 grudnia 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakwaterowanie i wyżywienie wykładowców (pytanie Nr 1) - jest prawidłowe.

W dniu 28 września 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 21 listopada 2016 r., Nr 1061-IPTPB1.4511.827.2016.1.KO, na podstawie art. 169 § 1 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawczynię do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 22 listopada 2016 r. (data doręczenia 29 listopada 2016 r.). Wnioskodawczyni uzupełniła wniosek pismem z dnia 5 grudnia 2016 r. (data wpływu 8 grudnia 2016 r.), nadanym dnia 5 grudnia 2016 r.

W uzupełnieniu wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawczyni prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w ramach przedsiębiorstwa pod firmą.... Zakresem ww. działalności jest organizacja konferencji, targów, wystaw i kongresów na terenie całego kraju. Wnioskodawczyni jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. W ramach wykonywanej działalności świadczy usługi organizacji konferencji na rzecz m.in. towarzystw naukowych i publicznych szkół wyższych na podstawie zawieranych z tymi podmiotami pisemnych umów. Do zakresu obowiązków Wnioskodawczyni w ramach ww. usług należy obsługa techniczna i administracyjna konferencji, tj. w szczególności prowadzenie rejestracji uczestników konferencji, zapewnienie uczestnikom konferencji zakwaterowania, obsługa techniczna konferencji - zapewnienie odpowiedniego miejsca do jej odbycia, sprzętu technicznego i obsługi, prowadzenie biura konferencji, obsługa wykładowców (zapewnienie im transportu, zakwaterowania, wyżywienia, zwrotu kosztów podróży), itp. Za merytoryczną stronę konferencji odpowiada w całości towarzystwo naukowe, które układa jej program oraz wskazuje poszczególnych wykładowców, którzy udzielają wykładów nieodpłatnie. Wykonaną usługę organizacji konferencji Wnioskodawczyni dokumentuje wystawioną przez siebie na rzecz usługobiorcy fakturą VAT.

Przychody z prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej opodatkowane są podatkiem dochodowym od osób fizycznych, według 19% stawki. Wnioskodawczyni prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W związku z organizacją konferencji ponosi różne wydatki: koszty wynajmu sal konferencyjnych, powierzchni wystawowych, usług cateringowych, usług przewozu osób i rzeczy, usług hotelowych, usług poligraficznych; katalog tych wydatków jest otwarty i nie sposób wymienić wszystkich wydatków, gdyż jest to zakup znaczków pocztowych, biletów komunikacyjnych, opieki medycznej w szczególnych przypadkach, ochrony (trudno tu zamknąć się w tysiącu pozycji). Umowy z wykładowcami zawiera zwykle przedsiębiorstwo Wnioskodawczyni i taka sytuacja jest przedmiotem zainteresowania Wnioskodawczyni. Gdy dokonują tego inne instytucje, to nie dokonuje Ona płatności w tym zakresie. Koszty związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem dokumentowane są fakturą VAT, wystawioną przez hotel. Koszty transportu dokumentowane są biletami na środki komunikacji (np. bilety lotnicze) lub fakturami, generalnie zawsze w sposób zgodny z przepisami prawa. Wszelkie wydatki wskazane we wniosku pokrywane są z zasobów majątkowych firmy Wnioskodawczyni. W ramach kalkulacji swojego wynagrodzenia Wnioskodawczyni uwzględnia wszelkiego rodzaju ponoszone wydatki, które zostały opisane w niniejszym wniosku. Wydatki, o których mowa we wniosku, Wnioskodawczyni ponosi w momencie organizacji konferencji, w 2016 r., w zeszłym oraz przypuszczalnie będzie je ponosiła w latach przyszłych, każdorazowo w okresie od wszczęcia organizacji każdej imprezy do czasu jej zakończenia.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy koszty ponoszone na zakwaterowanie i wyżywienie wykładowców stanowią koszty uzyskania przychodu w ramach prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej?

2. Czy koszty dojazdu wykładowców pokrywane na podstawie zawartej umowy przez Wnioskodawczynię, a udokumentowane wystawionym przez wykładowcę rozliczeniem, zgodnym z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, stanowią koszty uzyskania przychodu w ramach prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej?

Przedmiotem niniejszej interpretacji jest ocena stanowiska Wnioskodawczyni w zakresie pytania Nr 1, w zakresie pytania Nr 2 wydane zostanie odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawczyni, ostatecznie przedstawionym w uzupełnieniu wniosku, wydatki wskazane w pytaniu Nr 1 stanowią niewątpliwie koszty uzyskania przychodu w ramach prowadzonej przez Nią działalności gospodarczej. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Koszty wskazane w pytaniu Nr 1 nie zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a niewątpliwie są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu z tytułu wykonania usług organizacji konferencji. Ponoszone są one nadto na podstawie zawartej z usługobiorcą umowy i ich poniesienie jest niezbędne dla zawarcia umowy i prawidłowego jej wykonania.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

O możliwości obciążenia podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatkami ponoszonymi przez podatników podatku dochodowego od osób fizycznych decydują przepisy art. 22 i 23 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032).

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych), pod warunkiem, że wykaże ich bezpośredni, bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu. Tak więc, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wydatków wymienionych w art. 23 ww. ustawy.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednie związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów), nawet wówczas gdyby z obiektywnych powodów przychód nie został osiągnięty.

Kosztem uzyskania przychodów będzie zatem taki koszt, który spełnia łącznie następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Należy przy tym zauważyć, że definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach, należy zaś zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą winien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodu. Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Na nim więc spoczywa ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodu.

Uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Podatnik zobowiązany jest więc wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

W tym miejscu należy zauważyć, że ustawodawca nie definiuje, co należy rozumieć pod pojęciami: "w celu" osiągnięcia przychodu, jak i "zachowanie" lub "zabezpieczenie" źródła przychodów.

Zgodnie z definicjami zawartymi w Słowniku języka polskiego PWN, pojęcie:

Można więc przyjąć, że koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów to takie koszty, które są poniesione w trakcie dążenia do uzyskania przychodów. Określony cel musi być widoczny w momencie ponoszenia kosztu. Ponadto, poniesione koszty winny omawiany cel realizować lub co najmniej zakładać jego realność. Koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało. Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronienie istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Podsumowując, wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu zaistnieje związek przyczynowy i koszt nie będzie objęty dyspozycją art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Wnioskodawczyni wskazała w opisie stanu faktycznego, że prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie organizacji konferencji, targów, wystaw i kongresów na terenie całego kraju. W ramach wykonywanej działalności świadczy usługi organizacji konferencji na rzecz m.in. towarzystw naukowych i publicznych szkół wyższych na podstawie zawieranych z tymi podmiotami pisemnych umów. Do zakresu obowiązków Wnioskodawczyni w ramach ww. usługi należy obsługa techniczna i administracyjna konferencji, tj. w szczególności prowadzenie rejestracji uczestników konferencji, zapewnienie uczestnikom konferencji zakwaterowania, obsługa techniczna konferencji - zapewnienie odpowiedniego miejsca do jej odbycia, sprzętu technicznego i obsługi, prowadzenie biura konferencji, obsługa wykładowców (zapewnienie im transportu, zakwaterowania, wyżywienia, zwrotu kosztów podróży), itp. Wykonaną usługę organizacji konferencji Wnioskodawczyni dokumentuje wystawioną przez siebie na rzecz usługobiorcy fakturą VAT. W związku z organizacją konferencji ponosi różne wydatki: koszty wynajmu sal konferencyjnych, powierzchni wystawowych, usług cateringowych, usług przewozu osób i rzeczy, usług hotelowych, usług poligraficznych; katalog tych wydatków jest otwarty i nie sposób wymienić wszystkie wydatki, gdyż jest to zakup znaczków pocztowych, biletów komunikacyjnych, opieki medycznej w szczególnych przypadkach, ochrony. Umowy z wykładowcami zawiera zwykle przedsiębiorstwo Wnioskodawczyni. Koszty związane z zakwaterowaniem i wyżywieniem dokumentowane są fakturą VAT wystawioną przez hotel, koszty transportu dokumentowane są biletami na środki komunikacji (np. bilety lotnicze) lub fakturami, generalnie zawsze w sposób zgodny z przepisami prawa. Wszelkie wydatki pokrywane są z zasobów majątkowych firmy Wnioskodawczyni.

Odnosząc zatem powyższe uwarunkowania prawne do przedstawionego przez Wnioskodawczynię stanu faktycznego należy stwierdzić, że poniesione przez Wnioskodawczynię wydatki na zakwaterowanie i wyżywienie wykładowców mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wskazane we wniosku wydatki spełniają bowiem przesłankę celowości ich poniesienia wynikającą z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, tj. pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (służą zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów) oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu kosztów zawartym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Należy dodać, że w związku z tym, że to pytanie podatkowe określone przez podatnika wyznacza zakres przedmiotowy wniosku, w niniejszej interpretacji indywidualnej odniesiono się ściśle do kwestii zawartej w pytaniu Nr 1, tj. możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych na zakwaterowanie i wyżywienie wykładowców na podstawie art. 22 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, nie została oceniona kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów innych wydatków wskazanych w opisie stanu faktycznego.

Końcowo, tut. Organ nadmienia, że dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 24a nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że procedura wydawania indywidualnych interpretacji przepisów prawa podatkowego w trybie art. 14b ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) nie podlega regułom przewidzianym dla postępowania podatkowego czy kontrolnego. Organ wydając przedmiotową interpretację indywidualną wskazał zakres i sposób zastosowania norm prawa podatkowego ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w odniesieniu do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego oraz postawionego pytania. Jednocześnie ocenił stanowisko Wnioskodawczyni pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego. Co do zasady bowiem przedmiotem interpretacji indywidualnych wydawanych na podstawie art. 14b ustawy - Ordynacja podatkowa jest sam przepis prawa podatkowego.

Pełna weryfikacja prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków Wnioskodawczyni do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h (w zamkniętym katalogu) ustawy - Ordynacja podatkowa. Dokonując interpretacji indywidualnej Organ podatkowy działający z upoważnienia Ministra Rozwoju i Finansów przedstawia jedynie swój pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku stanu faktycznego bądź zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji). Organ nie rozstrzyga o zindywidualizowanych obowiązkach podatkowych strony, gdyż może to nastąpić w ramach przeprowadzonego postępowania podatkowego.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego....., po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718, z późn. zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Administracji Skarbowej w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.