1061-IPTPB1.4511.608.2016.2.KU

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.) oraz § 5 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2015 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. z 2015 r. poz. 643), Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi działający w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko - przedstawione we wniosku z dnia 29 czerwca 2016 r. (data wpływu 4 lipca 2016 r.), uzupełnionym pismem z dnia 29 sierpnia 2016 r. (data wpływu 31 sierpnia 2016 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikom kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych w jazdach lokalnych - jest nieprawidłowe.

W dniu 4 lipca 2016 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wniosek ten nie spełniał wymogów, o których mowa w art. 14b § 1 i § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2015 r. poz. 613, z późn. zm.), w związku z czym pismem z dnia 17 sierpnia 2016 r., Nr 1061-IPTPB1.4511.608.2016.1.KU, na podstawie art. 169 § 1 i § 2 w zw. z art. 14h wymienionej ustawy, wezwano Wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku w terminie 7 dni od dnia doręczenia wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpatrzenia.

Wezwanie do uzupełnienia ww. wniosku wysłano w dniu 17 sierpnia 2016 r. (data doręczenia 23 sierpnia 2016 r.). Wnioskodawca uzupełnił ww. wniosek pismem z dnia 29 sierpnia 2016 r. (data wpływu 31 sierpnia 2016 r.), nadanym za pośrednictwem placówki pocztowej w dniu 30 sierpnia 2016 r.

We wniosku oraz jego uzupełnieniu przedstawiono następujący stan faktyczny:

. Spółdzielnia Mieszkaniowa w... w oparciu o umowy używania samochodów prywatnych do celów służbowych, wypłaca grupie pracowników ryczałty samochodowe za jazdy lokalne według ustalonego w umowie limitu kilometrów, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Należne pracownikom kwoty ryczałtu za jazdy lokalne Spółdzielnia traktuje jako przychód do opodatkowania i w związku z tym pobiera od tego przychodu podatek dochodowy od osób fizycznych.

W piśmie z dnia 29 sierpnia 2016 r., stanowiącym uzupełnienie wniosku, wskazano, że. Spółdzielnia Mieszkaniowa w... prowadzi działalność związaną między innymi z zarządzaniem 89 budynkami mieszkalnymi i 13 użytkowymi, znajdującymi się na terenie liczącym łącznie 42 - 43 ha, położonymi w obrębie Gminy Miasta.... Do realizacji zadań związanych z zarządzaniem zasobami zatrudnia między innymi inspektorów nadzoru: budowlanego oraz do spraw wodno-kanalizacyjnych, gazowych i centralnego ogrzewania. Inspektorzy są pracownikami. Spółdzielni Mieszkaniowej w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, zatrudnieni są na podstawie umów o pracę na czas nieokreślony. Do zakresu obowiązków tych pracowników należy między innymi nadzór nad robotami remontowymi, budowlanymi i konserwacyjnymi, wykonywanymi w zasobach Spółdzielni, kontrola jakości wykonywanych robót, uzyskiwanie decyzji pozwolenia na budowę, dokonywanie uzgodnień technicznych z instytucjami i przedsiębiorstwami zewnętrznymi, współpraca z dostawcami ciepła, wody i gazu. Spółdzielnia nie posiada w środkach trwałych samochodu służbowego. Wobec tego do realizacji obowiązków wnikających z umów o pracę inspektorzy używają samochodów osobowych prywatnych, na podstawie zawartych ze Spółdzielnią umów używania samochodów prywatnych do celów służbowych. Spółdzielnia nie jest zakładem pracy, którego działalność regulowana jest przez ustawę, z przepisów której wynika wprost możliwość przyznania pracownikowi prawa zwrotu przez zakład pracy kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego jego własność dla potrzeb zakładu pracy, ani też nie podlega przepisom, z których wprost wynikałby obowiązek ponoszenia tychże kosztów przez zakład pracy Zgodnie z umowami zawartymi przez pracodawcę z ww. pracownikami, samochody osobowe prywatne używane są przez pracowników do jazd lokalnych na terenie Gminy Miasta..., w której znajduje się siedziba pracodawcy i nie są podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy. Pracownicy Spółdzielni przemieszczają się prywatnymi samochodami w obszarze miasta... celem wykonywania zadań służbowych zleconych przez pracodawcę i wynikających z zakresu ich obowiązków. Zwrot kosztów używania przez pracowników pojazdów do celów służbowych na podstawie ww. umów następuje w oparciu o miesięczny limit kilometrów ustalony w umowie przez pracodawcę, który mieści się w limitach określonych w § 3 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) i wynosi 200 km miesięcznie dla inspektora nadzoru budowlanego oraz 300 km miesięcznie dla inspektora wodno-kanalizacyjnego, gazowego - centralnego ogrzewania. Pracownicy nie prowadzą ewidencji przebiegu pojazdu. Zwrot kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu pieniężnego obliczonego w ostatnim dniu danego miesiąca jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2 ww. rozporządzenia i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3 ww. rozporządzenia, w wysokości określonej w umowie zawartej z pracodawcą, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych w danym miesiącu. Kwotę ustalonego w umowie ryczałtu pracodawca zmniejsza o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy oraz każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych, zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Infrastruktury. Spółdzielnia jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych pobiera od kwoty wypłaconego pracownikom ryczałtu za jazdy lokalne podatek dochodowy na podstawie art. 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.). Złożony wniosek o wydanie interpretacji dotyczy roku podatkowego 2016.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku):

Czy otrzymana przez pracowników kwota ryczałtu, wypłacona zgodnie z umową zawartą pomiędzy pracodawcą a pracownikiem o używanie samochodu osobowego do celów służbowych na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), stanowi przychód ze stosunku pracy, od której to kwoty Spółdzielnia jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ma obowiązek pobrać i odprowadzić podatek dochodowy zgodnie z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawcy, przedstawionym ostatecznie w uzupełnieniu wniosku, otrzymywana przez pracownika kwota wypłacana tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z użyciem prywatnego samochodu w jazdach lokalnych, nie będących podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy, nie prowadzi do powstania u pracownika przychodu ze stosunku pracy, jeśli jest realizowana na podstawie zawartej z pracodawcą umowy o używanie prywatnego samochodu w celach służbowych, a konieczność jego używania wynika z wykonywania obowiązków służbowych pracownia.

Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: "ustawa o PIT"), jednym ze źródeł uzyskania przychodu jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcja rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta. Z kolei zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy PIT, przychodami zasadniczo są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartości otrzymanych świadczeń w naturze i Innych nieodpłatnych świadczeń.

Natomiast na podst. art. 12 ust. 1 ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń.

Obowiązki płatnika nakłada na pracodawcę art. 31 ustawy o PIT, zgodnie z którym osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej zwane dalej "zakładami pracy", są zobowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują z tych zakładów przychody ze stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy, a w spółdzielniach - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z powyższych przepisów wynika, że przychodem ze stosunku pracy są wszelkiego rodzaju wypłaty oraz świadczenia, które prowadzą u pracownika do przysporzenia majątkowego z tytułu wiążącego go z pracodawcą stosunku pracy.

Pracownicy Spółdzielni używając prywatnych samochodów do celów służbowych w jazdach lokalnych, niebędących podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu pracy, wykonują swoje obowiązki służbowe wyłącznie w interesie pracodawcy, nie uzyskując z tego tytułu żadnej korzyści osobistej. Używając prywatnego samochodu dla celów służbowych pracownik ponosi określone koszty, takie jak koszty zużycia paliwa, oleju silnikowego, części samochodowych. Kwota wypłacona przez pracodawcę tytułem zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z używaniem prywatnego samochodu w celach służbowych nie prowadzi zatem do powstania przysporzenia majątkowego u pracownika, a tym samym nie stanowi przychodu ze stosunku pracy, gdyż przejazdy samochodem prywatnym są ściśle związane z wykonywaniem zadań służbowych zleconych przez Spółdzielnię. Pracodawca zgodnie z art. 94 Kodeksu pracy jest zobowiązany do zapewnienia pracownikom na własny koszt odpowiedniego środowiska pracy do wykonywania powierzonych czynności. Spółdzielnia nie posiada samochodu firmowego, pracownicy wykorzystują prywatne samochody w celu wykonywania obowiązków służbowych na podstawie zawartych ze spółdzielnią umów, za zgodą i wiedzą pracodawcy. W ten sposób Spółdzielnia wypełnia ustawowy obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiedniej organizacji pracy. Zwrot wydatków poniesionych z tego tytułu nie stanowi więc przysporzenia majątkowego dla pracownika, a tym samym przychodu ze stosunku pracy, od którego Spółdzielnia jako płatnik ma obowiązek pobrać i odprowadzić podatek dochodowy od osób fizycznych.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. poz. 361, z późn. zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Zgodnie z treścią art. 10 ust. 1 pkt 1 ww. ustawy, źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ww. ustawy, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy, wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Odrębnymi ustawami, do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ww. ustawy są:

* ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. Nr 180, poz. 1109),

* ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2015 r. poz. 2100),

* ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2016 r. poz. 930).

Powyższe zwolnienie obejmuje zatem zwrot kosztów (wypłacenie ryczałtu) tylko niektórym pracownikom, dla których ww. ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu.

W pozostałych przypadkach ryczałt samochodowy (zwrot kosztów) za tzw. jazdy lokalne jest opodatkowany.

Jednocześnie zauważyć należy, że stosownie do postanowień art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2013 r. poz. 1414), samochody osobowe, motocykle i motorowery nie będące własnością pracodawcy mogą być używane dla celów służbowych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Zgodnie natomiast z § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.), zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

W myśl zaś § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu, o której mowa w § 2, i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, o którym mowa w § 3, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Z opisanego we wniosku stanu faktycznego wynika, że. Spółdzielnia Mieszkaniowa prowadzi działalność związaną między innymi z zarządzaniem 89 budynkami mieszkalnymi i 13 użytkowymi znajdującymi się na terenie liczącym łącznie 42 - 43 ha, położonym w obrębie gminy miasta.... Do realizacji zadań związanych z zarządzaniem zasobami zatrudnia inspektorów nadzoru: budowlanego oraz do spraw wodno-kanalizacyjnych, gazowych i centralnego ogrzewania. Spółdzielnia nie posiada w środkach trwałych samochodu służbowego. Wobec tego do realizacji obowiązków wnikających z umów o pracę inspektorzy używają samochodów osobowych prywatnych na podstawie zawartych ze Spółdzielnią umów używania samochodów prywatnych do celów służbowych. W oparciu o te umowy Spółdzielnia, wypłaca grupie pracowników ryczałty samochodowe za jazdy lokalne według ustalonego w umowie limitu kilometrów, który wynosi 200 km miesięcznie dla inspektora nadzoru budowlanego oraz 300 km miesięcznie dla inspektora wodno-kanalizacyjnego, gazowego - centralnego ogrzewania.

Wobec powyższego, skoro w analizowanej sprawie brak jest przepisów odrębnych ustaw, które gwarantowałyby pracownikom. Spółdzielni Mieszkaniowej możliwość przyznania prawa do zwrotu poniesionych kosztów (wypłacenia ryczałtu) z tytułu korzystania z prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych, to przyznany zwrot (ryczałt) nie mieści w dyspozycji cytowanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Oznacza to, że kwota wypłacanego przez Spółkę pracownikom świadczenia, stanowiącego zwrot kosztów (ryczałt) z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych w celach służbowych do jazd lokalnych, stanowi przychód pracowników w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wobec tego Spółdzielnia, jako płatnik, jest zobowiązana do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy, zgodnie z przepisem art. 31 ww. ustawy.

Zgodnie bowiem z art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za nieprawidłowe.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu - do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2016 r. poz. 718). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach - art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Łodzi, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Piotrkowie Trybunalskim, ul. Wronia 65, 97-300 Piotrków Trybunalski.