0115-KDIT2.4011.146.2020.1.MD - Przychód z tytułu zwrotu kosztów za używanie samochodu prywatnego do służbowych jazd lokalnych.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 29 stycznia 2020 r. (data wpływu 6 lutego 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi kosztów za używanie samochodu prywatnego do służbowych jazd lokalnych - jest nieprawidłowe.

W dniu 6 lutego 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie obowiązków płatnika w związku ze zwrotem pracownikowi kosztów za używanie samochodu prywatnego do służbowych jazd lokalnych.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Wnioskodawczyni zawiera z członkami Zarządu oraz wybranymi swoimi pracownikami umowy, które regulują zasady używania dla jej celów służbowych, jako pracodawcy, samochodów osobowych, stanowiących prywatną własność pracowników. Samochody stanowiące prywatną własność pracowników są używane przez pracowników do celów służbowych zarówno na terenie gminy, gdzie Wnioskodawczyni ma swoją siedzibę, jak i do przejazdów zamiejscowych. Powodem używania samochodów prywatnych do celów służbowych jest fakt, że Wnioskodawczyni nie dysponuje na tyle rozbudowaną flotą samochodów, aby zapewnić sobie w pełni sprawne funkcjonowanie. Własność Wnioskodawczyni stanowi tylko jeden samochód, użytkowany na co dzień przez pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy. Jednocześnie teren, którym zarządza Wnioskodawczyni, jest na tyle rozległy, a wyjazdy poza siedzibę Wnioskodawczyni wybranych pracowników odbywają się na tyle często, że sprawne zarządzanie przez Wnioskodawczynię nie byłoby możliwe bez zawarcia ww. umów z pracownikami. Dodatkowo, przejazdy służbowe pracownika podyktowane są zawsze potrzebami Wnioskodawczyni, jako pracodawcy, i w celu wykonywania obowiązków wynikających z zawartych umów o pracę, bądź poleceń przełożonych. W zawieranych przez strony umowach, określany jest każdorazowo miesięczny limit kilometrów do jazd lokalnych w granicach administracyjnych ww. gminy. Jednocześnie używanie samochodu przez pracownika oraz rozliczenie zwrotu kosztów następuje na warunkach przewidzianych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy z tytułu wypłaty ekwiwalentu w postaci ryczałtu za przejazdy lokalne (tj. przejazdy na terenie gminy, gdzie Wnioskodawczyni ma swoją siedzibę) na warunkach wskazanych w umowach zawieranych z członkami Zarządu i wybranymi pracownikami, Wnioskodawczyni zobowiązana jest rozliczyć przychód u członków Zarządu i pracowników z tytułu pracy, obliczyć, pobrać i wpłacić zaliczki na podatek dochodowy?

2. Czy w przypadku, jeśli przychód z tytułu wypłacanego ryczałtu za jazdy lokalne u członków Zarządu i pracowników w związku z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych, nie powstaje, a Wnioskodawczyni pobrała i zapłaciła zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, jest możliwy zwrot pobranego podatku dochodowego od osób fizycznych od wypłaconego ryczałtu na samochód? Jeżeli tak, to, kto może domagać się zwrotu nienależnie zapłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych (pracownik, czy Wnioskodawczyni)? Czy pracownik ma jakiekolwiek roszczenia w stosunku do Wnioskodawczyni z tytułu nienależnie pobranych i zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy? Jednocześnie, w jakim okresie oraz trybie możliwe jest uzyskanie zwrotu nienależnie zapłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych?

Zdaniem Wnioskodawczyni, zgodnie z wyrokiem NSA z dnia 16 października 2019 r. sygn. akt II FSK 3531/17: "(...) do świadczeń pieniężnych wypłacanych pracownikom tytułem zwrotu ponoszonych przez nich wydatków dotyczących wykorzystywania prywatnych samochodów osobowych w celu realizacji obowiązków pracowniczych nie ma zastosowania art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych" (dalej zwanej, jako PDoFizU). (...) "Z istoty świadczenia w postaci zwrotu wydatków, które obowiązany jest ponosić pracodawca, wynika bowiem, że nie może ono generować po stronie pracownika dochodu w rozumieniu art. 1 i art. 9 ust. 2 PDoFizU".

Tym samym zdaniem Wnioskodawczyni zwrotu wydatków poniesionych przez pracowników w związku z wykonywaniem wynikających z umowy o pracę obowiązków służbowych w postaci przyznanego pracownikom ryczałtu na przejazdy służbowe w jazdach lokalnych nie należy traktować, jako przychodu ze stosunku pracy i tym samym pobierać oraz odprowadzać z tego tytułu, na podstawie art. 31, art. 32 i art. 38 PDoFizU. zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Natomiast odnosząc się do drugiego pytania, czyli kwestii zwrotu nienależnie pobranego przez płatnika podatku dochodowego, od zwróconego pracownikowi ryczałtu miesięcznego z tytułu używania przez niego do celów służbowych samochodu prywatnego stwierdzić należy, iż stosownie do art. 75 § 1 Ordynacji podatkowej, jeżeli podatnik kwestionuje zasadność pobrania przez płatnika podatku albo wysokość pobranego podatku, może złożyć wniosek o stwierdzenie nadpłaty podatku. Zgodnie z art. 75 § 3 i 4 Ordynacji podatkowej w przypadkach, o których mowa w § 2 pkt 1 lit. a i b oraz w pkt 2 lit. a i b, podatnik, płatnik lub inkasent równocześnie z wnioskiem o stwierdzenie nadpłaty są obowiązani złożyć skorygowane zeznanie (deklarację). Jeżeli prawidłowość skorygowanego zeznania (deklaracji) nie budzi wątpliwości, organ podatkowy zwraca nadpłatę bez wydania decyzji stwierdzającej nadpłatę.

W świetle natomiast art. 81 Ordynacji podatkowej, jeżeli odrębne przepisy nie stanowią inaczej podatnicy, płatnicy i inkasenci mogą skorygować uprzednio złożoną deklarację (przez którą zgodnie z art. 3 pkt 5 Ordynacji podatkowej należy rozumieć zeznanie, wykaz oraz informację, do których składania obowiązani są, na podstawie odrębnych przepisów prawa podatkowego, podatnicy, płatnicy i inkasenci), co następuje przez złożenie korygującej deklaracji wraz z dołączonym pisemnym uzasadnieniem przyczyn korekty.

Aby zatem odzyskać pobrany nienależenie podatek dochodowy od wypłaconych przychodów, które okazały się zwolnione od podatku, to pracownik, a nie Wnioskodawczyni, winien wystąpić z wnioskiem, do właściwego (wg miejsca zamieszkania) urzędu skarbowego, o stwierdzenie nadpłaty i złożyć skorygowane zeznanie podatkowe wraz z pisemnym uzasadnieniem przyczyny dokonania korekty. Pracownik nie ma w tym zakresie żadnych roszczeń, z tytułu nienależnie pobranych i zapłaconych zaliczek na podatek dochodowy, do Wnioskodawczyni.

W ocenie Wnioskodawczyni prawo złożenia korekty istnieje w związku z tym dopóty, dopóki zobowiązanie nie uległo przedawnieniu (art. 79 § 2 Ordynacji podatkowej). Okres przedawnienia wynosi pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Podatnik ma zatem prawo skorygować deklaracje za okres pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest nieprawidłowe.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1387, z późn. zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W myśl art. 10 ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych źródłami przychodów są: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 powołanej ustawy).

Na podstawie art. 12 ust. 1 cytowanej ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot "w szczególności" oznacza, że wymienione kategorie przychodów zostały wskazane jedynie przykładowo. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 12 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Tak szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika wskazuje, że w każdym przypadku, w którym uzyska on od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy, będzie to rodzić obowiązek zwiększenia jego przychodu z wyjątkiem świadczeń określonych w katalogu zwolnień przedmiotowych, zawartych w art. 21, 52, 52a i 52c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

W świetle art. 31 przywołanej ustawy osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Z art. 21 ust. 1 pkt 23b powołanej ustawy wynika, że wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdu stanowiącego własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy w jazdach lokalnych stanowi dodatkowe świadczenie, a w konsekwencji przychód pracownika w rozumieniu art. 11 ust. 1 i art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który może być wolny od podatku, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy, albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Odrębnymi ustawami do których odsyła art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są:

* ustawa z dnia 5 września 2008 r. o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska" (Dz. U. z 2019 r. poz. 261),

* ustawa z dnia 28 września 1991 r. o lasach (Dz. U. z 2018 r. poz. 2129, z późn. zm.),

* ustawa z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1507, z późn. zm.).

Tak więc, przedmiotowe zwolnienie obejmuje ww. zwrot kosztów tylko niektórym pracownikom, dla których szczególne ustawy przewidują możliwość przyznania prawa do zwrotu kosztów poniesionych z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika lub nakładają na pracodawcę obowiązek ich zwrotu.

Natomiast § 1 ust. 1 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 z późn. zm.) stanowi, że zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, zwanych dalej "pojazdami do celów służbowych", następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, że Wnioskodawczyni zawiera z członkami Zarządu oraz wybranymi swoimi pracownikami umowy, które regulują zasady używania dla jej celów służbowych, jako pracodawcy, samochodów osobowych, stanowiących prywatną własność pracowników. Samochody stanowiące prywatną własność pracowników są używane przez pracowników do celów służbowych zarówno na terenie gminy, gdzie Wnioskodawczyni ma swoją siedzibę, jak i do przejazdów zamiejscowych. Powodem używania samochodów prywatnych do celów służbowych jest fakt, że Wnioskodawczyni nie dysponuje na tyle rozbudowaną flotą samochodów, aby zapewnić sobie w pełni sprawne funkcjonowanie. Własność Wnioskodawczyni stanowi tylko jeden samochód, użytkowany na co dzień przez pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy. Jednocześnie teren, którym zarządza Wnioskodawczyni, jest na tyle rozległy, a wyjazdy poza siedzibę Wnioskodawczyni wybranych pracowników odbywają się na tyle często, że sprawne zarządzanie przez Wnioskodawczynię nie byłoby możliwe bez zawarcia ww. umów z pracownikami. Dodatkowo, przejazdy służbowe pracownika podyktowane są zawsze potrzebami Wnioskodawczyni, jako pracodawcy, i w celu wykonywania obowiązków wynikających z zawartych umów o pracę, bądź poleceń przełożonych. W zawieranych przez strony umowach, określany jest każdorazowo miesięczny limit kilometrów do jazd lokalnych w granicach administracyjnych ww. gminy. Jednocześnie używanie samochodu przez pracownika oraz rozliczenie zwrotu kosztów następuje na warunkach przewidzianych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny stwierdzić należy, że wypłata ekwiwalentu w postaci ryczałtu, jako zwrot kosztów poniesionych przez pracowników z tytułu używania pojazdów stanowiących ich własność, w jazdach lokalnych, (tj. przejazdy na terenie gminy, gdzie Wnioskodawczyni ma swoją siedzibę) dla potrzeb Wnioskodawczyni, nie mieści się w dyspozycji art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, bowiem prawo do takiego zwrotu wynika z umowy opartej na przepisach rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, a nie wprost z przepisów odrębnych ustaw. Wobec tego, przedmiotowy zwrot kosztów stanowi przychód pracowników w rozumieniu art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji, na Wnioskodawczyni, jako płatniku, ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy, na podstawie art. 31 ww. ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Wnioskodawczyni należało uznać za nieprawidłowe.

W konsekwencji odpowiedź na pytanie nr 2 stała się bezprzedmiotowa.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Wnioskodawczynię w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Odnosząc się natomiast do powołanego przez Wnioskodawczynię wyroku sądu administracyjnego wskazać należy, że jakkolwiek orzeczenia sądów kształtują pewną linię wykładni obowiązującego prawa, jednak dotyczą wyłącznie konkretnych spraw, w danym stanie prawnym. Należy stwierdzić, że rozstrzygnięcie to zapadło w indywidualnej sprawie i w świetle art. 87 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej nie jest źródłem powszechnie obowiązującego prawa i tym samym nie może być wiążące dla organu wydającego interpretację indywidualną.

Stronie postępowania przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w X, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy) z zastrzeżeniem art. 15zzs ust. 1 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 374 z późn. zm.).

W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.