0114-KDIP4-2.4012.281.2020.1.KS - Przechowywanie faktur w wersji elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2020 r. poz. 1325 późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 9 czerwca 2020 r. (data wpływu 18 czerwca 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

* sposobu przechowywania w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz faktur i innych dokumentów księgowych - jest prawidłowe,

* prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych - jest prawidłowe.

W dniu 18 czerwca 2020 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie sposobu przechowywania w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz faktur i innych dokumentów księgowych, prawa do odliczenia podatku od towarów i usług wynikającego z faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

(...), Wnioskodawca jest spółką akcyjną prawa polskiego oraz działającym na podstawie przepisów ustawy z dnia 27 maja 2004 r. o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi (dalej: uofizafi) (Dz. U. z 2020 r. poz. 95 z późn. zm.) towarzystwem funduszy inwestycyjnych. Wnioskodawca wykonuje działalność określoną w art. 45 uofizafi, tj. tworzy fundusze inwestycyjne otwarte, specjalistyczne fundusze inwestycyjne otwarte i fundusze inwestycyjne zamknięte, zarządza nimi, w tym pośredniczy w zbywaniu i odkupywaniu jednostek uczestnictwa, reprezentuje fundusze wobec osób trzecich oraz zarządza portfelami instrumentów finansowych, w skład których wchodzi jeden lub większa liczba instrumentów finansowych.

Wnioskodawca jest czynnym i zarejestrowanym podatnikiem VAT. Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą w zakresie usług finansowych oferowanych klientom indywidualnym i instytucjonalnym. Usługi te w przeważającej większości stanowią usługi zwolnione z opodatkowania VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 12 ustawy z dnia 2 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: "ustawa o VAT"). Wnioskodawca wykonuje przy tym także czynności opodatkowane VAT. Z uwagi na wykonywanie czynności opodatkowanych VAT, Wnioskodawca odlicza podatek VAT w całości, jeśli istnieje możliwość bezpośredniego powiązania danego zakupu z konkretną czynnością opodatkowaną. W przypadku niemożności bezpośredniego przyporządkowania zakupu do sprzedaży opodatkowanej, Wnioskodawca stosuje zasadę współczynnika proporcji z tym, że aktualnie, ponieważ współczynnik ten wynosi poniżej 2%, Wnioskodawca nie odlicza w ogóle VAT w tym systemie. Może jednak w przyszłości być tak, że współczynnik ten będzie wyższy niż 2% lub też przy współczynniku nie przekraczającym 2% Wnioskodawca podejmie decyzję o zastosowaniu proporcjonalnego odliczania VAT.

Wnioskodawca nabywa towary i usługi od szeregu podmiotów (dalej: Kontrahenci). Realizowane dostawy oraz świadczone usługi dokumentowane są przez Kontrahentów poprzez wystawianie odpowiednich dokumentów, w tym faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych. Wnioskodawca otrzymuje faktury wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Dotychczas, w sytuacji, gdy Wnioskodawca otrzymywał faktury w formie elektronicznej, drukował je i przechowywał w formie papierowej.

Wnioskodawca zamierza rozpocząć proces odbioru i przechowywania dokumentów księgowych w wersji elektronicznej. W szczególności, proces ten będzie polegał na:

W pierwszym przypadku, Wnioskodawca będzie przyjmował od kontrahentów faktury elektroniczne wystawione w formacie pdf, zapewniającym brak możliwości ingerencji w treść faktury. Faktury elektroniczne będą przyjmowane przez Wnioskodawcę po udzieleniu uprzedniej zgody (akceptacji) na sporządzanie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Zgoda (akceptacja) będzie wskazywała dane identyfikujące zarówno odbiorcę, jak i wystawcę faktur - nazwa, adres, nr KRS, NIP oraz adresy e-mail, z których będą wysyłane faktury elektroniczne. Faktury te będą stanowić załącznik do wiadomości e-mail, przesyłanej na specjalnie dedykowany w tym celu adres email Wnioskodawcy.

W drugim przypadku Wnioskodawca zamierza wprowadzić digitalizowanie dokumentów księgowych (w tym: faktur, faktur korygujących, duplikatów faktur, not księgowych) otrzymanych od kontrahentów w formie papierowej. Digitalizacja otrzymanych dokumentów odbywać się będzie poprzez przeniesienie ich treści 1:1 do wersji elektronicznej, a konkretnie: poprzez zeskanowanie oryginału papierowego dokumentu księgowego przez pracownika Wnioskodawcy do pliku w formacie PDF, niezwłocznie po jego otrzymaniu przez Wnioskodawcę zapisanie go w tej formie przez pracownika Wnioskodawcy w bazie danych celem jego składowania, co ma zapewnić brak możliwości ingerencji osób trzecich w treść oryginału dokumentu na etapie jego skanowania i zapisywania w wersji elektronicznej, jak również brak możliwości ingerencji osób trzecich w treść wersji elektronicznej dokumentu na etapie jego składowania przez Wnioskodawcę.

Otrzymane w postaci papierowej oryginały dokumentów, po ich zdigitalizowaniu, będą trwale niszczone, jednak dopiero po zastosowaniu kontroli biznesowych, sprawdzeniu ich poprawności, autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności oraz ich zaewidencjonowaniu w systemie, w którym prowadzone są księgi rachunkowe Wnioskodawcy. W tym drugim przypadku, Wnioskodawca, będzie stosował następujące zasady:

W obu powyższych przypadkach, tj. w przypadku faktur przyjmowanych w formie elektronicznej i w przypadku digitalizowanych faktur papierowych Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Elektroniczny zapis dokumentów będzie miał formę nieedytowalnych plików, dzięki czemu zapewniona zostanie integralność dokumentów, co oznacza, że dane zawarte w dokumentach nie będą zmieniane. Elektroniczny zapis dokumentów będzie miał odpowiednią jakość, aby zapewnić pełną możliwość odczytu danych zawartych na dokumentach przez cały okres ich przechowywania w systemie Wnioskodawcy. Spełniony więc będzie wymóg czytelności dokumentów. Dokumenty będą przechowywane w sposób, który zapewni również pewność, co do tożsamości podmiotu, który wystawił dany dokument (w szczególności dostawcy towarów/usług) na rzecz Wnioskodawcy. Wnioskodawca wprowadzi i zastosuje procedury z zakresu kontroli biznesowej, ustalające wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (w szczególności obejmujące weryfikację: danych wystawcy dokumentów, zgodności nabywanego towaru lub usługi z zamówieniem lub umową, zgodności kwoty wskazanej na fakturze z zamówieniem lub umową, momentu realizacji usługi lub dostawy towaru). Stosowana przez Wnioskodawcę kontrola biznesowa zagwarantuje w każdym przypadku pełną identyfikowalność otrzymanego przez Wnioskodawcę dokumentu (niezależnie od sposobu jego przesłania) z konkretną dokumentowaną nim transakcją. Wyłącznie dokumenty pozytywnie zweryfikowane i zaakceptowane przez wyznaczonych pracowników są księgowane i rozliczane dla celów podatkowych Wnioskodawcy. Spełniony również zatem będzie wymóg autentyczności pochodzenia dokumentów.

W obu powyższych przypadkach, tj. w przypadku faktur przyjmowanych w formie elektronicznej i w przypadku digitalizowanych faktur papierowych Wnioskodawca stosował będzie następujące zasady ich przechowywania:

4. Wnioskodawca zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych w formie elektronicznej, jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, 5. baza danych zawierająca dane o zeskanowanych dokumentach księgowych będzie podlegać procesowi archiwizacji.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

1. Czy przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz faktur i innych dokumentów księgowych (np. noty księgowe) otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które zostały następnie zdigitalizowane, a których papierowa forma zostanie zniszczona, jest zgodny z przepisami prawa?

2. Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, a których papierowa forma zostanie zniszczona, przy zachowaniu zasad dotyczących prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną ?

Zdaniem wnioskodawcy:

1. przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przechowywania w formie elektronicznej faktur elektronicznych oraz faktur i innych dokumentów księgowych (np. noty księgowe) otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, które zostały następnie zdigitalizowane, a których papierowa forma zostanie zniszczona - jest zgodny z przepisami praw,

2. Wnioskodawcy przysługuje prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur elektronicznych oraz faktur zdigitalizowanych, otrzymanych pierwotnie w formie papierowej, a których papierowa forma zostanie zniszczona, przy zachowaniu zasad dotyczących prawa do odliczenia VAT od zakupów związanych ze sprzedażą opodatkowaną.

UZASADNIENIE stanowiska Wnioskodawcy w zakresie pytania 1 i 2 jest następujące:

Ad 1

Sposób przechowywania dokumentów księgowych, a w szczególności faktur określa art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT. Zgodnie z tymi przepisami, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, co do zasady, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnicy są zobowiązani do przechowywania:

1. wystawionych przez siebie lub w swoim imieniu faktur, w tym faktur wystawionych ponownie,

2. otrzymanych faktur, w tym faktur wystawionych ponownie, - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Dodatkowo, w świetle wyżej wymienionych przepisów, podatnicy są zobligowani do zapewnienia organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłocznego ich poboru i przetwarzania danych w nich zawartych.

Z zestawienia powyższych przepisów wynika zatem, że o ile ustawa o VAT przewiduje warunki przechowywania dokumentów, to nie przesądza formy, w jakiej powinny być one przechowywane, akceptując zarówno formę papierową, jak i formę elektroniczną. Wynika to wprost z art. 112a ust. 3 i 4 ustawy o VAT, który dopuszczając elektroniczną - formę przechowywania faktur, odnosi się ogólnie do "faktur" (nie ograniczając swojej dyspozycji wyłącznie do faktur elektronicznych).

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez "faktury" rozumie się bowiem dokumenty w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierające dane wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Powyższe przepisy nie wprowadzają zatem ograniczenia, zgodnie z którym zarówno faktury elektroniczne, jak i faktury w formie papierowej nie mogłyby być przechowywane w formie elektronicznej. Faktura papierowa jest bowiem "fakturą", która może być przechowywana zarówno w formie papierowej, jak i w formie elektronicznej. Stąd planowane przez Wnioskodawcę rozwiązanie polegające na archiwizowaniu w formie elektronicznej zarówno faktur elektronicznych, jak i dokumentów zdigitalizowanych otrzymanych przez Wnioskodawcę w formie papierowej) - przy spełnieniu określonych wymogów wskazanych w ww. przepisach ustawy o VAT należy, zdaniem Wnioskodawcy uznać za prawidłowe.

Należy podnieść, że przepis art. 106m ustawy o VAT stawia fakturom określone wymogi. Wymogi te to:

* autentyczność pochodzenia,

* integralność treści,

* czytelność faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Analiza powołanych przepisów w zestawieniu z opisem stanu przyszłego prowadzi do wniosku, że wszystkie wymagania podane w tych przepisach są w przedmiotowej sprawie spełnione:

* Wnioskodawca będzie przechowywać dokumenty prowadzone dla celów rozliczania podatku w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem, co do zasady, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

* Wnioskodawca będzie przechowywał otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego,

* Wnioskodawca będzie przechowywał faktury na terytorium kraju,

* Wnioskodawca zapewni organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Stanowisko Wnioskodawcy znajduje jednoznaczne potwierdzenie w wydawanych od kilku lat indywidualnych interpretacjach podatkowych. Tylko przykładowo Wnioskodawca powołuje kilka z nich poniżej. I tak:

* w interpretacji z dnia 13 maja 2020 r. o sygnaturze 0113-KDIPT1-3.4012.158.2020.2.MJ dot.m.in. możliwości przechowywania dokumentów w formie elektronicznej i zniszczenia dokumentów w formie papierowej po wprowadzeniu ich do systemu, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe stanowisko podatnika, iż w odniesieniu do obowiązujących przepisów podatkowych podatnik ma prawo do przechowywania całości swoich dokumentów w formie elektronicznej oraz niszczenia wersji papierowych dokumentów otrzymywanych w tej formie. W uzasadnieniu interpretacji Dyrektor KIS stwierdził m.in.: "Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność. Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro - jak wskazał Wnioskodawca - przechowywanie faktur w opisanej formie elektronicznej będzie zapewniało autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich, a także umożliwiało naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji bezzwłoczny dostęp do tych faktur jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych zawartych w tych fakturach, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami. Zatem należy uznać, że opisany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy. Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. Organy muszą mieć możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych. Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając, że proponowana przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury i pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, jest prawidłowy i zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego. Spółka nie ma więc obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i umieszczeniu na serwerze może je zniszczyć".

* w interpretacji z dnia 19 marca 2020 r. o sygnaturze 0114-KDIP1-3.4012.121.2020.2.PRM Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pełni zaakceptował stanowisko podatnika (odstępując od uzasadnienia interpretacji, zgodnie z którym: "Przyjąć należy, że o ile zachowane zostaną ogólne warunki przechowywania faktur zawarte w art. 112 ust. 1 ustawy o VAT oraz zapewniony zostanie do nich dostęp na żądanie organów podatkowych w sposób, o którym mowa w art. 112 ust. 4 ustawy VAT, podatnik (Wnioskodawca) jest uprawniony do przechowywania wyłącznie w formie elektronicznej faktur, faktur korygujących, not obciążeniowych wystawionych i otrzymanych przez Spółkę w formie papierowej. Jednocześnie, zdaniem Spółki brak jest materialnoprawnych przeszkód, aby część faktur, faktur korygujących, duplikatów tych dokumentów oraz rachunków była archiwizowana w formie papierowej, a część w formie elektronicznej (tzw. system mieszany), jeżeli Spółka zagwarantuje autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność ww. dokumentów od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego oraz zapewni ich przechowywanie w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp i przetwarzanie danych w nich zawartych".

* w interpretacji z dnia 20 stycznia 2020 r. o sygnaturze 0112-KDSL2-2.4012.25.2019.2.EW, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w całości zgodził się ze stanowiskiem podatnika, odstępując od własnego uzasadnienia. Podatnik stwierdzał zaś: "Z powołanych wyżej przepisów nie wynika zatem, by ustawodawca wskazywał jedną, właściwą formę przechowywania faktur. Przepisy ustawy o VAT precyzują jedynie warunki przechowywania faktur. Oznacza to, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Określone w ustawie warunki ich przechowywania muszą być jednak spełnione w obu przypadkach, a więc dokumenty muszą być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Przytoczony na początku wniosku sposób przechowywania i archiwizowania dokumentów przez Spółkę, spełnia warunki wskazane powyżej w ustawie, a ponadto Spółka zapewnia autentyczność i integralność treści faktur w okresie od momentu ich otrzymania do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W konsekwencji, wskazane w stanie faktycznym dokumenty, zdaniem Spółki mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej."

Mając na uwadze powyższe, zdaniem Wnioskodawcy, planowany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów, zarówno faktur otrzymanych w formie elektronicznej, jak i dokumentów księgowych otrzymanych w formie papierowej, a następnie zdygitalizowanych i przechowywanie ich jedynie w formie elektronicznej (przy równoczesnym zniszczeniu ich postaci papierowej), będzie w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami ustawy o VAT.

Ad. 2

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT. Przy czym Wnioskodawca będzie miało prawo do odliczenia podatku wykazanego na dokumentach:

Wnioskodawca pragnie podkreślić, że ww. stanowisko jest aktualnie w pełni akceptowane przez organy podatkowe. Przykładowo taka akceptacja znalazła się w trzech powołanych powyżej interpretacjach.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106, z późn. zm.), zwanej dalej "ustawą", podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Stosownie do art. 15 ust. 2 ustawy - działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Artykuł 2 pkt 31 ustawy stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze, rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy, przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

W myśl art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

Zatem stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tych dokumentów. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.

Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

W myśl art. 106b ust. 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

Na mocy art. 106g ust. 1 ustawy, faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Stosownie do art. 106m ust. 1 ustawy - podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Artykuł 106m ust. 2 ustawy stanowi, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura (art. 106m ust. 3 ustawy).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (art. 106m ust. 4 ustawy).

Ponadto, na podstawie art. 106m ust. 5 ustawy - poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej (kwalifikowany podpis elektroniczny i system elektronicznej wymiany danych EDI), które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie ww. przedmiotowych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem co oznacza, że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Zauważyć należy, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług, pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą.

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki.

Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika.

Artykuł 112 ustawy stanowi, że podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...).

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy - podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim o tym, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Dopuszczalne są więc wszelkie metody (procedury) przechowywania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że skoro - jak wskazano w opisie sprawy w przypadku faktur przyjmowanych w formie elektronicznej i w przypadku digitalizowanych faktur papierowych Wnioskodawca zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający łatwy i natychmiastowy dostęp do nich, a także zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami bezzwłoczny dostęp do tych faktur jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych, to opisany sposób archiwizowania faktur będzie zgodny z powołanymi przepisami.

Zatem należy uznać, że opisany przez Wnioskodawcę sposób przechowywania dokumentów związanych z rozliczaniem podatku VAT, w tym faktur, faktur korygujących i duplikatów faktur jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się w sposób umożliwiający, na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. Organy muszą mieć możliwość pobrania i przetwarzania danych w nich zawartych.

Z uwagi na powołane wyżej przepisy oraz uwzględniając, że proponowana przez Wnioskodawcę procedura przechowywania faktur w formie elektronicznej będzie spełniać warunki określone w art. 106m ustawy o VAT w zakresie autentyczności pochodzenia, integralności treści, czytelności faktury i pozwala na ich odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp, należy stwierdzić, że opisany w zdarzeniu przyszłym sposób przechowywania faktur w formie elektronicznej, jest prawidłowy i zgodny z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego. Wnioskodawca nie ma więc obowiązku przechowywania papierowych wersji faktur i po ich zeskanowaniu i zapisaniu w bazie danych może je zniszczyć.

Odnosząc się natomiast do przechowywania w formie elektronicznej pozostałych wymienionych przez Wnioskodawcę innych dokumentów księgowych (np. not księgowych) należy stwierdzić, że nie stosuje się do nich przepisów dotyczących przechowywania faktur zawartych w ustawie, zatem z punktu widzenia przepisów o podatku od towarów i usług nie ma przeciwskazań do ich elektronicznego przechowywania.

Stosownie do art. 86 ust. 1 ustawy - w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy - kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Należy podkreślić, że ustawodawca przyznał podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur dokumentujących nabycie towarów lub usług, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ustawy (wykorzystywanie nabytych towarów i usług do wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu) oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że zmiana sposobu przechowywania otrzymanych faktur, tj. przechowywanie ich wyłącznie w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur - w żaden sposób nie wpłynie na zakres prawa do odliczenia podatku VAT w nich wykazanego w porównaniu do systemu papierowego. Przepisy nie uzależniają bowiem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna), ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury.

Zatem, Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z dokumentów przechowywanych elektronicznie, w myśl art. 86 ust. 1 ustawy przy zachowaniu pozostałych warunków do odliczenia podatku VAT.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Odnośnie powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych należy zauważyć, że interpretacje przepisów prawa podatkowego wydawane są w indywidualnych sprawach podatników i niewątpliwie kształtują sytuację prawną tych podatników w sprawach będących przedmiotem rozstrzygnięć, lecz dotyczą konkretnych stanów faktycznych co oznacza, że należy je traktować indywidualnie.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193 z późn. zm.), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP. W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.