0114-KDIP3-2.4011.922.2023.3.MJ - Wydatki dokumentowane dowodami wewnętrznymi jako koszt podatkowy
Pismo z dnia 12 grudnia 2023 r. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej 0114-KDIP3-2.4011.922.2023.3.MJ Wydatki dokumentowane dowodami wewnętrznymi jako koszt podatkowy
INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób fizycznych jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
9 października 2023 r. wpłynął Pana wniosek z 9 października 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatków na podstawie dowodów wewnętrznych. Uzupełnił go Pan - w odpowiedzi na wezwania - pismem z 26 listopada 2023 r. (data wpływu 26 listopada 2023 r.) oraz pismem z 29 listopada 2023 r. (data wpływu 29 listopada 2023 r.). Treść wniosku jest następująca:
Opis zdarzenia przyszłego
Prowadzi Pan mobilny serwis komputerowy i korzysta Pan ze zwolnienia podmiotowego z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT. Chce Pan rozszerzyć działalność o sprzedaż używanych komputerów. Ogłoszenia będzie Pan zamieszczać na portalu (...). Ogłoszenie ma być jedynie zaproszeniem do zawarcia umowy. Umowa sprzedaży zawierana będzie w miejscu prowadzenia przez Pana działalności gospodarczej. Potencjalny klient po trafieniu na Pana ogłoszenie ustali z Panem telefonicznie lub mailowo termin oględzin sprzedawanego komputera, a dopiero po oględzinach urządzenia nastąpi zawarcie umowy sprzedaży przy jednoczesnej fizycznej obecności stron. Sprzedawane przez Pana komputery nie będą wysyłane. Komputery będą nabywane przez Pana drogą kupna od osób fizycznych i prawnych. Koszty poniesione na zakup sprawnych komputerów będą dokumentowane za pomocą umów kupna-sprzedaży oraz faktur. Będzie Pan również nabywał uszkodzone komputery stanowiące surowce wtórne, z których to dopiero po naprawie wykonanej przez Pana będą to sprawne komputery, które następnie trafią do sprzedaży. Takie zakupy dokumentować będzie Pan dowodami wewnętrznymi.
Uzupełnienie
Prowadzi Pan mobilny serwis komputerowy. Chce Pan rozszerzyć działalność o sprzedaż używanych komputerów. Sprawne komputery będą nabywane przez Pana drogą kupna od osób fizycznych i prawnych, a następnie będą sprzedawane przez Pana drożej. Koszty poniesione na zakup sprawnych komputerów będą dokumentowane za pomocą umów kupna-sprzedaży oraz faktur. W swojej działalności będzie Pan również nabywał uszkodzone komputery stanowiące surowce wtórne. Będzie Pan je kupował od ludności jako odpady poużytkowe. Z tych uszkodzonych komputerów, czyli odpadów poużytkowych, dopiero po naprawie wykonanej przez Pana będą to sprawne komputery, które następnie trafią do sprzedaży. Takie zakupy dokumentować będzie Pan dowodami wewnętrznymi. Dowody wewnętrzne potwierdzające zakup uszkodzonych komputerów zawierać będą datę wystawienia dowodu, datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową oraz wartość przedmiotu operacji gospodarczej. Dowody wewnętrzne będą podpisane przez Pana, czyli przez osobę, która bezpośrednio poniosła wydatek na zakup przedmiotu operacji gospodarczej. Dowody wewnętrzne będą oznaczone numerami w celu powiązania ich z zapisami w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Za zakup uszkodzonych komputerów płacić będzie Pan gotówką, a sporadycznie w przypadku zakupu przez Internet, przelewem, więc potwierdzenia przelewów będzie Pan posiadał tylko przy niektórych transakcjach.
Pytania
1. Czy w przedstawionej sytuacji będzie Pan mógł dalej korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT mimo zamieszczania ogłoszeń sprzedaży komputerów w Internecie?
2. Czy podstawą do uznania wydatków na nabycie uszkodzonych komputerów za koszty uzyskania przychodu będą dowody wewnętrzne?
Przedmiotem niniejszej interpretacji jest odpowiedź na pytanie Nr 2 dotyczące podatku dochodowego od osób fizycznych. Odpowiedź na pytanie Nr 1 w zakresie podatku od towarów i usług udzielona została odrębnie.
Pana stanowisko w sprawie
Pana zdaniem dowody wewnętrzne będą podstawą do uznania wydatków na nabycie uszkodzonych komputerów za koszty, ponieważ będzie to zakup odpadów poużytkowych od ludności stanowiących surowce wtórne, które dopiero po dokonanej przez Pana naprawie będą sprawnym komputerem, a nie odpadem. Pana zdaniem dowody wewnętrzne potwierdzające zakup uszkodzonych komputerów będą stanowiły dowody księgowe, ponieważ będą one posiadały numer pozwalający je powiązać z zapisami w KPiR oraz będą podpisane przez osobę, która bezpośrednio poniosła wydatek na zakup przedmiotu operacji gospodarczej. Dowody wewnętrzne będą posiadały wszystkie niezbędne informacje pozwalające uznać je jako dowody księgowe, tj. datę wystawienia dowodu, datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową oraz wartość przedmiotu operacji gospodarczej.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.
UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2647 z późn. zm.):
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, winien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:
* pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodami lub źródłem przychodów i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
* nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
* być właściwie udokumentowany.
Generalnie należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej są wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów wskazanej ustawy nie podlegają wyłączeniu z tych kosztów. Przy czym - związek przyczynowy między poniesieniem wydatku a osiągnięciem przychodów bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów.
W myśl art. 24a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
Osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, zwaną dalej "księgą", z zastrzeżeniem ust. 3, 5 i 5a, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, w tym za okres sprawozdawczy, a także uwzględniać w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacje niezbędne do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 22a-22o.
Szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, określają przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).
Stosownie do treści § 11 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są:
faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej "fakturami", wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub
dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym, zawierające co najmniej:
datę wystawienia dokumentu oraz miesiąc, w którym dokonuje się zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów,
wskazanie faktury, a jeżeli nie istniał obowiązek wystawienia faktury, wskazanie umowy albo innego dokumentu, stanowiących podstawę do zaliczenia kosztu do kosztów uzyskania przychodów,
wskazanie kwoty, o którą podatnik zmniejsza koszty uzyskania przychodów lub zwiększa przychody,
podpis osoby sporządzającej dokument, lub
inne dowody, wymienione w § 12 i § 13, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
Natomiast § 12 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowi, że:
Za dowody księgowe uważa się również:
dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
noty księgowe, sporządzone w celu skorygowania zapisu dotyczącego operacji gospodarczej, wynikającej z dowodu obcego lub własnego, otrzymane od kontrahenta podatnika lub przekazane kontrahentowi;
dowody przesunięć;
dowody opłat pocztowych i bankowych;
inne dowody opłat, w tym dokonywanych na podstawie książeczek opłat, oraz dokumenty zawierające dane, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3.
Stosownie do § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).
W myśl § 13 ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Dowody, o których mowa w ust. 1, mogą dotyczyć wyłącznie:
zakupu, bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, produktów roślinnych i zwierzęcych, nieprzerobionych sposobem przemysłowym lub przerobionych sposobem przemysłowym, jeżeli przerób polega na kiszeniu produktów roślinnych lub przetwórstwie mleka albo na uboju zwierząt rzeźnych i obróbce poubojowej tych zwierząt;
zakupu od ludności, sklasyfikowanych w Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), surowców roślin zielarskich i ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych (PKWiU ex 02.30.40.0);
wartości produktów roślinnych i zwierzęcych pochodzących z własnej uprawy lub hodowli prowadzonej przez podatnika;
zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych;
kosztów diet i innych należności za czas podróży służbowej pracowników oraz wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących;
zakupu od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych;
wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele;
opłat sądowych i notarialnych;
wydatków związanych z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 11 ust. 3 pkt 3; podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu.
A zatem, dowody wewnętrzne mogą być wystawiane tylko dla dokumentowania poniesienia ściśle określonych wydatków - wymienionych enumeratywnie w powyższym przepisie. Do wydatków tych należy m.in. zakup od ludności odpadów poużytkowych, stanowiących surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu (skupu) metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów i ich części składowych.
Przy czym, pojęcie ludności oznacza osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. Osoby te nie mają możliwości wystawienia faktury, dlatego podatnik - dokonując zakupu od tych osób - dokumentuje ten zakup dowodem wewnętrznym.
Stosownie do § 3 pkt 1 lit. g rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów:
Odpadami są materiały, które na skutek procesów technologicznych lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.
Natomiast w myśl art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach (t.j. U. z 2023 r. poz. 1587 z późn. zm.):
Ilekroć w ustawie jest mowa o odpadach - rozumie się przez to każdą substancję lub przedmiot, których posiadacz pozbywa się, zamierza się pozbyć lub do których pozbycia się jest obowiązany.
Zwracamy uwagę, że aby dany dokument stanowił prawidłowy wewnętrzny dowód księgowy, o którym mowa w rozporządzeniu, musi zawierać wszystkie elementy wskazane w § 13 ust. 1 tego rozporządzenia.
Z okoliczności sprawy wynika, że prowadzi Pan mobilny serwis komputerowy. Chce Pan rozszerzyć działalność o sprzedaż używanych komputerów. Będzie Pan nabywał uszkodzone komputery stanowiące surowce wtórne. Będzie Pan je kupował od ludności jako odpady poużytkowe. Z tych uszkodzonych komputerów, czyli odpadów poużytkowych, dopiero po naprawie wykonanej przez Pana będą to sprawne komputery, które następnie trafią do sprzedaży. Takie zakupy dokumentować będzie Pan dowodami wewnętrznymi. Dowody wewnętrzne potwierdzające zakup uszkodzonych komputerów zawierać będą datę wystawienia dowodu, datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową oraz wartość przedmiotu operacji gospodarczej. Dowody wewnętrzne będą podpisane przez Pana, czyli przez osobę, która bezpośrednio poniosła wydatek na zakup przedmiotu operacji gospodarczej. Dowody wewnętrzne będą oznaczone numerami w celu powiązania ich z zapisami w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.
Na podstawie powyższego opisu, zgodnie z powołanymi przepisami rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ma Pan możliwość dokumentowania zakupu od ludności uszkodzonych komputerów stanowiących surowce wtórne dowodami wewnętrznymi.
Zwracam też uwagę, że wydatki, które Pan ponosi na zakup uszkodzonych komputerów, nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na mocy art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Przy czym, to na Panu, jako podatniku, spoczywa dodatkowo ciężar udowodnienia, że określony wydatek jest kosztem uzyskania przychodów. Ma Pan bowiem obowiązek nie tylko prawidłowo udokumentować, że wydatek został poniesiony, ale wykazać także, że poniesiony został w celu osiągnięcia przychodów.
Reasumując - do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów konieczne jest udokumentowanie zdarzenia gospodarczego dowodami księgowymi, które w przedstawionej przez Pana sprawie mogą być dowody wewnętrzne, o których mowa w § 13 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Stanowisko Pana należało zatem uznać za prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji,
POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji
* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
z zastosowaniem art. 119a;
w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1634; dalej jako "p.p.s.a.").
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):
* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo
* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383).