0114-KDIP2-2.4010.123.2020.1.AM - Ustalenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłacanych na rzecz pracowników diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 3 kwietnia 2020 r. (data wpływu 9 kwietnia 2020 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłacanych na rzecz pracowników diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę - jest prawidłowe.

W dniu 9 kwietnia 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wypłacanych na rzecz pracowników diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe.

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą polegającą na drogowym transporcie towarów oraz na świadczeniu usług wspomagających transport towarów.

Wnioskodawca zamierza zawrzeć umowę o pracę z pracownikiem na stanowisku dyrektora ds. handlowych. W zakres jego obowiązków wchodziło będzie:

* negocjowanie umów z kontrahentami zagranicznymi;

* zawieranie umów w imieniu spółki z kontrahentami zagranicznymi;

* utrzymywanie prawidłowych relacji handlowych z kontrahentami zagranicznymi.

Wykonywanie powyższych zadań jest niezbędne, przez wykwalifikowaną osobę, posiadającą wiedzę i doświadczenie zawodowe w tym zakresie, w celu pozyskiwania dużych kontrahentów, a tym samym umożliwienie dalszego rozwoju przedsiębiorstwa Wnioskodawcy.

W tym celu pracownik będzie odbywał podróże służbowe do państw Unii Europejskiej. W ramach umowy, którą zamierza zawrzeć z tym pracownikiem Wnioskodawca mają zostać określone wysokości diet pracownika w ramach podróży służbowych. Wysokość tych diet będzie odmienna (wyższa) niż kwoty wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Wynika to z charakteru stanowiska, na którym zatrudniony będzie pracownik.

Wnioskodawca wysokość diet chce określić jako ryczałt kwotowy, za każdą dobę podróży służbowej pracownika, niezależnie od państwa, w którym ta podróż będzie się odbywała, bez potrzeby rozliczania ich w oparciu o dokumenty księgowe, za noclegi, przejazdy i wyżywienie pracownika. Pracodawca nie będzie wymagał od pracownika przedstawienia dokumentów księgowych (faktury, rachunki), potwierdzających poniesienie kosztów podróży służbowej.

Ten pracownik jedną z dwóch osób, które wykonywać będzie pracę w ramach przedstawionego zakresu obowiązków, na warunkach określonych powyżej. Każdy z pracowników będzie miał indywidualnie określone ryczałtowe stawki diet, w ramach umowy o pracę. Stawki te będą wprost wynikały z treści zawartych umów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie.

Czy wysokość diet ustalona indywidualnie z pracownikiem, w oparciu o zawartą umowę o pracę, w treści tej umowy, stanowić będzie w całości koszt uzyskania przychodu Wnioskodawcy, w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Stanowisko Wnioskodawcy.

W ocenie Wnioskodawcy, w ramach przedstawionego stanu faktycznego, odpowiedź na zadane pytanie powinna być pozytywna, a stanowisko Wnioskodawcy prawidłowe.

W pierwszej kolejności wskazać należy, że podróże służbowe pracownika realizowane będą w celu pozyskiwania nowych kontrahentów i utrzymywania prawidłowych relacji handlowych z kontrahentami już pozyskanymi. Będzie to miało bezpośredni wpływ na osiągane przez Wnioskodawcę dochody, gdyż pozwoli na świadczenie usług transportowych dla większej liczby podmiotów niż obecnie.

Zakres zadań, który zostanie przypisany konkretnemu pracownikowi nie może być, w ocenie Wnioskodawcy, w sposób skuteczny realizowany w inny sposób, np. zdalnie z siedziby wnioskodawcy. Wielu kontrahentów oczekuje osobistych spotkań, przedyskutowania dotychczasowych zasad współpracy i wynegocjowania nowych warunków. Tym samym, dla rozwoju przedsiębiorstwa Wnioskodawcy wymagane jest utworzenie stanowiska pracy, które będzie zajmowało się tym konkretnym zakresem.

Wnioskodawca wskazuje również, że pracownik zatrudniany na tym stanowisku, aby było ono atrakcyjne do podjęcia zatrudnienia oczekuje, że wysokość diet będzie odpowiadała faktycznie ponoszonym kosztom podróży służbowych zagranicznych, czego nie zapewnia Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Nie jest też w ocenie Wnioskodawcy możliwe w całości dokonywanie rozliczeń w oparciu o dokumenty księgowe takie jak faktury VAT i rachunki. Nie zmienia to jednakże faktu, iż koszty, które ponosić będzie spółka, stanowić będą w całości koszt uzyskania przychodu, gdyż są związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą spółki i są to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów wnioskodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 865, z późn. zm.; dalej: "u.p.d.o.p.") kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Innymi słowy, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są zatem wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów, pod warunkiem, że nie zostały wymienione w zamkniętym katalogu kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, że prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Trzeba pamiętać, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

Z wniosku wynika, że Wnioskodawca zamierza zawrzeć umowę o pracę z pracownikiem na stanowisku dyrektora ds. handlowych. W ramach tej umowy, mają zostać określone indywidualne wysokości diet pracownika z podróży służbowych. Wysokość tych diet będzie wyższa niż kwoty wynikające z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Jak wskazuje Wnioskodawca wynika to z charakteru stanowiska, na którym zatrudniony będzie pracownik. Wnioskodawca wysokość diet chce określić jako ryczałt kwotowy, za każdą dobę podróży służbowej pracownika, niezależnie od państwa, w którym ta podróż będzie się odbywała, bez potrzeby rozliczania ich w oparciu o dokumenty księgowe, za noclegi, przejazdy i wyżywienie pracownika. Pracodawca nie będzie wymagał od pracownika przedstawienia dokumentów księgowych (faktury, rachunki), potwierdzających poniesienie kosztów podróży służbowej.

W ocenie Wnioskodawcy wysokość diet ustalona indywidualnie z pracownikiem, w oparciu o zawartą umowę o pracę, w treści tej umowy, stanowić będzie w całości koszt uzyskania przychodu Wnioskodawcy, w rozumieniu przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dziennik Ustaw rok 2013 poz. 167) określa wysokość oraz warunki ustalania diet przysługujących z tytułu krajowej i zagranicznej podróży służbowej. Kwoty i zasady obliczania diet zawarte w rozporządzeniu stosuje się także do pracowników spoza sfery budżetowej.

Nie dotyczy to sytuacji zawarcia ich przez pracodawcę w regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy. Jeśli pracodawcę nie obowiązuje układ zbiorowy pracy i nie musi ustalać regulaminu wynagradzania, może zawrzeć kwoty i zasady ustalania diet w umowie o pracę.

Ustawodawca nie umieścił wydatków z tytułu diet należnych pracownikom w trakcie podróży służbowych w katalogu kosztów niestanowiących kosztów uzyskania przychodów. Tak więc jeśli wydatki te zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, to mogą zostać, co do zasady, uznane za koszty podatkowe.

Jak wskazuje Wnioskodawca indywidualnie określone ryczałtowe stawki diet będą wynikały wprost z zawartej z pracownikiem umowy o pracę. Ustalenie wyższej kwoty diet niż wynikającej z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wynika z charakteru stanowiska, na którym zatrudniony będzie pracownik. Podróże służbowe pracownika realizowane będą w celu pozyskiwania nowych kontrahentów i utrzymywania prawidłowych relacji handlowych z kontrahentami już pozyskanymi. Będzie to miało bezpośredni wpływ na osiągane przez Wnioskodawcę dochody, gdyż pozwoli na świadczenie usług transportowych dla większej liczby podmiotów niż obecnie. Zakres zadań, który zostanie przypisany konkretnemu pracownikowi nie może być, w ocenie Wnioskodawcy, w sposób skuteczny realizowany w inny sposób, np. zdalnie z siedziby Wnioskodawcy. Wielu kontrahentów oczekuje osobistych spotkań, przedyskutowania dotychczasowych zasad współpracy i wynegocjowania nowych warunków. Tym samym, dla rozwoju przedsiębiorstwa Wnioskodawcy wymagane jest utworzenie stanowiska pracy, które będzie zajmowało się tym konkretnym zakresem.

W świetle powyższych wyjaśnień, stwierdzić należy, że poniesione przez Spółkę wydatki w tytułu diet niewątpliwie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wydatki te spełniają zatem podstawową przesłankę wynikającą z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, nie podlegają również wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 cyt. ustawy, a obowiązek ponoszenia tych wydatków wynika jednoznacznie z treści zwartych umów.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy i przedstawiony we wniosku opis zdarzenia przyszłego należy zgodzić się z Wnioskodawcą, że w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych ponoszone przez Spółkę wydatki z tytułu diet, których wysokość będzie indywidualnie ustalana z pracownikiem w oparciu o zawartą umowę o pracę będą w całości stanowić koszt uzyskania przychodu Wnioskodawcy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy jest prawidłowe.

Końcowo zaznaczyć należy, że możliwość zaliczenia w koszty uzyskania przychodów określonych wydatków, w tym związanych z podróżami służbowymi pracowników, uzależniona jest wprost od właściwego dokumentowania wydatków. Ustawa podatkowa nie wskazuje na sposób udokumentowania wydatków, jednak zasadą jest, że ciężar dowodu w tym względzie spoczywa na podatniku, co może być istotne w przypadku ewentualnego postępowania podatkowego lub kontrolnego.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi, ul. Piotrkowska 135, 90-434 Łódź, w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.