0114-KDIP2-1.4010.157.2020.4.JF - Ustalenie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 80% wydatków poniesionych w związku z zakupem biletów miejskich dla pracowników.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Spółki przedstawione we wniosku z dnia 5 marca 2020 r. (data wpływu 9 marca 2020 r.) uzupełniony pismem z dnia 5 czerwca 2020 r. (data nadania 5 czerwca 2020 r., data wpływu 8 czerwca 2020 r.) na wezwanie z dnia 15 maja 2020 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.206.2020.3.AC oraz 0114-KDIP2-1.4010.157.2020.3.JF (data nadania 15 maja 2020 r., data odbioru 19 maja 2020 r.), o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 80% wydatków poniesionych w związku z zakupem biletów miejskich dla pracowników - jest prawidłowe.

W dniu 9 marca 2020 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 80% wydatków poniesionych w związku z zakupem biletów miejskich dla pracowników.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny.

Spółka zatrudnia pracowników spoza Unii Europejskiej. W związku z tym prawie codziennie dwóch pracowników w ramach obowiązków pracowniczych musi załatwiać w urzędach sprawy związane z legalizacją zatrudnienia obcokrajowców oraz inne sprawy urzędowe.

Ze względu na brak możliwości stałego zapewnienia samochodu służbowego w celu załatwiania spraw służbowych, Spółka postanowiła zakupić dla dwóch pracowników imienne bilety okresowe komunikacji miejskiej.

W dniu (...) sporządzono Aneks do Regulaminu Spółki obowiązujący od dnia (...), w którym określono, że pracodawca zakupuje imienne bilety okresowe komunikacji miejskiej dla pracowników, którzy załatwiają sprawy urzędowe na terenie miasta (...).

Z uwagi na fakt, że powyżsi pracownicy czasami korzystają z tych biletów okresowych w celach prywatnych, Spółka w Aneksie określiła, iż 20% z kwoty zakupionego biletu będą w formie gotówkowej zwracane przez pracownika. Należy podkreślić, że pracownicy co do zasady wyjeżdżając do pracy najpierw jadą załatwiać sprawy służbowe, jednakże czasem wracając z pracy już nie korzystają z biletów w ramach swoich obowiązków.

W odpowiedzi na wezwanie z dnia 15 maja 2020 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.206.2020.3.AC oraz 0114-KDIP2-1.4010.157.2020.3.JF Wnioskodawca doprecyzował opis stanu faktycznego poprzez wskazanie, że Spółka zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy spoza Unii Europejskiej. W związku z tym prawie codziennie dwóch pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w ramach obowiązków pracowniczych musi załatwiać w urzędach sprawy związane z legalizacją zatrudnienia obcokrajowców oraz inne sprawy urzędowe. Ze względu na brak możliwości zapewnienia samochodu służbowego w celu załatwiania spraw służbowych, Spółka postanowiła zakupić dla omawianych pracowników imienne bilety okresowe komunikacji miejskiej.

W dniu (...) sporządzono Aneks do Regulaminu Spółki obowiązujący od dnia (...), w którym określono, że pracodawca zakupuje imienne bilety okresowe komunikacji miejskiej dla pracowników, którzy załatwiają sprawy urzędowe na terenie miasta (...).

Z uwagi na fakt, że powyżsi pracownicy czasami korzystają z tych biletów okresowych w celach prywatnych, Spółka w Aneksie określiła, iż 20% z kwoty zakupionego biletu będą w formie gotówkowej zwracane przez pracownika. Należy podkreślić, że pracownicy co do zasady wyjeżdżając do pracy najpierw jadą załatwiać sprawy służbowe, jednakże czasem wracając z pracy już nie korzystają z biletów w ramach swoich obowiązków, ale w celu załatwienie prywatnych spraw.

Zatem Spółka zalicza proporcjonalnie 80% zakupu biletu do kosztów zgodnie art. 86 ust. 1, zał. nr 3 poz. 155 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) oraz art. 15 ust. 1 i ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Natomiast bilet nie stanowi przychodu pracownika zgodnie z ustawą z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u.p.d.o.f.) i nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania (ostatecznie sformułowane w uzupełnieniu wniosku z dnia 5 czerwca 2020 r.):

1. Czy działania Spółki w zakresie zakupu biletu i zaliczenie 80% do kosztów jest prawidłowe?

2. Czy zakupiony bilet komunikacji miejskiej nie stanowi przychód pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę i podlega wyłączeniu z podstawy wymiaru składek?

Niniejsza interpretacja stanowi odpowiedź na pytanie numer 1, tj. w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. W zakresie pytania numer 2 dotyczących podatku dochodowego od osób fizycznych zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Zdaniem Wnioskodawcy, pracownicy czasami wykorzystują bilet okresowy w celach prywatnych po pracy np. jadą jeszcze na zakupy. Z uwagi na fakt, iż bilety nie są na czas weekendu lub urlopu im zabierane i przechowywane w depozycie firmy, dlatego zwrot 20% kwoty za zakupiony bilet zdaniem Spółki jest jak najbardziej prawidłowy.

Należy też zaznaczyć, że nie można kupić dwóch imiennych biletów komunikacji miejskiej dla tej samej osoby.

W przypadku zakupu biletów miesięcznych dla pracowników nie mamy do czynienia z zakupem usług związanych z czynnościami opodatkowanymi. A zatem spółka nie może odliczyć VAT naliczonego.

W tej sytuacji Spółka może 80% (łącznie z VAT) zaliczyć do kosztów. Podstawa prawna: art. 86 ust. 1, zał. nr 3 poz. 155 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) oraz art. 15 ust. 1 i ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów 80% wydatków poniesionych w związku z zakupem biletów miejskich dla pracowników - jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2019 r. poz. 865 z późn. zm., dalej: dalej: "CIT"), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

W myśl tego przepisu, wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie, zachowanie lub zabezpieczenie tego przychodu).

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

* został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

* został właściwie udokumentowany,

* nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Powyższe oznacza, iż wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu enumeratywnie wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 u.p.d.o.p., mogą stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów. W szczególności zaś wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu (zachowania, zabezpieczenia źródła przychodu), względnie w celu uniknięcia ryzyka wystąpienia strat, bądź znacznego zmniejszenia uzyskiwanych dotąd dochodów.

Podatnik, zaliczając dany wydatek do kosztów uzyskania przychodów, winien więc wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz to, że poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub że wydatek ten jest związany z konkretnym przedsięwzięciem gospodarczym. W tym celu każdorazowo wymagana jest ocena istnienia związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodów lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Powyższe oznacza, że właściwa i zgodna z treścią ustawowej regulacji kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów powinna brać pod uwagę:

* przeznaczenie wydatku (jego celowość, zasadność dla funkcjonowania podmiotu, racjonalność i niezbędność) oraz

* potencjalną możliwość (analizowaną w dacie poniesienia wydatku na podstawie obiektywnych przesłanek) przyczynienia się danego wydatku do osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów podatku od towarów i usług, z tym że jest kosztem uzyskania przychodów jest podatek naliczony, jeżeli podatnik zwolniony jest od podatku od towarów i usług lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług, oraz w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

Zgodnie z art. 15 ust. 4g ustawy CIT, należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 i 6 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakład pracy stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi do należności tych stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57.

W myśl natomiast wskazanego w powyższym przepisie art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2018 r. poz. 1509 z późn. zm.), za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

W tym miejscu podnieść należy, że wydatki pracownicze, bez względu na to czy stanowią dla pracownika przychód czy też nie - co do zasady - zaliczane są do kosztów podatkowych, jednak tylko te wydatki, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników, zwrot kosztów podróży służbowych, zakwaterowania, ale mogą obejmować również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę, Spółka zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy spoza Unii Europejskiej. W związku z tym prawie codziennie dwóch pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w ramach obowiązków pracowniczych musi załatwiać w urzędach sprawy związane z legalizacją zatrudnienia obcokrajowców oraz inne sprawy urzędowe. Ze względu na brak możliwości zapewnienia samochodu służbowego w celu załatwiania spraw służbowych, Spółka postanowiła zakupić dla omawianych pracowników imienne bilety okresowe komunikacji miejskiej.

W dniu (...) sporządzono Aneks do Regulaminu Spółki obowiązujący od dnia (...), w którym określono, że pracodawca zakupuje imienne bilety okresowe komunikacji miejskiej dla pracowników, którzy załatwiają sprawy urzędowe na terenie miasta (...).

Powyżsi pracownicy czasami korzystają z tych biletów okresowych w celach prywatnych, Spółka w Aneksie określiła, iż 20% z kwoty zakupionego biletu będą w formie gotówkowej zwracane przez pracownika. Pracownicy co do zasady wyjeżdżając do pracy najpierw jadą załatwiać sprawy służbowe, jednakże czasem wracając z pracy już nie korzystają z biletów w ramach swoich obowiązków, ale w celu załatwienie prywatnych spraw.

Spółka zalicza proporcjonalnie 80% zakupu biletu do kosztów zgodnie art. 86 ust. 1, zał. nr 3 poz. 155 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz art. 15 ust. 1 i ust. 4g, art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych.

Ponadto, jak wskazał Wnioskodawca bilet nie stanowi przychodu pracownika zgodnie z ustawą z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: u.p.d.o.f.) i nie podlega opodatkowaniu tym podatkiem.

We wniosku Spółka wskazała także, że w przypadku zakupu biletów miesięcznych dla pracowników nie mamy do czynienia z zakupem usług związanych z czynnościami opodatkowanymi. A zatem spółka nie może odliczyć VAT naliczonego.

Wątpliwość Wnioskodawcy dotyczą ustalenia, czy działania Spółki w zakresie zakupu biletu i zaliczenie w 80% ww. wydatku do kosztów jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, należy zauważyć, że uznanie danego wydatku za koszt uzyskania przychodów jest możliwe tylko wtedy, gdy z prawidłowo i rzetelnie udokumentowanych zdarzeń wynika ponad wszelką wątpliwość, że jest to wydatek celowy i racjonalnie uzasadniony. Zatem to podatnik zobowiązany jest wykazać, że wydatki na rzecz pracowników pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i z uzyskiwanymi przez niego przychodami, a jednocześnie wydatki te nie mogą znajdować się w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

W niniejszej sprawie, trudno nie zgodzić się z Wnioskodawcą, że ponoszone przez niego wydatki na zakup biletów okresowych, pozostają w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą, ponoszone są w jego interesie oraz służą zabezpieczeniu źródła przychodu. Opisany we wniosku stan faktyczny wskazuje, że Spółka zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy spoza Unii Europejskiej. W związku z tym prawie codziennie dwóch pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w ramach obowiązków pracowniczych musi załatwiać w urzędach sprawy związane z legalizacją zatrudnienia obcokrajowców oraz inne sprawy urzędowe. W związku z czym Spółka postanowiła zakupić pracowników imienne bilety okresowe komunikacji miejskiej.

Jak widać z powyższego opisu zakup biletów okresowych nie pozostaje zatem bez wpływu na źródło przychodu Wnioskodawcy. Przyznać bowiem należy, że gdyby Wnioskodawca nie pokrywał ww. kosztów miałby ograniczoną lub znacznie utrudnioną możliwość wykonywania swojej działalności, co wpłynęłoby na ograniczenie jego rozwoju i wysokość uzyskiwanych przychodów.

Należy zatem stwierdzić, że koszty poniesione na zakup biletów okresowych i zaliczenie w 80% ww. wydatku do kosztów (łącznie z VAT) - mogą zostać uznane za koszty podatkowe w świetle ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Wydatki te spełniają bowiem przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy CIT oraz nie znajdują się w katalogu wydatków niestanowiących koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 16 ust. 1 ww. ustawy.

Tym samym, stanowisko Spółki należało uznać za prawidłowe.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie, ul. Rakowicka 10, 31-511 Kraków w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy).

W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP.

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.