0114-KDIP1-3.4012.477.2018.2.JF - Przechowywanie faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 sierpnia 2018 r. (data wpływu 27 sierpnia 2018 r.) uzupełnionym pismem z dnia 30 października 2018 r. (data wpływu 30 października 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 24 października 2018 r. (doręczone w dniu 24 października 2018 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym - jest prawidłowe.

W dniu 27 sierpnia 2018 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym. Złożony wniosek został uzupełniony pismem z dnia 30 października 2018 r. (data wpływu 30 października 2018 r.) na wezwanie tutejszego Organu z dnia 24 października 2018 r. (doręczone w dniu 24 października 2018 r.) nr 0114-KDIP1-3.4012.477.2018.1.JF.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny:

Wnioskodawca będący zarejestrowanym czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług, prowadzi działalność w zakresie ochrony osób i mienia. Wnioskodawca dokumentuje wykonywane czynności opodatkowanie wystawiając dziesiątki tysięcy faktur sprzedażowych miesięcznie. Wśród dokumentów wystawionych przez Wnioskodawcę są faktury w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierające wymagane prawem dane (art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 z późn. zm" dalej, "ustawa o VAT"). Wnioskodawca poza fakturami papierowymi wystawia więc również faktury elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy o VAT tj. faktury w formie elektronicznej wystawione i otrzymane w dowolnym formacie elektronicznym.

W praktyce, wystawianie faktur papierowych i elektronicznych odbywa się z wykorzystaniem firmy zewnętrznej, z którą Wnioskodawca zawarł umowę na drukowanie, wysyłanie do klientów i archiwizowanie kopii faktur papierowych oraz na generowanie, udostępnianie i wysyłanie obrazów oraz archiwizowanie faktur elektronicznych. W tym celu firma zewnętrzna udostępnia Wnioskodawcy Systemy SOE (System obsługi e-faktur) oraz BAE (Bezpieczne archiwum elektroniczne)

Technicznie, drukowanie faktur papierowych odbywa się w sposób następujący: Wnioskodawca przesyła dane do wydrukowania faktury do firmy zewnętrznej. Firma zewnętrzna drukuje faktury papierowe i przekazuje je do operatora pocztowego, który wysyła je do poszczególnych klientów Spółki. Wnioskodawca posiada natomiast dostęp do kopii faktur papierowych w formie elektronicznej tj. dostęp do plików PDF, które są generowane na podstawie tych samych danych, które są przesyłane do drukarni w celu wydrukowania oryginałów faktur.

Kopie faktur papierowych są przechowywane w zewnętrznym archiwum elektronicznym w formacie PDF ze znacznikiem czasu i następującymi zabezpieczeniami:

1. Serwery SOE (System obsługi e-faktur)/BAE (Bezpieczne archiwum elektroniczne) znajdują się w bezpiecznej infrastrukturze ADS zabezpieczonej przez firewall sprzętowe

2. Dodatkowo na serwerach stosowane są firewall programowe - iptables.

3. Logowania do BAE/SOE jest możliwe za pomocą certyfikatu.

4. Komunikacja z BAE/SOE za pomocą aplikacji klienckiej jest szyfrowana.

5. Pliki przechowywane w bazie danych są szyfrowane.

6. Dane są backupowane w trybie online na drugi serwer.

7. Obrazy faktur mają w BAE przechowywany znacznik czasu z pliku. Znacznik czasu to elektroniczny "datownik", który pozwala na oznakowanie dokumentu czasem i stwierdzenie, że dany dokument istniał w danej postaci w momencie jego znakowania.

Faktury elektroniczne Wnioskodawcy są zaś udostępniane klientom przez firmę zewnętrzną w formacie pliku PDF wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dodatkowo obraz faktury jest przesyłany jako załącznik PDF do wiadomości e-mail. W awizo mailowym informującym odbiorcę o fakturze elektronicznej jest link do portalu www. skąd odbiorca po zalogowaniu, może pobrać fakturę oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgoda na przesyłanie faktur drogą elektroniczną zamieszczona jest w umowie lub, jeśli nie ma zapisu w umowie Wnioskodawca posiada odrębny dokument - e-zgoda.

Faktury elektroniczne są przechowywane wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym w zewnętrznym archiwum elektronicznym (SOE) z następującymi zabezpieczeniami:

1. Serwery SOE (System obsługi e-faktur)/BAE (Bezpieczne archiwum elektroniczne) znajdują się w bezpiecznej infrastrukturze ADS zabezpieczonej przez firewall sprzętowe.

2. Dodatkowo na serwerach stosowane są firewall programowe - iptables.

3. Logowania do BAE/SOE jest możliwe za pomocą certyfikatu.

4. Komunikacja z BAE/SOE za pomocą aplikacji klienckiej jest szyfrowana.

5. Komunikacja odbiorców eDokumentów z portalem WWW ma miejsce poprzez szyfrowane połączenie TLS/SSL.

6. Komunikacja serwerów pocztowych używanych do wysyłki maili z zewnętrznymi serwerami pocztowymi odbiorców ma miejsce za pomocą szyfrowanego połączenia TLS/SSL.

7. Pliki przechowywane w bazie danych są szyfrowane.

8. Dane są backupowane w trybie online na drugi serwer.

9. eFaktury mają w SOE przechowywany kwalifikowany podpis elektroniczny zewnętrzny oraz znacznik czasu z podpisu i pliku.

Żaden użytkownik posiadający certyfikat nie jest w stanie zapisać zmiany w pliku PDF umieszczonym w archiwum faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych. Żaden użytkownik nie ma też uprawnień do zlecenia tych zmian firmie zewnętrznej obsługującej archiwum. Program, za pomocą którego Wnioskodawca komunikuje się z firmą zewnętrzną (XML Printhouse), nie przewiduje przesyłania korekty (zamiany danych) dla kopii faktur oraz faktury elektronicznych. Kopie faktur papierowych oraz faktury elektroniczne przechowywane są w zewnętrznym archiwum elektronicznym w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

W odpowiedzi na wezwanie wskazano, że w odniesieniu do faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych przechowywanych w zewnętrznym archiwum elektronicznym funkcjonują kontrole biznesowe opisane poniżej, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Spółka wystawia faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Wszystkie kopie faktur papierowych oraz faktury elektroniczne przechowywane w wersji elektronicznej zawierają elementy wymagane przepisami ustawy o VAT, przede wszystkim dane wymagane dla uznania dokumentu za fakturę VAT. Faktury są archiwizowane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Warunki dotyczące przechowywania faktur są spełnione ponieważ:

* Na żądanie organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej osoba upoważniona przez spółkę będzie mogła bezzwłocznie udostępnić fakturę w formacie PDF do wglądu, pobrania lub wydruku.

* Faktury mogą być wyszukiwane w archiwum elektronicznym między innymi według daty wystawienia, co stanowi o podziale dokumentów na okresy rozliczeniowe. Dokumenty łatwo można odszukać, ponieważ opisane są w archiwum wieloma danymi takimi jak: numer faktury, nazwa klienta, NIP klienta, nazwa wystawcy faktury, kod wystawcy faktury).

Zgodnie z przepisem art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelność faktury.

Autentyczność podmiotowa czyli informacja o stronach transakcji wynika z zawartych pomiędzy stronami umów i aneksów i/lub złożonych przez nabywcę do Spółki (wystawcy faktury) zleceń na wykonanie usług.

Autentyczność przedmiotowa czyli co zostało sprzedane wynika z:

* zawartych pomiędzy stronami umów i aneksów i/lub złożonych przez nabywcę do Spółki (wystawcy faktury) zleceń na wykonanie usług,

* podpisanych przez nabywcę protokołów wykonania usług,

* sporządzonych przez upoważnione osoby z działów wykonujących usługę raportów elektronicznych z wykonanych prac,

* w przypadkach określonych w umowach pisemnych potwierdzeń z wykonanych usług podpisanych przez osoby upoważnione po stronie klienta.

W Spółce funkcjonuje podział kompetencji:

* negocjowaniem i podpisywaniem umów z odbiorcami zajmuje się Dział Handlowy,

* ewidencją umów w systemie informatycznym w module rejestru umów zajmuje się Dział Rejestracji Umów,

* rozliczanie wykonanych prac i przekazaniem danych operacyjnych zajmują się działy operacyjne odpowiedzialne za wykonanie usług,

* wystawianiem faktur zajmuje się Dział Fakturowania w systemie informatycznym w module fakturowania.

Proces wystawiania faktur i akceptacji danych do fakturowania jest procesem złożonym i wymaga udziału kilku osób merytorycznych. Nie ma możliwości, aby do obiegu trafiła faktura niedokumentująca rzeczywistego zdarzenia gospodarczego.

Faktury są wystawiane przez upoważnione do tego osoby, przy użyciu systemu informatycznego do fakturowania, do którego dostęp jest nadany poprzez login, hasło i zakres uprawnień nadanych użytkownikowi na podstawie dokumentów (umów, aneksów, zleceń) i rozliczeń zaewidencjonowanych w systemie do fakturowania przez osoby uprawnione, które posiadają swoje loginy, hasła i zakres uprawnień systemowych nadanych dla danego użytkownika. Faktury elektroniczne, ze względu na fakt ich udostępniania klientom, są opatrzone przechowywanym w archiwum zewnętrznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Umowy, aneksy, zlecenia, protokoły odbioru oraz raporty i potwierdzenia z wykonanych usług są ewidencjonowane w modułach systemu powiązanych z modułem służącym do wystawiana faktur. Dokumenty te są powiązane w systemie z wystawioną fakturą, zeskanowane i zarchiwizowane w systemie fakturującym. Umowy i aneksy są przechowywane zarówno w postaci skanów, jak i oryginalnej.

Przez czytelność faktury Spółka rozumie, że dokument powinien być łatwy do odczytania i zrozumiały, czyli musi być możliwość zrozumiałego oczytania wszystkich danych zawartych na fakturze.

Elektroniczny format PDF stosowany przez Spółkę zapewnia pełną czytelność faktury.

KOPIE FAKTUR PAPIEROWYCH

Kopie faktur papierowych drukowane w siedzibie firmy przez osoby do tego upoważnione są przechowywane w formie papierowej.

Kopie faktur papierowych drukowanych na zlecenie spółki przez zewnętrzną drukarnię są przechowywane w zewnętrznym archiwum elektronicznym (Bezpieczne Archiwum Elektroniczne) w formacie PDF. Wersja PDF jest wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem oryginału faktury, który został wysłany do nabywcy usług. Żadna osoba, w tym żaden z pracowników i klientów Spółki, nie ma możliwości ingerencji w treść kopii faktur papierowych przechowywanych w wersji PDF przez drukarnię. Każda kopia faktury jest opisana w archiwum elektronicznym danymi, które pozwolą szybko odszukać fakturę (m.in.: wystawca faktury - nazwa, numer faktury, symbol klienta, nazwa klienta, NIP klienta, data wystawienia faktury, data sprzedaży).

Kopie faktur są archiwizowane na serwerach drukarni zabezpieczonych profesjonalnymi zabezpieczeniami technicznymi (firewall sprzętowe i firewoll programowe - iptables). Logowanie do archiwum elektronicznego (BAE) jest możliwe za pomocą certyfikatu imiennego. Oznacza to, że dostęp do przeglądu dokumentów elektronicznych mają tylko osoby upoważnione, które posiadają imienny certyfikat. Niemożliwe są żadne modyfikacje, jedynie przegląd dokumentów i ich ewentualne wydrukowanie. Komunikacja z archiwum elektronicznym za pomocą aplikacji klienckiej (BAE) jest szyfrowana. Pliki przechowywane w bazie danych są szyfrowane. Dane są backupowane w trybie online na drugi serwer (tzn. jest wykonywana w trybie online kopia zapasowa). Obrazy faktur mają w archiwum przechowywany znacznik czasu z pliku. Znacznik czasu to elektroniczny datownik, który pozwala na oznakowanie dokumentu czasem i stwierdzenie, że dany dokument istniał w danej postaci w momencie jego znakowania.

FAKTURY ELEKTRONICZNE

Faktury elektroniczne generowane na zlecenie spółki przez zewnętrzną drukarnię są przechowywane w zewnętrznym archiwum elektronicznym (System Obsługi EFAKTUR - SOE) w formacie PDF. Faktura w formacie PDF jest udostępniana nabywcy wraz z zewnętrznym podpisem elektronicznym. Dodatkowo obraz faktury w formacie PDF jest przesyłany jako załącznik do wiadomości e-mail wysyłanej do klienta. Żadna osoba, w tym żaden pracownik spółki i klient, nie ma możliwości ingerencji w treść faktur elektronicznych przechowywanych w wersji PDF w archiwum elektronicznym.

Każda faktura elektroniczna jest opisana w archiwum elektronicznym danymi, które pozwolą szybko odszukać fakturę (m.in.: wystawca faktury - nazwa, numer faktury, symbol klienta, nazwa klienta, nip klienta, data wystawienia faktury, data sprzedaży). Faktury elektroniczne są archiwizowane na serwerach drukarni zabezpieczonych profesjonalnymi zabezpieczeniami technicznymi (firewall sprzętowe i firewoll programowe - iptables). Logowania do archiwum elektronicznego (SOE) jest możliwe za pomocą certyfikatu imiennego. Oznacza to, że dostęp do przeglądu dokumentów elektronicznych mają tylko osoby upoważnione, które posiadają imienny certyfikat. Niemożliwe są żadne modyfikacje, jedynie przegląd dokumentów i ich ewentualne wydrukowanie. Komunikacja z archiwum elektronicznym za pomocą aplikacji klienckiej (SOE) jest szyfrowana. Pliki przechowywane w bazie danych są szyfrowane. Dane są backupowane w trybie online na drugi serwer (tzn. jest wykonywana w trybie online kopia zapasowa). Faktury elektroniczne mają w archiwum przechowywany kwalifikowany podpis elektroniczny zewnętrzny oraz znacznik czasu z podpisu i pliku. Znacznik czasu to elektroniczny datownik, który pozwala na oznakowanie dokumentu czasem i stwierdzenie, że dany dokument istniał w danej postaci w momencie jego znakowania.

Poza tym Faktury elektroniczne oraz kopie faktur papierowych przechowywane w zewnętrznym archiwum elektronicznym spełniają wymogi zachowania autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności treści faktury.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy przyjęty przez Wnioskodawcę i opisany wyżej obieg i sposób przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT?

Zdaniem Wnioskodawcy:

Przyjęty i opisany wyżej obieg i sposób przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. dalej: "ustawa o VAT") ilekroć mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Stosownie do art. 112 ustawy o VAT - podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy o VAT, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu tego me stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy o VAT).

Stosownie do art. 112a ust. 4 ustawy o VAT, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego. dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Natomiast - jak stanowią poszczególne ustępy art. 106m ustawy o VAT

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury

3. Przez integralność treści faktury rozumie się. że w fakturze me zmieniono danych, które powinna zawierać faktura

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług

5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4 autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

* kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub

* elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

W tym miejscu należy dodatkowo wskazać, że stosownie do przepisu art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz.UE.L Nr 347. str. 1 z późn. zm. dalej "Dyrektywa VAT") - dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Sekcja 2 - definicje).

W myśl art. 244 Dyrektywy VAT każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał

Stosownie do art. 245 Dyrektywy VAT, do celów niniejszej dyrektywy podatnik może wyznaczyć miejsce przechowywania każdej faktury, pod warunkiem, że na żądanie właściwych organów bezzwłocznie udostępni im wszystkie faktury lub dane przechowywane zgodnie z art. 244. Państwa członkowskie mogą zobowiązać podatników mających siedzibę na ich terytorium do powiadomienia ich o miejscu przechowywania faktur, jeżeli znajduje się ono poza terytorium danego państwa członkowskiego. Państwa członkowskie mogą również wymagać, by podatnicy mający siedzibę na ich terytorium przechowywali na tym terytorium faktury wystawione osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub faktury wystawione w imieniu i na rzecz tych podatników przez osoby trzecie a także wszystkie faktury, które otrzymali, w przypadku gdy faktury nie są przechowywane za pomocą środków elektronicznych gwarantujących pełny dostęp on-line do tych danych.

W wydawanych przez organy podatkowe interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego wskazuje się, że dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług w zakresie fakturowania, pojęcie "kontrole biznesowe" należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą towarów bądź usługą (patrz interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 10 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1 - 3.4012.167.2018.1.IT).

Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki (patrz interpretacja indywidualna DKIS z 10 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.167.2018.1.IT, interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 października 2014 r., sygn. IPPP3/443-1006/14-2/IG).

Z kolei pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu" oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla to. że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki - przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek - pozostawia się uznaniu podatnika (por. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 marca 2017 r. sygn. 3063-ILPP3.4512.44.2017.1.AR).

Mając na uwadze powyższe przyjmuje się, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Potwierdza to np. interpretacja indywidualna z 12 lutego 2015 r. sygn. IPPP2/443-1116/14-5/AO wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, w której organ podatkowy stwierdził, że " (...) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. (...)".

W praktyce orzeczniczej organów interpretacyjnych nie budzi przy tym wątpliwości stanowisko, że skoro ustawodawca dopuszcza możliwość wystawiania faktur VAT w formie elektronicznej i prawo do odliczenia podatku z takich faktur, nie będzie kwestionował również przechowywania faktur VAT w takiej formie. Potwierdzeniem takiego stanowiska może być interpretacja indywidualna z 29 stycznia 2016 r. sygn. IPPP3/4512-1069/15-2/RD wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie, w której organ potwierdził stanowisko wnioskodawcy, że zdigitalizowane dokumenty, oraz dokumenty otrzymane w formie elektronicznej w tym faktury elektroniczne będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w fakturach przy założeniu, że co do zasady takie prawo Spółce przysługuje niezależnie od formy dokumentu.

W świetle powyższego, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że kopie faktur papierowych przechowywane w zewnętrznym archiwum elektronicznym w formacie PDF ze znacznikiem czasu, w podziale na okresy rozliczeniowe (co umożliwia ich łatwe odszukanie) wraz z następującymi zabezpieczeniami:

- zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przechowywanych kopii faktur.

Podobnie rzecz się ma z fakturami elektronicznymi, które są przechowywane wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym w zewnętrznym archiwum elektronicznym (SOE) z następującymi zabezpieczeniami:

1. Serwery SOE (System obsługi e-faktur)/BAE (Bezpieczne archiwum elektroniczne) znajdują się w bezpiecznej infrastrukturze ADS zabezpieczonej przez firewall sprzętowe.

2. Dodatkowo na serwerach stosowane są firewall programowe - iptables.

3. Logowania do BAE/SOE jest możliwe za pomocą certyfikatu.

4. Komunikacja z BAE/SOE za pomocą aplikacji klienckiej jest szyfrowana.

5. Komunikacja odbiorców eDokumentów z portalem www. ma miejsce poprzez szyfrowane połączenie TLS/SSL.

6. Komunikacja serwerów pocztowych używanych do wysyłki maili z zewnętrznymi serwerami pocztowymi odbiorców ma miejsce za pomocą szyfrowanego połączenia TLS/SSL.

7. Pliki przechowywane w bazie danych są szyfrowane.

8. Online na drugi serwer.

9. eFaktury mają w SOE przechowywany kwalifikowany podpis elektroniczny zewnętrzny oraz znacznik czasu z podpisu i pliku.

Jak stanowi zaś cytowany wyżej art. 106m ust. 5 ustawy o VAT poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4. autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania kwalifikowanego podpisu elektronicznego właśnie

Dodatkowo argumentację Wnioskodawcy w tym zakresie wzmacniają, wskazywane w opisie stanu faktycznego okoliczności, z których wynika, że żaden użytkownik posiadający certyfikat nie jest w stanie zapisać zmiany w pliku PDF umieszczonym w archiwum faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych. Żaden użytkownik nie ma też uprawnień do zlecenia tych zmian firmie zewnętrznej obsługującej archiwum Program, za pomocą którego Wnioskodawca komunikuje się z firmą zewnętrzną (XML Printhouse) nie przewiduje przesyłania korekty (zamiany danych) dla kopii faktur oraz faktury elektronicznych.

Wskazać również należy, że nieedytowalny format PDF uniemożliwia modyfikację informacji na fakturach, co gwarantuje niezmienność i integralność treści zawartych w fakturach. Format PDF (prezentuje treść faktury w postaci niezmienionej wobec tej utworzonej przez wystawcę, zapewniając jednocześnie czytelność obrazu faktury, w oparciu o ogólnie dostępne oprogramowanie na każdym systemie komputerowym.

Kolejnym warunkiem, który należy spełnić aby uznać, że faktury są prawidłowo przechowywane jest zapewnienie odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłocznego dostępu do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT).

Wnioskodawca wskazuje, że w niniejszej sprawie powyższy warunek jest również spełniony ponieważ, firma zewnętrzna udostępnia Wnioskodawcy Systemy SOE (System obsługi e-faktur) oraz BAE (Bezpieczne archiwum elektroniczne), które pozwalają na bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, że wyżej zaprezentowany sposób przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy o VAT. Potwierdza to również stanowisko prezentowane w przywołanych wyżej interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego. Stąd należy uznać, że opisany w stanie faktycznym obieg dokumentów i sposób ich przechowywania, jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r. poz. 1221 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą - przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130 ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Według art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy, podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W myśl art. 112a ust. 2 ustawy, podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Zgodnie z art. 112a ust. 4 ustawy, podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Spółka wystawia faktury w formie papierowej oraz faktury elektroniczne, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy. Wystawianie faktur papierowych i elektronicznych odbywa się z wykorzystaniem firmy zewnętrznej, z którą Spółka zawarła umowę na drukowanie, wysyłanie do klientów i archiwizowanie kopii faktur papierowych oraz na generowanie, udostępnianie i wysyłanie obrazów oraz archiwizowanie faktur elektronicznych. Spółka przesyła dane do wydrukowania faktury do firmy zewnętrznej, a ta drukuje faktury papierowe i przekazuje je do operatora pocztowego, który wysyła je do poszczególnych klientów Spółki. Wnioskodawca posiada dostęp do kopii faktur papierowych w formie elektronicznej tj. dostęp do plików PDF, które są generowane na podstawie tych samych danych, które są przesyłane do drukarni w celu wydrukowania oryginałów faktur. Kopie faktur papierowych są przechowywane w zewnętrznym archiwum elektronicznym w formacie PDF ze znacznikiem czasu i zabezpieczeniami (m.in. bezpieczna infrastruktura (firewall sprzętowe, programowe), logowania za pomocą certyfikatu imiennego, szyfrowana komunikacja, pliki, zapasowa kopia danych). Poza tym elektroniczny format PDF faktur zapewnia pełną czytelność faktury, a wersje PDF są wiernym i wyraźnym odzwierciedleniem oryginału faktury wysłanego do nabywcy usług.

Faktury elektroniczne Spółki są zaś udostępniane klientom przez firmę zewnętrzną w formacie pliku PDF wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dodatkowo obraz faktury jest przesyłany jako załącznik PDF do wiadomości e-mail. W awizo mailowym informującym odbiorcę o fakturze elektronicznej jest link do portalu www. skąd odbiorca po zalogowaniu, może pobrać fakturę oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Zgoda na przesyłanie faktur drogą elektroniczną zamieszczona jest w umowie lub, jeśli nie ma zapisu w umowie, Spółka posiada odrębny dokument (e-zgoda).

Faktury elektroniczne są przechowywane wraz z kwalifikowanym podpisem elektronicznym w zewnętrznym archiwum elektronicznym (SOE) z zabezpieczeniami (bezpieczna infrastruktura (firewall sprzętowe i programowe), logowania za pomocą certyfikatu, szyfrowana komunikacja, szyfrowane połączenia i pliki, kwalifikowany podpis elektroniczny zewnętrzny oraz znacznik czasu z podpisu i pliku). Wskazano, że brak jest możliwości zmiany pliku PDF archiwizowanych faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych, co potwierdza integralność treści. Kopie faktur papierowych oraz faktury elektroniczne przechowywane są w zewnętrznym archiwum elektronicznym w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność.

Wątpliwość Spółki dotyczy prawidłowości obiegu i sposobu przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym.

W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie kopii faktur papierowych oraz faktur elektronicznych zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i ich czytelność, a także umożliwiającej ich łatwe odszukanie, a więc i dostęp na żądanie odpowiedniego organu skarbowego - jest zgodne z powołanymi przepisami.

Spółka przede wszystkim wskazuje, że funkcjonują kontrole biznesowe, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Autentyczność podmiotowa (informacja o stronach transakcji) wynika z zawartych pomiędzy stronami umów i aneksów i/lub złożonych przez nabywcę do Spółki (wystawcy faktury) zleceń na wykonanie usług, natomiast autentyczność przedmiotowa wynika z umów, aneksów i/lub zleceń na wykonanie usług, podpisanych protokołów wykonania usług, raportów elektronicznych z wykonanych prac, pisemnych potwierdzeń z wykonanych usług. Spółka wskazuje, że faktury elektroniczne oraz kopie faktur papierowych przechowywane w zewnętrznym archiwum elektronicznym spełniają wymogi zachowania autentyczności pochodzenia, czytelności oraz integralności treści faktury.

Wobec tego opisane czynności wskazują, że w Spółce funkcjonuje kontrola biznesowa służąca zapewnianiu autentyczności pochodzenia faktur, czytelności oraz integralności treści faktury. Poza tym - jak wskazano - zarówno kopie faktur papierowych jak i faktury elektroniczne przechowywane są w podziale na okresy rozliczeniowe do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelność.

Tym samym spełnione zostaną warunki określone w art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy.

Wobec tego należy podzielić zdanie Spółki, że sposób przechowywania faktur elektronicznych oraz kopii faktur papierowych w zewnętrznym archiwum elektronicznym jest prawidłowy w świetle przepisów ustawy. Należy uznać, że opisany obieg dokumentów i sposób ich przechowywania, jest zgodny z przepisami art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy w szczególności zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktur.

Zatem stanowisko w zakresie pytania nr 1 należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4 0/0, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2018 r. poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną. Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.