0114-KDIP1-3.4012.209.2020.1.JG - Przechowywanie faktur i dokumentów w formie elektronicznej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2019 r. poz. 900, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 30 marca 2020 r. (data wpływu 3 kwietnia 2020 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT - jest prawidłowe.

W dniu 3 kwietnia 2020 r. wpłynął ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie możliwości przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT.

W wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług (dalej również jako "podatek VAT"). W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonuje zarówno dostawy towarów jak i świadczenia usług. Odbiorcami towarów i usług są zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług (dalej jako "ustawa o VAT"), jak również podmioty taką działalność prowadzące, w tym także rolnicy ryczałtowi (dalej jako "odbiorcy").

Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmiany w systemie ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji sprzedaży towarów lub usług:

W sytuacji opisanej w pkt 1 Wnioskodawca po odebraniu od nabywcy oryginału wystawionego uprzednio paragonu fiskalnego (kopia paragonu fiskalnego została po zaewidencjonowaniu sprzedaży zapisana w pamięci kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży towaru lub usługi, a także kwota podatku - uwidocznione na paragonie fiskalnym - zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy rejestrującej wnioskodawcy), wystawiać będzie na kasie rejestrującej fakturę VAT, która pozwalać będzie na identyfikację, do którego paragonu została wystawiona (poprzez powołanie numeru paragonu). Kasa rejestrującą drukować będzie fakturę VAT, o której mowa, w jednym egzemplarzu, który - jako oryginał - będzie wręczany nabywcy. Egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych. Otrzymany od nabywcy oryginał paragonu fiskalnego będzie - po wręczeniu nabywcy wystawionej faktury - niezwłocznie niszczony.

W sytuacjach opisanych w pkt 2 i 3) Wnioskodawca zamierza ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej, przy czym kasa rejestrującą drukować będzie jednocześnie paragon fiskalny oraz fakturę VAT. Paragon fiskalny zawierać będzie dane identyfikujące wystawionej wraz z nim faktury VAT (poprzez powołanie numeru faktury), zaś faktura VAT - dane identyfikujące paragonu, o którym mowa (poprzez powołanie numeru paragonu). W przypadku sprzedaży towarów lub usług dokonywanej na rzecz podatnika czynnego, paragon fiskalny zawierać będzie ponadto numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT. Paragon fiskalny wydrukowany z kasy rejestrującej Wnioskodawcy będzie następnie niszczony (kopia paragonu fiskalnego nadal pozostanie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej Wnioskodawcy, a wartość sprzedaży towaru lub usługi, a także kwota podatku - uwidocznione na paragonie fiskalnym - zostaną zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy rejestrującej Wnioskodawcy). Nabywca będzie otrzymywał zatem wyłącznie fakturę VAT wydrukowaną z kasy rejestrującej. Egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

Należy zauważyć, że w odróżnieniu do sytuacji opisanych w pkt 2 i 3, w sytuacji opisanej w pkt 1 paragon fiskalny nie będzie zawierał danych identyfikujących faktury - z racji, że paragon fiskalny i faktura VAT nie będą wystawiane jednocześnie.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania:

Czy Wnioskodawca, postępując zgodnie z procedurą opisaną w pkt 1 oraz pkt 2 i 3 wniosku:

Zdaniem Wnioskodawcy:

Postępując zgodnie z procedurą opisaną w pkt 1, 2 i 3 Wnioskodawca będzie działał prawidłowo:

Analizując aspekt dotyczący przechowywania egzemplarza faktury VAT przeznaczonej dla Wnioskodawcy, przytoczyć należy brzmienie art. 106g oraz art. 112a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106).

Artykuł 106g ustawy, wystawianie faktur:

1. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach. Z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

2. W przypadku, o którym mowa w art. 106c, faktura jest wystawiana w trzech egzemplarzach, z których jeden jest wydawany nabywcy, drugi - podmiot ją wystawiający pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci - przekazuje dłużnikowi.

3. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

4. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 4, podatnik, w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, przesyła kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do wyznaczonej jednostki, o której mowa w art. 97 ust. 17.

Artykuł 112a ustawy, sposób przechowywania faktur:

1. Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju,

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W opisie sprawy, zgodnie z procedurą opisaną w pkt 1, 2 i 3, Wnioskodawca będzie wręczał nabywcy fakturę w wersji papierowej. Egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

Na gruncie interpretacji indywidualnej z dnia 17 grudnia 2015 r., znak IPPP2/4512-1107/15-2/BH, rozpatrywano analogiczne zagadnienie i uznano, że nie ma przeszkód, aby egzemplarz faktury przeznaczony dla sprzedawcy był przechowywany w formie elektronicznej w sytuacji, gdy oryginał faktury wręczony nabywcy miał postać papierową. W interpretacji o której mowa, odwołano się do treści wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 24 maja 2012 r., sygn. akt I FSK 1228/11, wskazując, że: "...Podatnik może wystawiać faktury, faktury korygujące oraz drukować oryginał dokumentu w celu przesłania nabywcy i jednocześnie przechowywać kopie faktur w formie PDF na serwerze Spółki, w sytuacji gdy nie jest możliwe dokonywanie jakichkolwiek zmian w treści dokumentu oraz zapewniona jest możliwość wydruku kopii faktury w dowolnym momencie".

Stanowisko, o którym mowa, zostało ponadto zaakceptowane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 23 maja 2017 r., znak 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNA, jak również w licznych innych interpretacjach indywidualnych:

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 13 sierpnia 2014 r., znak IBPP1/443-456/14/MS, w obrębie której wskazano: ". Mając na uwadze fakt, że informatyczny system księgowy Wnioskodawcy będzie umożliwiał przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przechowywanie egzemplarzy faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp dla uprawnionego organu na żądanie oraz bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach, a także możliwość wydrukowania zarchiwizowanych w systemie informatycznym faktur na każde żądanie uprawnionego organu, ponadto elektroniczne zapisy danych będą chronione przed modyfikacją oraz wprowadzeniem jakichkolwiek zmian w ich strukturze tak więc po wystawieniu faktury nie będzie możliwe wprowadzenie jakichkolwiek zmian do jej treści - należy stwierdzić, że w opisanym zdarzeniu przyszłym przechowywanie faktur w formie elektronicznej, będzie zgodne z powyższymi przepisami".

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 5 czerwca 2014 r., znak IPPP1/443-559/14-2/IGo, w obrębie której wskazano: "z uwagi na powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że obecne regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (zarówno wystawianych kontrahentom, jak i otrzymywanych od nich w formie papierowej) w formie elektronicznej w dowolny sposób, np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych. Jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego".

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 4 listopada 2014 r., znak IPPPL/443-959/14-2/MPE, w obrębie której wskazano: "...Planowane działania Spółki zawarte w opisie zdarzenia przyszłego dotyczące przechowywania w formie plików PDF wszystkich faktur sklepów internetowych, niezależnie od tego czy będą to faktury elektroniczne tj. wystawione i przekazane do klientów w formie elektronicznej, czy też będą to faktury wystawione elektronicznie, ale przekazane do klientów w formie papierowej, spełniają kryteria art. 112a oraz art. 106h ust. 3 ustawy o VAT".

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 10 marca 2015 r., znak ITPP3/443-731/14/MD, w obrębie której wskazano "...przechowywanie egzemplarzy faktur, faktur korygujących, duplikatów, przesłanych do odbiorców w formie papierowej, wyłącznie na nośniku elektronicznym z możliwością w dowolnym momencie na żądanie organów ich poboru i/lub wydrukowania, nie narusza przepisów ustawy o podatku od towarów i usług. Obowiązujące od 1 stycznia 2014 r. regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur zarówno w formie papierowej jak i w formie elektronicznej (np. w formie zapisu elektronicznego na elektronicznych nośnikach danych), jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego".

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 grudnia 2015 r., znak IPPP2/4512-1107/15-2/BH, w obrębie której wskazano, że: "....możliwe jest i zgodne z przepisami art. 106b, 106g i 112a ustawy o podatku od towarów i usług przechowywanie egzemplarza faktur przeznaczonych dla Spółki wysyłanych kontrahentowi w formie papierowej tylko i wyłącznie w formie PDF".

Interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29 lipca 2016 r., znak IPPP3/4512-497/16-3/RD, w obrębie której wskazano, że "przechowywanie faktur wystawionych w formie elektronicznej oraz papierowej archiwizowanej w formie elektronicznej w sposób opisany przez Spółkę przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur, a także umożliwieniu dostępu do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu - jest zgodne z powyższymi przepisami. Sposób przechowywania faktur określony powyższymi regulacjami w okresie do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego pozwala na stosowanie wyłącznie elektronicznej formy archiwizacji i umożliwia niszczenie dokumentów w wersji papierowej, niezależnie od formy, w jakiej Spółka wystawiła dla kontrahentów faktury sprzedażowe (tj. jako faktury papierowe lub jako faktury elektroniczne)".

Analizując aspekt dotyczący niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura VAT, w pierwszej kolejności należy wskazać na treść art. 106h ustawy o VAT. Przepis ten stanowi:

1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

3. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

W sytuacji opisanej w pkt 1 zdarzenia przyszłego, zdaniem Wnioskodawcy zastosowanie znajdzie art. 106h ust. 2 ustawy o VAT, ponieważ w obrębie sytuacji o której mowa, zostanie wystawiona faktura VAT za pomocą kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży i kwota podatku będą zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W sytuacjach opisanych w pkt 2 i 3 zdarzenia przyszłego, zdaniem Wnioskodawcy zastosowanie znajdzie art. 106h ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

Biorąc pod uwagę art. 106h ust. 2 ustawy o VAT wskazać należy, że w obrębie sytuacji, o których mowa, zostanie wystawiona faktura VAT za pomocą kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży i kwota podatku będą zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

W kontekście dopuszczalności zastosowania do sytuacji opisanych w pkt 2 i 3 zdarzenia przyszłego, przepisu z art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, brać należy pod uwagę stanowisko przedstawione przy analizie pytania numer 1, tj. możliwości zaistnienia sytuacji, w której oryginał faktury VAT wręczany nabywcy posiada formę papierową, zaś egzemplarz przeznaczony dla sprzedawcy ma formę elektroniczną.

W tym miejscu należy również zwrócić uwagę na różnicę pojęć jakimi posługuje się ustawodawca na gruncie art. 106h ust. 1 i 3 ustawy o VAT. W ust. 1 przepisu, o którym mowa, ustawodawca mówi o obowiązku "dołączenia", z kolei ust. 3 stanowi o "zostawieniu".

Na przedmiotowe rozróżnienie zwrócił uwagę Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 21 czerwca 2018 r., znak 0111-KDIB3- 2.4012.255.2018.2.ASZ, wskazując: "przepis art. 106h ust. 3 nakłada natomiast obowiązek "zostawienia" w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi te fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na "dołączeniu" oryginału paragonu".

Na gruncie interpretacji, o której mowa zadane pytanie również dotyczyło możliwości niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura elektroniczna.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stanął na stanowisku, że "...odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych, należy stwierdzić, że nie ma przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów. Ustawodawca nie wskazał bowiem jednoznacznej formy przechowywania paragonów, dokumentujących transakcje, które zostały udokumentowane fakturami w formie elektronicznej. Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę paragonów fiskalnych wyłącznie w elektronicznej bazie dokumentów po zniszczeniu wersji papierowych, będzie prawidłowe".

W związku z powyższym należy dojść do wniosku, że art. 106h ust. 3 ustawy o VAT, umożliwia Wnioskodawcy zniszczenie paragonu fiskalnego w sytuacji, w której:

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe

Zgodnie z treścią art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.) zwanej dalej ustawą podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Na podstawie art. 2 pkt 31 ustawy przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl pkt 32 tego artykułu - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Jak stanowi art. 106g ustawy:

1. Faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

2. W przypadku, o którym mowa w art. 106c, faktura jest wystawiana w trzech egzemplarzach, z których jeden jest wydawany nabywcy, drugi - podmiot ją wystawiający pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci - przekazuje dłużnikowi.

3. W przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:

- zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

4. W przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 13 ust. 2 pkt 4, podatnik, w terminie 14 dni od dnia dokonania dostawy, przesyła kopię wystawionej faktury lub dane w niej zawarte do wyznaczonej jednostki, o której mowa w art. 97 ust. 17.

W myśl art. 106m ust. 1 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury - ust. 2 ww. artykułu.

Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - ust. 3 ww. artykułu.

Na podstawie art. 106m ust. 4 powołanej ustawy autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miało miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek pozostawia się uznaniu podatnika.

Stosownie do art. 112 ustawy podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Artykuł 112a ustawy:

1. Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju,

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub szefowi krajowej administracji skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur w dowolny sposób. Przepisy te nie nakładają obowiązku przechowywania faktur, bez względu na to czy są to faktury tradycyjne czy elektroniczne, w formie papierowej.

Sposób stosowany przez podatnika, ma przede wszystkim zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z przedstawionej treści wniosku wynika, że Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku od towarów i usług. W ramach prowadzonej działalności Wnioskodawca dokonuje zarówno dostawy towarów jak i świadczenia usług. Odbiorcami towarów i usług są zarówno osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, jak również podmioty taką działalność prowadzące, w tym także rolnicy ryczałtowi.

Wnioskodawca zamierza wprowadzić zmiany w systemie ewidencjonowania i przechowywania dokumentacji sprzedaży towarów lub usług:

W sytuacji opisanej w pkt 1 Wnioskodawca po odebraniu od nabywcy oryginału wystawionego uprzednio paragonu fiskalnego (kopia paragonu fiskalnego została po zaewidencjonowaniu sprzedaży zapisana w pamięci kasy rejestrującej, a wartość sprzedaży towaru lub usługi, a także kwota podatku - uwidocznione na paragonie fiskalnym - zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy rejestrującej Wnioskodawcy), wystawiać będzie na kasie rejestrującej fakturę VAT, która pozwalać będzie na identyfikację, do którego paragonu została wystawiona (poprzez powołanie numeru paragonu). Kasa rejestrująca drukować będzie fakturę VAT, o której mowa, w jednym egzemplarzu, który - jako oryginał - będzie wręczany nabywcy. Egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zapewniona zostanie możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych. Otrzymany od nabywcy oryginał paragonu fiskalnego będzie - po wręczeniu nabywcy wystawionej faktury - niezwłocznie niszczony.

W sytuacjach opisanych w pkt 2 i 3) Wnioskodawca zamierza ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej, przy czym kasa rejestrująca drukować będzie jednocześnie paragon fiskalny oraz fakturę VAT. Paragon fiskalny zawierać będzie dane identyfikujące wystawionej wraz z nim faktury VAT (poprzez powołanie numeru faktury), zaś faktura VAT - dane identyfikujące paragonu, o którym mowa (poprzez powołanie numeru paragonu). W przypadku sprzedaży towarów lub usług dokonywanej na rzecz podatnika czynnego, paragon fiskalny zawierać będzie ponadto numer, za pomocą którego nabywca jest zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT. Paragon fiskalny wydrukowany z kasy rejestrującej Wnioskodawcy będzie następnie niszczony (kopia paragonu fiskalnego nadal pozostanie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej Wnioskodawcy, a wartość sprzedaży towaru lub usługi, a także kwota podatku - uwidocznione na paragonie fiskalnym - zostaną zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy rejestrującej Wnioskodawcy). Nabywca będzie otrzymywał zatem wyłącznie fakturę VAT wydrukowaną z kasy rejestrującej. Egzemplarz faktury VAT przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

W związku z powyższym Wnioskodawca ma wątpliwości, czy opisany sposób przechowywania faktur przeznaczonych dla Wnioskodawcy, spełnia warunki przewidziane w przepisach prawa podatkowego.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur dotyczących sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu, pod warunkiem zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami.

Wnioskodawca jednoznacznie wskazał, że egzemplarz faktury przeznaczony dla Wnioskodawcy będzie przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie oczywiście możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

Odnosząc się do kwestii przechowywania w formie elektronicznej przez Wnioskodawcę paragonów fiskalnych podłączonych do faktur zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy oraz raportów fiskalnych dobowych, do których nie stosuje się, zawartych w ustawie przepisów dotyczących przechowywania faktur, należy stwierdzić, że nie ma żadnych przeciwwskazań do elektronicznego przechowywania tego rodzaju dokumentów.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że przechowywanie przez Spółkę egzemplarzy faktur przeznaczonych dla Wnioskodawcy wyłącznie w formie elektronicznej spełnia warunki przewidziane w przepisach art. 106g i art. 112a ustawy.

Ponadto wątpliwości Wnioskodawcy ze względu na treść art. 106h ustawy budzi kwestia dotycząca niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura.

Analizując aspekt dotyczący niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie faktura, w pierwszej kolejności należy wskazać na treść art. 106h ustawy. Przepis ten stanowi:

1. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tę sprzedaż.

2. Przepis ust. 1 nie dotyczy sprzedaży dokumentowanej fakturą wystawianą przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy.

3. W przypadku gdy faktura w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę.

4. Przepisu ust. 1 nie stosuje się w przypadku, gdy paragon został uznany za fakturę wystawioną zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Należy zaznaczyć, że zarówno w przypadku faktury papierowej jak i elektronicznej - podatnik ma obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej oraz dokonania wydruku paragonu.

Jednak w przypadku wystawienia faktury w formie papierowej w myśl powołanego art. 106h ust. 1 ustawy do egzemplarza faktury pozostającego u podatnika dołącza się paragon dokumentujący tą sprzedaż, (co stanowi odmienną regulację niż przypadek, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturą w formie elektronicznej). Obowiązek "dołączenia" niejako determinuje obowiązek przechowywania takiego paragonu w formie papierowej, na co wskazuje literalne brzmienie art. 106h ust. 3 ustawy. W tym przypadku bowiem istnieje konieczność "zostawienia" wydrukowanego paragonu.

W przedmiotowym zdarzeniu przyszłym w pierwszej kolejności mamy do czynienia z sytuacją, gdzie nabywca towarów lub usług będący rolnikiem ryczałtowym lub osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, po zaewidencjonowaniu sprzedaży (tj. otrzymaniu paragonu fiskalnego), występuje z żądaniem wystawienia faktury. W odniesieniu do przedstawionej wyżej sytuacji zastosowanie znajdzie art. 106h ust. 2 ustawy, ponieważ w obrębie wskazanej sytuacji zostanie wystawiona faktura przy zastosowaniu kasy rejestrującej, a jak wskazał Wnioskodawca, wartość sprzedaży i kwota podatku są zaewidencjonowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. Z wniosku wynika, że otrzymany od nabywcy oryginał paragonu fiskalnego będzie - po wręczeniu nabywcy wystawionej faktury - niezwłocznie niszczony.

Wnioskodawca wskazał również, że dopuszcza sytuacje, w której nabywca towarów lub usług będący rolnikiem ryczałtowym lub osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, przed zaewidencjonowaniem sprzedaży (tj. otrzymaniem paragonu fiskalnego), występuje z żądaniem wystawienia faktury VAT, a także sytuacje, w której nabywca towarów lub usług będący podatnikiem czynnym podatku VAT przed zaewidencjonowaniem sprzedaży podaje Wnioskodawcy numer, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, zgłaszając chęć otrzymania faktury VAT.

Do powyższych sytuacji zastosowanie znajdzie przepis art. 106h ust. 3, który nakłada obowiązek "zostawienia" w dokumentacji paragonu dotyczącego tej sprzedaży z danymi identyfikującymi tę fakturę. Skoro więc ustawodawca posługuje się inną frazą, oznacza to, że obowiązki nałożone na podatnika są inne (odmienne). Tym samym nie znajduje tu zastosowania mechanizm polegający na "dołączeniu" oryginału paragonu. Wnioskodawca wskazał, że zamierza ewidencjonować sprzedaż towarów lub usług za pomocą kasy rejestrującej, przy czym kasa rejestrująca drukować będzie jednocześnie paragon fiskalny oraz fakturę. Paragon fiskalny będzie zawierał numer faktury, a faktura będzie zawierała numer paragonu. Paragon fiskalny wydrukowany z kasy rejestrującej Wnioskodawcy będzie następnie niszczony (kopia paragonu fiskalnego nadal pozostanie w pamięci fiskalnej kasy rejestrującej Wnioskodawcy, a wartość sprzedaży towaru lub usługi, a także kwota podatku - uwidocznione na paragonie fiskalnym - zostaną zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy rejestrującej Wnioskodawcy). Nabywca będzie otrzymywał zatem wyłącznie fakturę wydrukowaną z kasy rejestrującej. Egzemplarz faktury przeznaczony dla Wnioskodawcy nie będzie drukowany, a przechowywany na serwerze Wnioskodawcy w formacie elektronicznym, z uwzględnieniem podziału na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe jego odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu jego wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zapewniona zostanie także możliwość bezzwłocznego poboru takiego egzemplarza faktury, a także przetwarzania danych w nim zawartych.

Mając na uwadze powołane przepisy oraz opis sprawy stwierdzić należy, że dokonując niszczenia paragonu fiskalnego dokumentującego transakcję, dla której wystawiona zostanie przez kasę rejestrującą faktura, Wnioskodawca spełnia warunki przewidziane w art. 106h ustawy.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy przechowywania wystawionych przez Wnioskodawcę faktur w formie elektronicznej oraz niszczenia paragonów fiskalnych dokumentujących transakcje, dla których wystawiona była faktura. Inne kwestie przedstawione w opisie zdarzenia przyszłego, które nie zostały objęte przedmiotem interpretacji w sprawie oceny prawnej tego zdarzenia - nie mogą być zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej rozpatrzone.

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Wnioskodawca ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Stosownie do § 2 ww. artykułu przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu, ul. Augustyna Kośnego 70, 45-372 Opole, za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2019 r. poz. 2325, z późn. zm.).

Skargę wnosi się w dwóch egzemplarzach (art. 47 § 1 ww. ustawy) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała lub drogą elektroniczną na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 54 § 1a ww. ustawy), w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy). W przypadku pism i załączników wnoszonych w formie dokumentu elektronicznego odpisów nie dołącza się (art. 47 § 3 ww. ustawy). W przypadku wnoszenia skargi w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii jako najwłaściwszy proponuje się kontakt z wykorzystaniem systemu teleinformatycznego ePUAP

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.