0114-KDIP1-3.4012.146.2023.1.KP - Zaewidencjonowanie sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej w terminie późniejszym

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

16 marca 2023 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 marca 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości zaewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej w terminie późniejszym w przypadku, kiedy nie ma możliwości zarejestrowania tej sprzedaży w dniu wpływu zapłaty na Państwa rachunek.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

"Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest czynnym podatnikiem VAT, zajmującym się hurtową sprzedażą wysyłkową. Sprzedaż obejmuje w szczególności części i akcesoria do pojazdów silnikowych z wyłączeniem motocykli (PKD 45.31). Wprowadzona została także sprzedaż detaliczna dla osób fizycznych. W związku z tym powstał obowiązek ewidencji rejestrowania transakcji przy użyciu kasy fiskalnej. Spółka otrzymuje zapłatę za pośrednictwem rachunku bankowego (tj. nie funkcjonują rozliczenia gotówkowe z klientami) a z ewidencji i dowodów dokumentujących transakcje jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie transakcji zapłata dotyczyła.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT każda dostawa towarów jest dokumentowana fakturą. Wprowadzili Państwo możliwość zapłaty poprzez platformy handlowe, które dają możliwość dokonywania oraz otrzymywania wpłat przez Internet pomiędzy osobami posiadającymi konto e-mail (płatność online kartą kredytową lub przelewem bankowym). Państwa Firma opiera się na wewnętrznym zarządzaniu poprzez system (...), który pozwala Państwu na wystawianie zamówień i faktur, przyjęć towaru i wydań towaru, wystawianie potwierdzenia płatności (niezależnie od formy płatności), dzięki czemu Państwa zapisy są przejrzyste i czytelne.

Data wpływu zapłaty a rejestracja na kasie. Państwa firma działa od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00. Często zdarza się, że płatność przelewem bankowym zostaje odnotowana po godzinie 16:00 i odnotowujecie Państwo ten fakt dopiero w następnym dniu i w związku z tym dopiero wtedy będzie mogła zapisana płatność na kasie fiskalnej.

Pytanie

Data wpływu zapłaty a rejestracja na kasie - czy jeśli płatność zostanie dokonana np. w dniu 23 stycznia 2023 r. a z racji pracy w godzinach 08:00 - 16:00 odnotowana przez kasjera zostanie w dniu następnym 24 stycznia 2023 r., to czy mogą Państwo taki fakt odnotować dopiero w dniu odczytu płatności w banku?

Państwa stanowisko w sprawie

Państwa zdaniem, z Państwa punktu widzenia będzie to prawidłowe, ponieważ na paragonie będzie adnotacja czego dokładnie płatność dotyczy i będą dane identyfikujące kontrahenta.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących wynika z zapisu art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą. Zgodnie z tym przepisem:

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Wskazany wyżej przepis art. 111 ust. 1 ustawy określa generalną zasadę, z której wynika, że obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej dotyczy wszystkich podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz określonych w nim odbiorców, tj. osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Zatem podstawowym kryterium decydującym o obowiązku stosowania ewidencji za pomocą kas rejestrujących jest status nabywcy wykonywanych przez podatnika świadczeń. Jeżeli nabywcą danego towaru lub danej usługi jest podmiot inny niż wymieniony w art. 111 ust. 1, to taka sprzedaż w ogóle nie jest objęta obowiązkiem ewidencjonowania jej przy użyciu kasy rejestrującej.

Ponadto kwestie dotyczące prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej regulują przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2021 r. poz. 1625 z późn. zm.).

W myśl § 2 pkt 16 ww. rozporządzenia:

Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o paragonie fiskalnym albo fakturze - rozumie się przez to dokument fiskalny wystawiany przy użyciu kasy dla nabywcy, potwierdzający dokonanie sprzedaży.

Na podstawie § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Podatnicy prowadzą ewidencję każdej czynności sprzedaży, w tym sprzedaży zwolnionej od podatku, przy użyciu kas, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia, że kasa spełnia funkcje wymienione odpowiednio w art. 111 ust. 6a lub w art. 145a ust. 2 ustawy oraz wymagania techniczne (kryteria i warunki techniczne) dla kas, wyłącznie w trybie fiskalnym pracy tej kasy, po dokonaniu jej fiskalizacji.

Zgodnie z § 6 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia:

Podatnicy, prowadząc ewidencję:

Wskazaliście Państwo, że jesteście czynnym podatnikiem VAT zajmującym się hurtową sprzedażą części i akcesoria do pojazdów silnikowych z wyłączeniem motocykli (PKD 45.31). Wprowadzona została także sprzedaż detaliczna dla osób fizycznych. W związku z tym powstał obowiązek ewidencji rejestrowania transakcji przy użyciu kasy fiskalnej. Państwa firma działa od poniedziałku do piątku w godzinach od 08:00 do 16:00. Często zdarza się, że płatność przelewem bankowym zostaje odnotowana po godzinie 16:00 i odnotowujecie Państwo ten fakt dopiero w następnym dniu i w związku z tym dopiero wtedy będzie mogła być zapisana płatność na kasie fiskalnej.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy jeśli płatność zostanie dokonana np. w dniu 23 stycznia 2023 r. a z racji pracy w godzinach 08:00 - 16:00 odnotowana przez kasjera zostanie w dniu następnym 24 stycznia 2023 r., to czy mogą Państwo taki fakt odnotować na kasie fiskalnej dopiero w dniu odczytu płatności w banku.

Analizując przepis § 6 ust. 1 pkt 2 lit. b rozporządzenia z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu na kasie rejestrującej z chwilą jej otrzymania lub bezpośrednio po uzyskaniu informacji o otrzymaniu wpłaty, tj. bez zbędnej zwłoki w dniu następnym lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt w jakiej formie dokonano zapłaty.

Zatem należy wskazać, że otrzymane zapłaty na rachunek bankowy powinny być zaewidencjonowane przy użyciu kasy rejestrującej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku o dokonanej wpłacie, tj. w dniu następnym, jeżeli informację o wpływie środków Podatnik otrzymuje już po godzinach pracy lub pierwszego dnia pracy następującego po dniach wolnych od pracy.

Odpowiadając na Państwa wątpliwości należy stwierdzić, że w sytuacji, gdy płatność zostanie dokonana po godzinach Państwa pracy np. w dniu 23 stycznia 2023 r. po godzinie 16:00 powinni Państwo tą wpłatę zaewidencjonować na kasie fiskalnej niezwłocznie, jak najszybciej po otrzymaniu informacji z banku. W okolicznościach sprawy będzie to dzień 24 stycznia 2023 r.

Dodatkowo należy zauważyć, że to na Państwu spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego, może on w opisanych okolicznościach dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi.

Należy podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Państwo jesteście zobowiązani tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego.

Dodatkowe informacje

Zaznaczenia wymaga, że organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego. Państwo ponosicie ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Podkreślenia wymaga, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z tym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

- Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

- Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

- Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 259; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.),

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2651 z późn. zm.).