0114-KDIP1-1.4012.633.2017.1.KBR - Prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formacie PDF.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 27 września 2017 r. (data wpływu 2 października 2017 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formacie PDF - jest prawidłowe.

W dniu 2 października 2017 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formacie PDF.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Sp. z o.o. (dalej jako: "Spółka") jest spółką zależną, należącą do międzynarodowej grupy kapitałowej, zajmującą się przede wszystkim: handlem krajowym i zagranicznym odczynnikami (testami) medycznymi EKD 5190Z, a także urządzeniami medycznymi współpracującymi ze sprzedawanymi testami a także serwisem tych urządzeń. Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług, spółka jest rezydentem w rozumieniu ustawy CIT. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi służące do prowadzenia działalności w zakresie wymienionym powyżej. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy.

Wydatki powyższe ponoszone są w celu osiągnięcia przychodów lub zabezpieczenia albo zachowania źródła przychodów, w związku z czym, co do zasady, Spółka jest uprawniona do ich zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów w podatku dochodowym od osób prawnych. W chwili obecnej część faktur jest otrzymywanych i wystawianych przez Spółkę w formie papierowej, są one przechowywane w Spółce w tej samej formie. Niemniej, celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej.

W odniesieniu do dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej, m.in.:

* faktur oraz faktur korygujących sprzedaż krajową i zagraniczną

* paragonów,

* rachunków,

* rozliczenia kosztów podróży służbowej,

* wyciągów bankowych,

* dowodów wpłat i wypłat (k.p., KW) zarówno własnych jak i obcych,

* decyzji urzędowych,

* tabel amortyzacyjnych

* deklaracji podatkowych

* list płac

* rejestrów VAT

* dokumentów magazynowych

oraz wszelkich innych dokumentów stanowiących dowód poniesienia kosztów, które Wnioskodawca otrzyma od swoich kontrahentów, planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF, dokumenty w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej zostaną zniszczone.

Procedura ta będzie obejmowała tylko dokumenty, które wpłynęły do Spółki po wdrożeniu systemu. Data wdrożenia procesu zostanie określona przez zarząd Spółki na podstawie uchwały ("Dzień Wdrożenia"). Dokumenty źródłowe, które Spółka otrzymywała oraz wystawiała w formie papierowej do Dnia Wdrożenia będą nadal przechowywane przez Spółkę w formie papierowej.

Dokumenty elektroniczne otrzymywane i wystawiane przez Spółkę przed Dniem Wdrożenia, jak i po Dniu Wdrożenia będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Digitalizacja dokumentów (przeniesienie ich treści na nośniki elektroniczne) będzie dotyczyła głównie faktur, które Spółka otrzymuje oraz wystawia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Faktury będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, a także sposób przechowywania będzie spełniał wymagania stawiane art. 71-73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047, z późn. zm.).

Treść papierowego dokumentu będzie zapisana w wersji elektronicznej w formacie nieedytowalnego pliku w formacie PDF, nie będzie mogła być w żaden sposób zmieniona, jej elektroniczny obraz oraz wydruk będzie możliwy w każdym czasie i nie będzie wykazywał żadnych różnic w stosunku do dokumentu w formie papierowej (wykorzystany zostanie odpowiedniej jakości sprzęt techniczny do skanowania i wydruku dokumentów).

Zeskanowane dokumenty będą przechowywane na serwerze w Austrii (z dostępem do nich w Polsce za pośrednictwem komputerów) do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Regularnie będą sporządzane kopie zapasowe danych z serwera. W Spółce zostanie wdrożony odpowiedni system uprawnień i zabezpieczeń dostępu do elektronicznych wersji dokumentów.

Spółka będzie przechowywała elektroniczne obrazy zeskanowanych dokumentów w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia (pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów, usługodawcy lub wystawcy dokumentu - tu w szczególności faktury, a także pewność co do autentyczności dokumentu), integralność treści (w dokumencie nie będzie możliwa zmiana danych), ponadto jak w poprzednim akapicie wskazano - dokumenty będą czytelne.

System archiwizacji faktur będzie umożliwiał dostęp on-line do przechowywanych faktur, na wypadek pojawienia się takiego żądania ze strony organów podatkowych (dostęp w siedzibie Spółki). Na żądanie organów podatkowych Spółka będzie w stanie zapewnić pełny i bezzwłoczny pobór dokumentów przechowywanych w wersji elektronicznej, a także możliwość przetwarzania danych w nich zawartych.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (w szczególności faktur) otrzymanych po Dniu Wdrożenia, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej?

Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku, gdy Spółka będzie dysponowała tylko elektronicznymi obrazami dokumentów (w szczególności faktur) otrzymanych po Dniu Wdrożenia, Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku naliczonego VAT wskazanego pierwotnie w fakturach otrzymanych w formie papierowej, w przypadku zniszczenia wersji papierowej faktury, ale przechowywanych w dalszym ciągu w wersji elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie natomiast z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki (odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych). Wykluczona jest zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Należy także wskazać, że ustawodawca stworzył podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Należy podkreślić, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Metoda przechowywania otrzymywanych faktur w systemie elektronicznym, którą zamierza zastosować Spółka, będzie spełniała warunki autentyczności, integralności i czytelności przechowywanych faktur, o których mowa w art. 106m ustawy o VAT, pozwalając na ich łatwe odszukanie oraz bezzwłoczny dostęp na żądanie organów skarbowych.

Ponadto w związku z tym, że dopuszczalne jest przechowywanie dokumentacji (w szczególności otrzymanych faktur i faktur korygujących) wyłącznie w formie elektronicznej, to tym samym należy przyjąć, iż ustawodawca dopuszcza możliwość odliczenia VAT z faktur zachowanych wyłącznie w tej formie. Twierdzenie, że podatnik może przechowywać dokumentację wyłącznie w formie elektronicznej, a równocześnie realizacja prawa do odliczenia VAT wymaga dysponowania dokumentem w formie papierowej, należałoby uznać za sprzeczne z zasadą racjonalnego ustawodawcy.

Faktury VAT przechowywane przez Spółkę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury archiwizowania, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów, będą uprawniały do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w nich wykazanego, w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z zastrzeżeniem art. 88 ustawy o VAT. W konsekwencji, fakt zniszczenia papierowych wersji dokumentów, które uprzednio zostaną zeskanowane w ramach elektronicznego przechowywania dokumentacji, nie będzie miał wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia) podatku VAT naliczonego wynikającego z takich dokumentów.

Podsumowując: stanowisko Spółki, zgodnie z którym Spółka zachowa prawo do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formie elektronicznej (uprzednio otrzymanych w formie papierowej), należy uznać za prawidłowe.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Jak stanowi art. 86 ust. 2 pkt 1 kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Nadmienić należy, że art. 88 ustawy zawiera katalog obostrzeń ograniczających realizację prawa do odliczenia podatku.

I tak w myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ww. ustawy nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Z powyższych przepisów wynika, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje tylko czynnym podatnikom podatku od towarów i usług w takim przypadku, gdy dokonywane zakupy mają związek z czynnościami opodatkowanymi. Odliczyć zatem można podatek naliczony, który jest związany z transakcjami opodatkowanymi podatnika, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego. Wskazana norma prawna wyraża zasadę neutralności podatku od towarów i usług, w następstwie której podatnicy realizujący czynności zwolnione, są w podobnej sytuacji jak ostateczny nabywca (konsument) towaru lub usługi, z wyjątkiem przypadków jednoznacznie wskazanych w ustawie o podatku od towarów i usług. Ustawa wyłącza zatem możliwość dokonywania odliczeń podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka jest zarejestrowana na terytorium kraju jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. Spółka nabywa różnego rodzaju towary i usługi służące do prowadzenia działalności w zakresie wymienionym powyżej. Z uwagi na fakt, że ww. zakupy są przez nią wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług, co do zasady przysługuje jej prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących te zakupy. Celem minimalizacji kosztów, a także ograniczenia ryzyka utraty i zniszczenia dokumentów źródłowych, Spółka rozważa zmianę praktyki przechowywania dokumentów otrzymywanych i wystawianych w formie papierowej. Planowane jest wprowadzenie procedury polegającej na zeskanowaniu ich i archiwizacji w formie elektronicznych plików w formacie PDF, dokumenty w formie papierowej po ich zarchiwizowaniu w formie elektronicznej zostaną zniszczone. Procedura ta będzie obejmowała tylko dokumenty, które wpłynęły do Spółki po wdrożeniu systemu. Data wdrożenia procesu zostanie określona przez zarząd Spółki na podstawie uchwały. Dokumenty źródłowe, które Spółka otrzymywała oraz wystawiała w formie papierowej do Dnia Wdrożenia będą nadal przechowywane przez Spółkę w formie papierowej. Natomiast dokumenty elektroniczne otrzymywane i wystawiane przez Spółkę przed Dniem Wdrożenia, jak i po Dniu Wdrożenia będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego w sytuacji gdy Spółka będzie dysponować tylko elektronicznymi obrazami faktur zakupowych otrzymywanych po Dniu Wdrożenia.

Należy zauważyć, że przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa/elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe. Jednakże w odniesieniu do faktur podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Jak rozstrzygnięto w interpretacji indywidualnej wydanej dla Spółki (znak 0114-KDIP1-1.4012.521.2017.1.KBR), opisana we wniosku procedura przechowywania dokumentów w formie elektronicznej (faktury w formacie pdf), będzie zgodna z warunkami przewidzianymi w przepisach prawa podatkowego o których mowa w art. 106m ustawy oraz art. 112 i art. 112a ustawy.

Odnosząc się do kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego z przedmiotowych faktur wskazać należy, że w świetle przytoczonych przepisów prawa i przedstawionych okoliczności faktury zakupowe przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanego systemu archiwizacji który jak wskazał Wnioskodawca zapewnia autentyczność pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur będą potwierdzały prawo Spółki do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach. Jednakże prawo to przysługuje w myśl art. 86 ust. 1 ustawy tylko i wyłącznie w sytuacji wykorzystywania nabytych towarów i usług do czynności opodatkowanych i niezaistnienia przesłanek negatywnych o których mowa w art. 88 ustawy. Sam fakt zniszczenia papierowych wersji faktur, które uprzednio zostaną wprowadzone do elektronicznej bazy danych nie będzie miał wpływu na zachowanie zrealizowanego prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wskazanego na takich fakturach, które zostały ujęte w ewidencji VAT za odpowiednie okresy rozliczeniowe.

Tym samym stanowisko Wnioskodawcy należy uznać za prawidłowe.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty opis sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Niniejsza interpretacja dotyczy wniosku w zakresie podatku od towarów i usług odnoszącego się do prawa do odliczenia podatku VAT z faktur przechowywanych w formacie PDF, natomiast w kwestii przechowywania dokumentacji podatkowej w wersji elektronicznej - została wydana odrębna interpretacja indywidualna. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, ul. Jasna 2/4, 00-013 Warszawa w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2017 r. poz. 1369, z późn.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.