0113-KDIPT2-1.4011.241.2017.1.KO - Wydatki na wyjazdy wykładowców jako koszty podatkowe firmy szkoleniowej.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawczyni przedstawione we wniosku z dnia 19 lipca 2017 r. (data wpływu 10 sierpnia 2017 r.) o wydanie interpretacji indywidualnej przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie kosztów uzyskania przychodów - jest prawidłowe.

W dniu 10 sierpnia 2017 r. został złożony ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Wnioskodawczyni prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą w ramach przedsiębiorstwa pod firmą..... Zakresem ww. działalności jest organizacja konferencji, targów, wystaw i kongresów na terenie całego kraju. Jest zarejestrowana jako czynny podatnik podatku od towarów i usług. W ramach wykonywanej działalności świadczy usługi organizacji konferencji na rzecz lub w ramach współpracy z towarzystwami naukowymi (najczęściej stowarzyszenia, fundacje) na podstawie zawieranych z tymi podmiotami pisemnych umów. W ramach ww. usługi, Wnioskodawczyni zajmuje się obsługą techniczną i administracyjną konferencji, tj. w szczególności prowadzenie rejestracji uczestników konferencji, zapewnienie uczestnikom konferencji zakwaterowania, obsługa techniczna konferencji - zapewnienie odpowiedniego miejsca do jej odbycia, sprzętu technicznego i obsługi, prowadzenie biura konferencji, obsługa wykładowców (zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia, zwrot kosztów podróży), itp. Za merytoryczną stronę konferencji odpowiada w całości towarzystwo naukowe, które układa jej program oraz wskazuje poszczególnych wykładowców, którzy udzielają wykładów. Co do zasady są oni osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą, ale część z nich jej nie prowadzi. Umowy ze wskazanymi wykładowcami zawierane są przez Wnioskodawczynię.

W 2017 r. oraz w latach następnych, Wnioskodawczyni zamierza zawierać z wykładowcami umowę o dzieło, w której umieszczony zostanie zapis dotyczący zwrotu kosztów podróży. W niektórych przypadkach umowa może mieć formę ustną (np. gdy wykładowca zobowiązuje się do świadczenia bez wynagrodzenia). W zależności od rodzaju podróży będzie to określona kwota zwracana za okazaniem biletu (w przypadku podróży np. pociągiem lub samolotem) albo kwota wyliczana na podstawie przedstawionej ewidencji przebiegu pojazdu, przedstawionej przez wykładowcę, zgodnej z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Powyższe będzie obowiązywało, jeśli w umowie z towarzystwem nie będzie istniał inny zapis dotyczący zwrotu kosztów podróży.

Przychody z prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej opodatkowane są podatkiem dochodowym od osób fizycznych, według 19% stawki. Wnioskodawczyni prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. W związku z organizacją konferencji ponosi różne wydatki: koszty wynajmu sal konferencyjnych, powierzchni wystawowych, usług cateringowych, usług przewozu osób i rzeczy, usług hotelowych, usług poligraficznych. Wszelkie wydatki wskazane we wniosku ponoszone są z zasobów majątkowych firmy Wnioskodawczyni.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytanie:

Czy koszty dojazdu wykładowców, pokrywane w związku z odpłatnym bądź nieodpłatnym wygłoszeniem wykładu, a dokumentowane za pomocą przedstawionych biletów, bądź ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnej z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, stanowią koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzonej przez Wnioskodawczynię działalności gospodarczej?

Zdaniem Wnioskodawczyni, ponoszone wydatki na koszty dojazdu wykładowców, a dokumentowane za pomocą biletów, bądź ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnej z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (w zależności od środku transportu), stanowią niewątpliwie koszty uzyskania przychodu w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy. Ustęp 1 pkt 46 tego artykułu przewiduje, że za koszt uzyskania przychodu nie można uznać kwoty większej, niż wynikająca z wyliczenia, którego podstawą jest ewidencja przebiegu pojazdu podana przez wykładowcę. W związku z tym bezsprzeczny jest fakt, że kwoty niższe mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Co do innych kosztów wskazanych we wniosku, to nie zostały one wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a niewątpliwie także są ponoszone w celu osiągnięcia przychodu z tytułu wykonania usługi organizacji konferencji.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawczyni w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 2032, z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Należy zauważyć, że powyższa definicja kosztów uzyskania przychodów sformułowana przez ustawodawcę w cyt. art. 22 ust. 1 ww. ustawy ma charakter ogólny, natomiast unormowania odnoszące się do kosztów są rozlegle i charakteryzują się znacznym stopniem komplikacji.

Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu, a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy, podstawową cechą kosztu podatkowego jest związek tego kosztu z przychodem (ewentualnie z zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów). Istotne znaczenie ma również cel, w jakim został poniesiony.

Bliżej zasadę tę opisuje wyrok NSA z dnia 16 października 2012 r., sygn. akt II FSK 430/11, w którym stwierdzono: "zwrot "w celu" oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym. Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku".

Zatem, aby uznać wydatek za koszt uzyskania przychodów, muszą być spełnione łącznie następujące warunki:

* wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika;

* poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów;

* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą;

* jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona;

* został właściwie udokumentowany;

* wydatek nie może znajdować się w katalogu kosztów określonych w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy przy tym zaznaczyć, że sam fakt niewymienienia określonego wydatku w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zawierającym katalog wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, nie może przesądzać automatycznie o możliwości uwzględnienia tego wydatku przy ustalaniu podstawy opodatkowania. Konieczne jest wykazanie związku ponoszonych kosztów z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą oraz uzyskiwanym z tej działalności przychodem.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.

Ponadto, należy mieć na względzie, że podatnik uznając wydatek za koszt uzyskania przychodu odnosi ewidentne korzyści, albowiem o ten koszt zmniejsza podstawę opodatkowania. Zatem możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien wiedzieć, że wydatek ten przyczyni się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia przychodu.

W zakresie obowiązków podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z art. 22 ust. 1 ww. ustawy. Przy czym, związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem wydatku, a osiągnięciem przychodu, bądź zachowaniem lub zabezpieczeniem jego źródła, należy oceniać indywidualnie w stosunku do każdego wydatku. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczynić się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów. Zauważyć przy tym należy, że konieczność poniesienia danego wydatku nie może wynikać z zaniedbań lub sprzecznych z prawem działań podatnika.

Ponadto, w myśl art. 23 ust. 1 pkt 46 ww. ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Przebieg pojazdu, o którym mowa w ust. 1 pkt 36 i 46, powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu. W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ww. ustawy).

Zgodnie z art. 23 ust. 7 ww. ustawy, ewidencja przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Pamiętać przy tym należy, że prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez wykładowcę nie zwalnia go z obowiązku posiadania dowodów potwierdzających wysokość ponoszonych wydatków dotyczących eksploatacji samochodu.

Wnioskodawczyni wskazała w opisie zdarzenia przyszłego, że prowadzi pozarolniczą działalność gospodarczą, której zakresem jest organizacja konferencji, targów, wystaw i kongresów na terenie całego kraju. W ramach wykonywanej działalności świadczy usługi organizacji konferencji na rzecz lub w ramach współpracy z towarzystwami naukowymi (najczęściej stowarzyszenia, fundacje) na podstawie zawieranych z tymi podmiotami pisemnych umów. W ramach ww. usługi Wnioskodawczyni zajmuje się obsługą techniczną i administracyjną konferencji, tj. w szczególności prowadzenie rejestracji uczestników konferencji, zapewnienie uczestnikom konferencji zakwaterowania, obsługa techniczna konferencji - zapewnienie odpowiedniego miejsca do jej odbycia, sprzętu technicznego i obsługi, prowadzenie biura konferencji, obsługa wykładowców (zapewnienie zakwaterowania, wyżywienia, zwrot kosztów podróży), itp. Za merytoryczną stronę konferencji odpowiada w całości towarzystwo naukowe, które układa jej program oraz wskazuje poszczególnych wykładowców, którzy udzielają wykładów. Co do zasady są oni osobami prowadzącymi własną działalność gospodarczą, ale część z nich jej nie prowadzi. Umowy ze wskazanymi wykładowcami zawierane są przez Wnioskodawczynię. W 2017 r. oraz w latach następnych Wnioskodawczyni zamierza zawierać z wykładowcami umowę o dzieło, w której umieszczony zostanie zapis dotyczący zwrotu kosztów podróży. W niektórych przypadkach umowa może mieć formę ustną (np. gdy wykładowca zobowiązuje się do świadczenia bez wynagrodzenia). W zależności od rodzaju podróży będzie to określona kwota zwracana za okazaniem biletu (w przypadku podróży np. pociągiem lub samolotem) albo kwota wyliczana na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu przedstawionej przez wykładowcę, zgodnej z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Powyższe będzie obowiązywało, jeśli w umowie z towarzystwem nie będzie istniał inny zapis dotyczący zwrotu kosztów podróży.

W świetle powyższego, mając na uwadze przedstawione zdarzenie przyszłe oraz biorąc pod uwagę przedstawione unormowania prawne, uznać należy, że wydatki związane z kosztami dojazdu wykładowców pokrywane przez Wnioskodawczynię, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Wskazane we wniosku wydatki spełniają bowiem przesłankę celowości ich poniesienia, wynikającą z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, tj. pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (służą osiągnięciu, zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów) oraz nie zostały wymienione w negatywnym katalogu kosztów zawartym w art. 23 ust. 1 ww. ustawy. Zatem, Wnioskodawczyni do kosztów uzyskania przychodów pozarolniczej działalności gospodarczej może zaliczyć wydatki poniesione tytułem zwrotu kosztów dojazdu wykładowców, udokumentowane za pomocą biletów, jak również wynikające z ewidencji przebiegu pojazdu, zgodnej z rozporządzeniem Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Przy czym, zaliczeniu do kosztów podatkowych może podlegać kwota odpowiadająca wysokości faktycznie poniesionych przez wykładowców i udokumentowanych wydatków związanych z eksploatacją samochodu osobowego, nie wyższa niż obliczona zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Należy dodać, że w związku z tym, że to pytanie podatkowe określone przez podatnika wyznacza zakres przedmiotowy wniosku, w niniejszej interpretacji indywidualnej odniesiono się ściśle do kwestii zawartej w pytaniu, tj. możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztów dojazdu wykładowców na podstawie art. 22 ust. 1 w zw. z art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Tym samym, nie została oceniona kwestia możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów innych wydatków wskazanych w opisie zdarzenia przyszłego.

Końcowo, tutejszy Organ nadmienia, że dla możliwości uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu, konieczne jest jego właściwe udokumentowanie. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie reguluje sposobu prawidłowego dokumentowania kosztów. Mocą art. 24a nakłada ona jednak na podatników obowiązek prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów albo ksiąg rachunkowych, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ww. ustawy.

Ponadto należy zauważyć, że interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawczynię w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego opisu sprawy we wniosku, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Należy przy tym zauważyć, że weryfikacja prawidłowości zaliczenia poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów może być dokonana jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej, do której zastosowanie mają przepisy określone w art. 14h ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201, z późn. zm.).

I tak, w świetle powyższego, w procesie wydawania interpretacji indywidualnych organ interpretacyjny nie dokonuje żadnych własnych ustaleń w ramach postępowania dowodowego, ale przedstawia wyłącznie ocenę stanowiska wnioskodawcy na tle przedstawionego przez niego stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Innymi słowy, podane przez wnioskodawcę fakty nie podlegają weryfikacji ani konfrontacji z dokumentami źródłowymi, ponieważ w oparciu o wydaną w indywidualnej sprawie interpretację, wnioskodawca uzyskuje jedynie informację o poglądzie organu w konkretnej, przedstawionej we wniosku sprawie.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawczynię i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji indywidualnej.

Zgodnie z art. 14na ustawy - Ordynacja podatkowa, przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego..... w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2017 r. poz. 1369, z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.