0113-KDIPT1-3.4012.62.2019.1.MK - Elektroniczna faktura VAT.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 stycznia 2019 r. (data wpływu 30 stycznia 2019 r.), o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

* prawidłowości przechowywania Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2,

* prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2,

* określenia momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku Sytuacji 1

* jest prawidłowe.

W dniu 30 stycznia 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

* prawidłowości przechowywania Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2,

* prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2,

* określenia momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku Sytuacji 1.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny oraz zdarzenie przyszłe.

a. Uwagi wstępne

X Sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami, fakturami korygującymi, paragonami oraz innymi dokumentami otrzymywanymi od dostawców w formie papierowej (dalej łącznie jako: Dokumenty zakupowe lub Dokumentacja zakupowa) lub elektronicznej.

W związku z dużą skalą prowadzonej działalności, Spółka otrzymuje znaczne ilości Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur, których archiwizacja i przechowywanie wiąże się z wysokimi kosztami. W ramach planowanych działań mających na celu usprawnienie procesu archiwizacji i przechowywania dokumentów, Spółka planuje wdrożenie systemu umożliwiającego przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej. W tym zakresie Spółka rozważa możliwość zlecenia procesu skanowania i przechowywania Dokumentów zakupowych przez wyspecjalizowany w tym zakresie podmiot zewnętrzny (dalej: Usługodawca) zgodnie z poniższą procedurą.

b. Procedura elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych

Zgodnie z planowaną procedurą:

* Dokumenty zakupowe (w formie papierowej) dostarczane będą przez dostawców Spółki zasadniczo bezpośrednio Usługodawcy, jako podmiotowi upoważnionemu przez Spółkę do odbioru w imieniu i na rzecz Spółki Dokumentacji zakupowej (jakkolwiek nie można wykluczyć sytuacji, w których pojedyncze Dokumenty zakupowe, w tym faktury, przekazane zostaną przez kontrahenta w pierwszym kroku pracownikowi Spółki, który następnie przekaże je niezwłocznie Usługodawcy).

* wybrani pracownicy Spółki, nabywając towary i usługi w ramach obowiązków służbowych (np. w trakcie delegacji), będą dostarczać skany bądź fotografie otrzymanych Dokumentów zakupowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania lub aplikacji. W takim przypadku oryginał Dokumentu zakupowego nie będzie przekazywany Usługodawcy.

W tym miejscu Spółka pragnie wyjaśnić, iż niniejszy wniosek dotyczy sytuacji, w których:

1. Dokumenty zakupowe są bezpośrednio przekazywane od dostawców do Usługodawcy (dalej: Sytuacja 1); oraz 2. pojedyncze dokumenty zakupowe są przekazywane przez kontrahenta pracownikowi Wnioskodawcy (w tym także w siedzibie Wnioskodawcy), który następnie przekazuje je Usługodawcy (dalej: Sytuacja 2).

Usługodawca dokonywać będzie następnie całości prac związanych z elektroniczną archiwizacją dokumentacji, polegających w szczególności na sortowaniu zgromadzonych dokumentów, nadawaniu im odpowiednich numerów referencyjnych (kodów) oraz skanowaniu dokumentów do wybranego formatu elektronicznego (co do zasady pdf lub tiff), indeksowaniu i umieszczaniu w archiwum elektronicznym należącym do Usługodawcy lub X. Z uwagi na fakt, iż za pełen zakres prac związanych z archiwizacją Dokumentacji zakupowej odpowiedzialny będzie Usługodawca, generalnie całość Dokumentacji zakupowej (z zastrzeżeniem powyższych uwag) przekazywana będzie przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (tj. z pominięciem Spółki). Spółka powiadomi swoich dostawców o zmianie adresu, na jaki powinni dostarczać faktury za nabyte przez Spółkę towary i usługi.

Dostęp do zeskanowanych w ramach niniejszej procedury Dokumentów zakupowych będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych pracowników działu księgowości Spółki lub pracowników podmiotu do tego upoważnionego. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać elektroniczne obrazy Dokumentów zakupowych (dalej również jako: skany Dokumentów zakupowych) przy wykorzystaniu m.in. numeru referencyjnego, NIPu dostawcy czy daty wystawienia faktury. Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie skanów Dokumentów zakupowych w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć zatem możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania skanów Dokumentów zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

W efekcie wdrożenia powyższego rozwiązania w każdym momencie służby finansowo-księgowe Spółki będą miały dostęp przez dedykowany system do skanu danego Dokumentu zakupowego. W ramach obowiązujących przepisów prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie więc w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających. Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu tworząc tym samym wierną elektroniczną kopię danego Dokumentu zakupowego. Powyższe zapewniać będą przeprowadzane przez Spółkę kontrole biznesowe, które umożliwiać będą ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Sposób przechowywania dokumentów w elektronicznym archiwum zapewniać będzie bezpieczeństwo danych / możliwość ich odtworzenia również w przypadku awarii (w przypadku prowadzenia archiwum przez wyspecjalizowany podmiot zewnętrzny, okoliczność taka zostanie uregulowana w umowie zawartej z tym podmiotem).

Ponadto, proces archiwizacji i przechowywania dokumentów (w tym ich skanowania) zapewniony przez Usługodawcę odbywać będzie się w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury nie będą zatem w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania elektronicznych kopii faktur zakupowych przez Usługodawcę, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie przez Usługodawcę na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami.

W przypadku przechowywania przedmiotowej dokumentacji poza granicami Polski, Spółka zapewni, iż sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi dostęp on-line do tej dokumentacji odpowiednim organom (zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.; dalej: ustawa o VAT)).

Biorąc pod uwagę powyższe, Spółka pragnie podkreślić w szczególności, iż w obu wskazanych w ramach niniejszego wniosku sytuacjach (tj. Sytuacji 1 i Sytuacji 2):

a. skany lub zdjęcia faktur dokumentujących nabycie towarów i usług są/będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

b. Wnioskodawca zapewnia/zapewni naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur oraz bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

c. w przypadku, gdy dokumenty te są/będą przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej, sposób ich przechowywania umożliwi/będzie umożliwiać naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie elektronicznych wersji Dokumentów zakupowych a następnie zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie księgowym, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem faktur papierowych planuje ich utylizację.

Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny, Spółka chciałaby potwierdzić wybrane implikacje podatkowe związane z wprowadzeniem opisanej procedury archiwizacji dokumentów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania faktur (zarówno w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2)?

2. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych (zarówno w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2), przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT?

3. Czy w Sytuacji 1, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż:

1. W świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT, dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania faktur (zarówno w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2).

2. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych (zarówno w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2), przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

3. W Sytuacji 1, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy.

Ad. 1

Sposób archiwizowania i przechowywania Dokumentów zakupowych

a. Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT: "Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...)" Art. 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż "

1. Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych."

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT: "

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm., dalej: Ordynacja lub OP) "Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej".

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP "Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku".

b. Warunki przechowywania Dokumentacji zakupowej

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju). W konsekwencji należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż w ramach procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, o której mowa w niniejszym wniosku, Dokumenty zakupowe w formie elektronicznej będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

1. Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

2. Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

3. Zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;

4. W przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

5. Zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe w ocenie Spółki w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.

W szczególności należy wskazać, iż:

Ad 1.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego / zdarzenia przyszłego, Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie przez Usługodawcę, przy czym dokumentacja ta przechowywana będzie w sposób uniemożliwiający ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania elektronicznych kopii faktur zakupowych przez Usługodawcę, aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ad 2.

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie skanów Dokumentów zakupowych w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania skanów Dokumentów zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

Ad 3.

Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT "Przez autentyczność pochodzenia Faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury". Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT "Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura".

Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (https://sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny.html), "czytelny" oznacza:

Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania i zrozumiałość. Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT "Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług".

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż, jak wynika z przedstawionego opisu stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego, treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury nie będą w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach, a planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres ich przechowywania. Ponadto, wykorzystywane w tym celu oprogramowanie uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu tworząc tym samym wierną elektroniczną kopię danego Dokumentu zakupowego.

Proces skanowania zapewniony przez Usługodawcę odbywać będzie się zatem w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności Dokumentów zakupowych, w tym w szczególności faktur.

Ad 4.

Spółka pragnie wskazać, iż Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie przez Usługodawcę na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami.

W przypadku przechowywania przedmiotowej dokumentacji poza granicami Polski, Spółka zapewni, iż sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą środków elektronicznych.

Ad 5.

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie skanów Dokumentów zakupowych w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i pobrania Dokumentów zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Dokumentów zakupowych, a także danych z nich wynikających.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone w wydanych interpretacjach indywidualnych przykładowo:

* w interpretacji indywidualnej z dnia 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.672.2018.3.PR, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pełni potwierdził stanowisko wnioskodawcy przedstawione w ramach tożsamego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego będącego przedmiotem wniosku o interpretację indywidualną.

* w interpretacji indywidualnej z dnia 23 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.MN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż " (...) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych".

* w interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: "(...) przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami."

* w interpretacji indywidualnej z dnia 6 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.529.2017.l.JF, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: "(...) W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur (faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp on-line do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego jest zgodne z powołanymi przepisami."

Mając na uwadze przedstawioną powyżej argumentację oraz stanowiska organów podatkowych Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż w świetle ustawy o VAT, w szczególności art. 106m, art. 112 oraz art. 112a ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie Dokumentów zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.

Ad. 2

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT "W zakresie, w jakim towary i usług: są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego" (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT "Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi". Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT "Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy". Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną określone warunki tj. (i) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii) nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, (iii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz (iv) podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup. Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczny jest również brak wystąpienia przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych faktur zakupowych. Zdaniem Spółki sposób późniejszego przechowywania faktur dokumentujących dokonane zakupy pozwoli na przyjęcie konkluzji, iż Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego. W ocenie Spółki nie ma przy tym znaczenia, iż faktura zakupowa będzie następnie przechowywana przez Spółkę wyłącznie w formie elektronicznej, przy zastosowaniu określonej w stanie faktycznym procedury elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych.

Spółka pragnie wskazać również, iż analiza przepisów ustawy o VAT przedstawiona przez Wnioskodawcę w ramach uzasadnienia do pytania nr 1 wskazuje, iż przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy ww. przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych - tj. może zdecydować się na archiwizację w formie papierowej lub formie elektronicznej.

Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały otrzymane w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie faktur otrzymanych przez podatnika w formie papierowej.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA):

* w wyroku z 7 marca 2013 r. o sygn. I FSK 681/12 NSA przywołał ugruntowane już orzecznictwo odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego/ zdarzenia przyszłego i stwierdził: "(...) w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur".

* w wyroku z 3 listopada 2009 r. o sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: "Naczelny Sąd Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (...) Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe. jak ekologiczne czy ekonomiczne". (podkreślenie Spółki]

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisana przez Spółkę procedura elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić, iż - jak w wskazano w uzasadnieniu do pytania nr 1 niniejszego wniosku - opisany przez nią system przechowywania faktur w formie elektronicznej pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych zawartych w fakturach elektronicznych. W konsekwencji, tak zarchiwizowane faktury będą wystarczającym dowodem w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej/skarbowej.

Podsumowując, w opinii Wnioskodawcy, Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur zakupowych otrzymanych od dostawców w formie papierowej, które następnie będą przechowywane jedynie w formie elektronicznej zgodnie z przedstawioną w ramach niniejszego wniosku procedurą elektronicznego przechowywania Dokumentów zakupowych, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz brak wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT.

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1- 3.4012.672.2018.3.PR, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.l.DG oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., sygn. IPTPP4/4512-129/15-4/OS.

Ad. 3

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: "Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy". Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż jak wynika z przedstawionego w ramach niniejszego wniosku stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, co do zasady całość Dokumentacji zakupowej przekazywana będzie przez dostawców Spółki bezpośrednio do Usługodawcy (tj. z pominięciem Spółki) jako podmiotu upoważnionego przez Spółkę do odbioru Dokumentacji zakupowej w imieniu i na jej rzecz. Spółka powiadomi swoich dostawców o zmianie adresu, na jaki powinni dostarczać faktury za nabyte przez Spółkę towary i usługi.

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż podmiotem odpowiedzialnym za odbiór Dokumentów zakupowych w tym faktur w imieniu i na rzecz Spółki jest Usługodawca. Usługodawca bowiem, jako podmiot dostarczający kompleksowe rozwiązanie w zakresie archiwizacji Dokumentów zakupowych, jest podmiotem upoważnionym do odbioru i dalszego przetwarzania (tj. segregowania, skanowania, archiwizowania) otrzymanej dokumentacji.

Kwestia momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego oraz termin jego realizacji w przypadku gromadzenia dokumentacji przez działający w imieniu i na rzecz podatnika podmiot dostarczający rozwiązań w zakresie elektronicznej archiwizacji dokumentów była przedmiotem analizy w ramach wydanych interpretacji indywidualnych. Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 19 czerwca 2013 r., sygn. IPTPP2/443-256/13-2/PR, Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi wskazał, iż: "Dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji decydujące znaczenie ma data otrzymania faktury. W przedmiotowej sprawie upoważnionym przez Wnioskodawcę do odbioru faktur będzie podmiot zewnętrzny, a zatem otrzymanie faktur przez ten podmiot wywołuje skutki prawnopodatkowe dla Zainteresowanego. (...) W przedmiotowej sprawie należy stwierdzić, iż momentem otrzymania przez Wnioskodawcę faktury jest jej odbiór przez podmiot zewnętrzny posiadający upoważnienie do odbioru faktur. W przypadku, gdy prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, to data odbioru faktury przez podmiot zewnętrzny jest datą powstania prawa do odliczenia przez Wnioskodawcę podatku naliczonego. Wskazane natomiast przez Wnioskodawcę techniczne rozwiązania dotyczące rejestrowania otrzymanych dokumentów (poprzez ich skanowanie) nie mogą decydować o ustaleniu terminu otrzymania faktury przez podatnika" (podkreślenie - Wnioskodawca).

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.672.2018.3.PR.

Mając na uwadze powyższe, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy uznać dzień wpływu przedmiotowej faktury do Usługodawcy.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę w przedmiotowym wniosku interpretacji należy wskazać, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach, w których indywidualnie oceniano stan faktyczny/zdarzenie przyszłe i stanowisko wnioskodawcy. Powołane interpretacje nie stanowią źródła prawa i tutejszy organ nie jest nimi związany.

Należy również wskazać, że orzeczenia sądów nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, że są one rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się odnoszącym, w związku z tym nie mają waloru wykładni powszechnie obowiązującej.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym zaistniałym stanie faktycznym oraz stanu prawnego obowiązującego w dacie wydania interpretacji w części dotyczącej zdarzenia przyszłego.

W tym miejscu należy wskazać, że wniosek dotyczy 3 stanów faktycznych i 3 zdarzeń przyszłych w zakresie podatku od towarów i usług. Natomiast, Wnioskodawca we wniosku wskazał iż wniosek dotyczy 6 stanów faktycznych i 6 zdarzeń przyszłych oraz w dniu 22 stycznia 2019 r. dokonał wpłaty 480 zł. Kwota 240 zł została przypisana na poczet 3 stanów faktycznych i 3 zdarzeń przyszłych w zakresie podatku od towarów i usług. W związku z powyższym, kwota 240 zł jest wpłatą wyższą od należnej. Zatem stanowi nadpłatę i podlega zwrotowi na numer rachunku bankowego wskazany we wniosku ORD-IN z dnia 29 stycznia 2019 r.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania). Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2018 r. poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.