0113-KDIPT1-3.4012.59.2019.1.MJ - Elektroniczna faktura VAT.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm.), Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z dnia 29 stycznia 2019 r. (data wpływu 30 stycznia 2019 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

* prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie skanów faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2,

* określenia momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku Sytuacji 1

- jest prawidłowe.

W dniu 30 stycznia 2019 r. wpłynął do tutejszego organu ww. wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

* prawa do odliczenia podatku naliczonego na podstawie skanów faktur zakupowych przechowywanych wyłącznie w wersji elektronicznej w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2,

* określenia momentu powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego w przypadku Sytuacji 1.

We wniosku przedstawiono następujący stan faktyczny i zdarzenie przyszłe.

A... sp. z o.o. (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest zarejestrowana jako podatnik VAT czynny. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabywa towary i usługi dokumentowane fakturami i fakturami korygującymi lub innymi dokumentami księgowymi otrzymywanymi od dostawców w formie papierowej lub elektronicznej.

W przypadku faktur wystawianych przez dostawców w formie papierowej, Spółka przewiduje, iż w przyszłości mogą zostać wdrożone następujące formy dostarczania faktur zakupowych:

* przed wysyłką papierowych wersji faktur dostawcy we własnym zakresie zeskanują wystawione na rzecz Spółki faktury (co do zasady do formatu pdf lub tiff) oraz prześlą je Spółce w wersji elektronicznej na adres poczty elektronicznej dedykowany przez Spółkę do odbioru faktur lub zamieszczą na dedykowanym portalu (supplier portal), do którego mają dostęp zarówno dostawca jak i A... sp. z o.o. (dalej: Sytuacja 1);

* pracownicy Wnioskodawcy nabywający towary i usługi w ramach obowiązków służbowych (np. w trakcie delegacji) przekażą Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania lub aplikacji (dalej: Sytuacja 2). Należy przy tym wskazać, iż pracownicy otrzymują/będą otrzymywać dokumenty związane z zakupem towarów i usług w formie papierowej (w takim wypadku pracownicy przekażą Spółce skany bądź fotografie przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania lub aplikacji) lub w formie elektronicznej (w takim wypadku pracownicy przekażą Spółce elektroniczne wersje przedmiotowych faktur zakupowych lub innych dokumentów księgowych za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania lub aplikacji).

Otrzymane przez pracowników Wnioskodawcy faktury dokumentujące dane wydatki (zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej) są/będą wystawione na Wnioskodawcę.

Elektroniczne wersje faktur otrzymywane od dostawców oraz przekazywane przez pracowników w formie papierowej i elektronicznej zwane będą w dalszej części wniosku łącznie jako: Skany faktur zakupowych, natomiast moment wpływu Skanu faktury zakupowej na adres elektroniczny wskazany powyżej oraz do dedykowanego oprogramowania/aplikacji/portalu dostawcy zwany będzie dalej łącznie jako: Dzień wpływu faktury do systemu.

Możliwe są przy tym sytuacje, w których po otrzymaniu Skanu faktury zakupowej Spółka otrzyma przedmiotową fakturę również w wersji papierowej, jak i sytuacje, w których Spółka otrzyma jedynie Skan faktury zakupowej (bez późniejszego otrzymania jej wersji papierowej).

Wnioskodawca jako nabywca towarów i usług wyraża/będzie wyrażał zasadniczo zgodę (akceptację) na przesyłanie mu faktur w formie skanów, przy czym co do zasady zgoda ta nie będzie wyrażona w formie pisemnej umowy, oświadczenia lub innego formalnego dokumentu o podobnym charakterze. Zgoda (akceptacja) na przesyłanie Wnioskodawcy faktur w formie skanów może mieć charakter dorozumiany (wyrażony przykładowo w formie zapłaty kwot wskazanych na fakturze otrzymanej w formie skanu).

Proces skanowania faktur do formatu elektronicznego przez dostawców (lub pracowników Spółki) i dostarczania ich na adres wskazany przez A... sp. z o.o., poprzez dedykowane oprogramowanie (supplier portal) lub aplikację, odbywać będzie się w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury nie będą zatem w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach. Ponadto, wykorzystywane przez dostawców (lub Spółkę w przypadku nabycia dokonywanego przez pracowników) oprogramowanie w zakresie skanowania faktur uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu (zarówno przez danego dostawcę jak i przez Spółkę, a także pracowników Spółki oraz pracowników uprawnionego przez Spółkę podmiotu zewnętrznego), tworząc tym samym wierną elektroniczną kopię danej faktury. Powyższe zapewniać będą przeprowadzane przez Spółkę kontrole biznesowe, które umożliwiać będą ustalenie wiarygodnej ścieżki audytu pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Dodatkowo, planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia tak sporządzonej dokumentacji uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu zarchiwizowania przez Spółkę Skanów faktur zakupowych otrzymanych od dostawców (lub pracowników Spółki), aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dostęp do przechowywanych przez Spółkę Skanów faktur zakupowych będzie możliwy wyłącznie przez upoważnionych pracowników działu księgowości Spółki lub pracowników uprawnionego do tego podmiotu. Wybrani pracownicy będą mogli ponadto wyszukiwać Skany faktur zakupowych przy wykorzystaniu m.in. numeru referencyjnego, NIPu dostawcy czy daty wystawienia faktury. Wnioskodawca pragnie wskazać również, iż planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Skanów faktur zakupowych w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć zatem możliwość szybkiego zlokalizowania i wydrukowania bądź zaprezentowania w formie elektronicznej Skanów faktur zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, w ramach obowiązujących przepisów prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Skanów faktur zakupowych, a także danych z nich wynikających.

Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie przez Spółkę bądź wyspecjalizowany w tym zakresie podmiot zewnętrzny na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami. W przypadku przechowywania przedmiotowej dokumentacji poza granicami Polski, Spółka zapewni, iż sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi dostęp on-line do tej dokumentacji odpowiednim organom (zgodnie z art. 112a ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm.; dalej: ustawa o VAT)).

Ponadto, otrzymane przez Wnioskodawcę faktury zakupowe przechowywane będą w sposób zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Sposób przechowywania dokumentów w elektronicznym archiwum zapewniać będzie bezpieczeństwo danych/możliwość ich odtworzenia również w przypadku awarii (w przypadku prowadzenia archiwum przez wyspecjalizowany podmiot zewnętrzny, okoliczność taka zostanie uregulowana w umowie zawartej z tym podmiotem).

Po dokonaniu wszystkich wskazanych powyżej działań mających na celu stworzenie przez dostawcę Spółki (lub pracownika Spółki) elektronicznych wersji faktur papierowych, a następnie przesłaniu ich Spółce, zapisaniu i zabezpieczeniu ich w wewnętrznym systemie księgowym Wnioskodawcy, Spółka w celu ograniczenia kosztów związanych z przechowywaniem faktur papierowych (dla których posiada ich elektroniczny obraz) planuje ich utylizację.

Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny, Spółka chciałaby potwierdzić wybrane implikacje podatkowe związane z wprowadzeniem opisanej procedury archiwizacji dokumentów.

W związku z powyższym opisem zadano następujące pytania.

1. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie na podstawie Skanów faktur zakupowych, które będą przechowywane przez Spółkę jedynie w wersji elektronicznej zgodnie z warunkami opisanymi w ramach niniejszego wniosku, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT (zarówno w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2)?

2. Czy w Sytuacji 1, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy uznać Dzień wpływu faktury do systemu?

Zdaniem Wnioskodawcy,

Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż:

1. Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie na podstawie Skanów faktur zakupowych, które będą przechowywane przez Spółkę jedynie w wersji elektronicznej zgodnie z warunkami opisanymi w ramach niniejszego wniosku, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT (zarówno w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2).

2. W Sytuacji 1, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy uznać Dzień wpływu faktury do systemu.

Ad. 1

a. Sposób skanowania faktur zakupowych oraz ich przechowywania

Regulacje z zakresu przepisów prawa podatkowego

Zgodnie z art. 112 ustawy dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm., dalej: ustawa o VAT): "Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (...)"

Artykuł 112a ustawy o VAT wskazuje natomiast, iż

"1.Podatnicy przechowują:

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

2. Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

3. Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

4. Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych."

Dodatkowo, zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1. "Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

5. Poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Zgodnie z art. 86 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800, z późn. zm., dalej: Ordynacja lub OP) "Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej".

Zgodnie natomiast z art. 70 § 1 OP "Zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku".

Warunki przechowywania faktur zakupowych

Mając na uwadze powyższe, Wnioskodawca pragnie wskazać, iż przepisy podatkowe, w szczególności regulacje ustawy o VAT, nie precyzują formy przechowywania dokumentów (tj. formy papierowej bądź elektronicznej), o których mowa w przytoczonych powyżej przepisach. Regulacje ustawy o VAT nie wskazują również żadnych szczegółowych zasad w przedmiotowym zakresie dla dokumentów (w tym w szczególności faktur) przechowywanych elektronicznie (poza sytuacją, w której faktury elektroniczne przechowywane są poza terytorium kraju).

W konsekwencji, należy uznać, iż wskazane powyżej regulacje dotyczące przechowywania dokumentów, w tym faktur, muszą być spełnione zarówno w odniesieniu do dokumentów przechowywanych w formie papierowej, jak i elektronicznej.

Mając na uwadze powyższe, dla stwierdzenia, iż Skany faktur zakupowych będą przechowywane zgodnie z przepisami ustawy o VAT, konieczne jest łączne spełnienie następujących warunków:

1. Dokumentacja przechowywana będzie do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tj. do czasu upływu 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;

2. Dokumentacja przechowywana będzie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie;

3. Zapewniona zostanie autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do końca wymaganego okresu przechowywania;

4. W przypadku podatników posiadających siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju faktury przechowywane będą na terytorium kraju. Spełnienie przedmiotowego warunku nie jest wymagane w przypadku faktur przechowywanych poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

5. Zapewniony zostanie organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na ich żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur przechowywanych elektronicznie, ich pobór oraz przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe w ocenie Spółki w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest archiwizowanie i przechowywanie faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej (tj. w postaci Skanów faktur zakupowych) z uwagi na fakt, iż łącznie spełnione zostaną wszystkie wymienione powyżej warunki wynikające z ustawy o VAT.

W szczególności należy wskazać, iż:

Ad 1.

Jak wynika z opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, planowany przez Spółkę sposób zabezpieczenia Skanów faktur zakupowych uniemożliwi ingerencję w ich treść przez cały okres począwszy od momentu otrzymania Skanów faktur zakupowych od dostawców (lub pracowników Spółki), aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Ad 2.

Planowany przez Spółkę sposób archiwizacji przewiduje przechowywanie Skanów faktur zakupowych w sposób umożliwiający ich szybką lokalizację i dostęp do dokumentów, przykładowo za wybrany okres rozliczeniowy. W tym zakresie Spółka będzie mieć zatem możliwość szybkiego zlokalizowania i wydrukowania bądź zaprezentowania w formie elektronicznej Skanów faktur zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego.

Ad 3.

Zgodnie z przytoczonym powyżej art. 106m ust. 2 ustawy o VAT "Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury". Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 3 ustawy o VAT "Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura". Z uwagi na fakt, iż regulacje ustawy o VAT nie definiują pojęcia czytelności faktury, istotne w tym zakresie pozostaje odwołanie się do jej słownikowej definicji. I tak, zgodnie ze Słownikiem Języka Polskiego Wydawnictwa Naukowego PWN (https://sjp.pwn.pl/szukaj/czytelny.html), "czytelny" oznacza:

Mając na uwadze powyższe, czytelność faktury należy rozumieć jako łatwość jej odczytania i zrozumiałość.

Zgodnie natomiast z art. 106m ust. 4 ustawy o VAT "Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług".

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż, jak wynika z przedstawionego opisu stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, skanowanie faktur do formatu elektronicznego przez dostawców (lub pracowników Spółki) odbywać będzie się w sposób umożliwiający zachowanie autentyczności pochodzenia, integralności treści, kompletności i czytelności faktur. Treści zamieszczone na elektronicznym obrazie faktury nie będą zatem w żaden sposób odbiegać od treści zawartych na ich papierowych odpowiednikach. Ponadto, wykorzystywane przez dostawców (lub Wnioskodawcę w przypadku faktur skanowanych przez pracowników Spółki) oprogramowanie w zakresie skanowania faktur uniemożliwiać będzie nanoszenie jakichkolwiek zmian w treści zeskanowanego dokumentu (zarówno przez danego dostawcę jak i przez Spółkę lub jej pracownika), tworząc tym samym wierną elektroniczną kopię danej faktury.

Ad 4.

Dokumentacja zakupowa w formie elektronicznego archiwum przechowywana będzie przez Spółkę bądź wyspecjalizowany w tym zakresie podmiot zewnętrzny na serwerach znajdujących się na terytorium Polski lub poza jej granicami.

W przypadku przechowywania przedmiotowej dokumentacji poza granicami Polski, Spółka zapewni, iż sposób jej przechowywania w formie elektronicznej umożliwi naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, dostęp on-line do tej dokumentacji za pomocą środków elektronicznych.

Ad 5.

Spółka będzie mieć możliwość szybkiego zlokalizowania i wydrukowania bądź zaprezentowania w formie elektronicznej Skanów faktur zakupowych dotyczących danego okresu rozliczeniowego. W konsekwencji, w ramach obowiązujących przepisów prawa podatkowego, na żądanie organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej, Spółka będzie w stanie zapewnić bezzwłoczny dostęp do przechowywanych w formie elektronicznej Skanów faktur zakupowych, a także danych z nich wynikających.

Mając na uwadze powyższe, w ocenie Wnioskodawcy w świetle ustawy o VAT dopuszczalne jest skanowanie i przechowywanie faktur zakupowych wyłącznie w formie elektronicznej zgodnie z warunkami opisanymi w ramach niniejszego wniosku.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone w wydanych interpretacjach indywidualnych przykładowo:

* w interpretacji indywidualnej z dnia 10 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.669.2018.3.JN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w pełni potwierdził stanowisko wnioskodawcy przedstawione w ramach tożsamego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego będącego przedmiotem wniosku o interpretację indywidualną.

* w interpretacji indywidualnej z dnia 23 sierpnia 2018 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.432.2018.1.MN, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż " (...) obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych".

* w interpretacji indywidualnej z dnia 8 maja 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.168.2018.1.KB, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: "(...) przechowywanie wyłącznie w formie elektronicznej (bez konieczności przechowywania w formie papierowej) faktur otrzymanych w formie papierowej - w sposób opisany przez Wnioskodawcę, czyli do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego, przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur, a także umożliwieniu bezzwłocznego dostępu do nich i ich poboru zapewniającego możliwość odczytu obrazu oraz zapewnienia możliwości przetwarzania danych w nich zawartych na żądanie odpowiedniego organu - będzie zgodne z przytoczonymi przepisami."

* w interpretacji indywidualnej z dnia 6 lutego 2018 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.529.2017.1JF, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, iż: "(...) W świetle powołanych przepisów oraz wskazanych okoliczności sprawy, należy stwierdzić, że przechowywanie Faktur (faktur, faktur korygujących oraz ich duplikatów) przez Spółkę w formie elektronicznej zapewniającej autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów, a także umożliwiającej dostęp on-line do tych faktur na żądanie odpowiedniego organu skarbowego jest zgodne z powołanymi przepisami."

b. Prawo do odliczenia podatku naliczonego

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT "W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego" (z zastrzeżeniami niemającymi zastosowania w przedmiotowej sprawie).

Z kolei w świetle art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT "Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi". Natomiast w świetle art. 86 ust. 10 ustawy o VAT "Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy". Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Analiza powyższych przepisów wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi w sytuacji, gdy spełnione zostaną określone warunki tj. (i) odliczenia dokonuje podatnik podatku od towarów i usług, (ii) nabywane towary i usługi w odniesieniu do których został naliczony podatek są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, (iii) w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, oraz (iv) podatnik otrzymał fakturę dokumentującą zakup. Poza wskazanymi powyżej przesłankami pozytywnymi dającymi prawo do odliczenia VAT naliczonego, konieczne jest również wystąpienie braku przesłanek negatywnych określonych przez ustawodawcę w art. 88 ustawy o VAT.

Po spełnieniu powyższych warunków, w ocenie Spółki, będzie ona uprawniona do odliczenia kwoty VAT wynikającej z otrzymanych faktur zakupowych.

Zdaniem Spółki sposób otrzymania i późniejszego przechowywania faktur zakupowych otrzymanych od dostawców (lub pracowników Spółki) jedynie w postaci Skanów faktur zakupowych dokumentujących dokonane zakupy pozwoli na przyjęcie konkluzji, iż Spółka spełnia wszystkie warunki uprawniające do odliczenia podatku naliczonego. W ocenie Spółki nie ma przy tym znaczenia, iż Spółka nie będzie gromadzić papierowych faktur zakupowych, a jedynie ich skany w wersji elektronicznej. Spółka pragnie wskazać bowiem, iż przepisy ustawy o VAT nie określają, w jakiej formie faktury muszą być przechowywane. Co więcej, z analizy przedmiotowych przepisów należy wywieść, iż podatnik ma dowolność co do wyboru formy przechowywania faktur zakupowych, tj. Może zdecydować się na archiwizację w formie papierowej lub formie elektronicznej.

Skoro bowiem podatnicy uprawnieni są (po spełnieniu dodatkowego warunku odnoszącego się do zapewnienia dostępu do dokumentów, o którym mowa w art. 112a ust. 3 ustawy o VAT) do przechowywania poza terytorium kraju otrzymanych przez siebie faktur w formie elektronicznej, przy czym przepis nie ogranicza swojej dyspozycji wyłącznie do faktur otrzymanych również w takiej formie, to analogicznie należy wnioskować, iż faktury mogą być w formie elektronicznej przechowywane także w sytuacji, gdy zostały utworzone w formie papierowej, a dopiero następnie nadano im formę elektroniczną dla potrzeb wysyłki i archiwizacji.

W konsekwencji, zdaniem Spółki, skoro ustawa o VAT jest podstawowym aktem prawnym regulującym kwestie zawartości, formy i sposobu przechowywania faktur papierowych i ustawa ta dopuszcza wprost możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej, to nie powinno budzić wątpliwości, iż w takiej formie dozwolone jest przechowywanie otrzymanych od dostawców (lub pracowników Spółki) Skanów faktur zakupowych.

Na poparcie swojego stanowiska Spółka pragnie wskazać, iż także sądy wielokrotnie orzekały, że przechowywanie egzemplarzy papierowych faktur w formie elektronicznej jest dopuszczalne i nie narusza prawa wspólnotowego. W powyższej kwestii wypowiadał się również Naczelny Sąd Administracyjny (dalej: NSA):

* w wyroku z 7 marca 2013 r. o sygn. I FSK 681/12 NSA przywołał ugruntowane już orzecznictwo odwołujące się do sytuacji przedstawionej w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego i stwierdził: "(...) w sytuacji gdy ustawodawca krajowy nie skorzystał z opcji przewidzianej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy 2006/112/WE, nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia mieszanego systemu wysyłania i przechowywania faktur. Istotne jest bowiem przede wszystkim to, by zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści przechowywanych faktur".

* w wyroku z 3 listopada 2009 r. o sygn. I FSK 1169/08 sąd uznał: "Naczelny Sąd Administracyjny nie podziela zapatrywania Sądu I instancji o istnieniu w dyrektywie 112 bezwzględnego obowiązku przechowywania kopii faktur w takiej samej formie w jakiej są wysyłane. Jedyne co można w tej materii wywnioskować z dyrektywy to to, że kopia faktury może być przechowywana w formie papierowej lub elektronicznej. (...) Rozważania powyższe prowadzą do wniosku, że nie ma normatywnych przeciwwskazań do istnienia "mieszanego" systemu wysyłania i przechowywania faktur, polegającego na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Za taką wykładnią przemawiają także względy celowościowe, jak ekologiczne czy ekonomiczne.

W świetle powyższego, nie powinno budzić wątpliwości, że opisany w ramach niniejszego wniosku sposób skanowania faktur zakupowych oraz ich przechowywania przez Spółkę jednie w formie elektronicznej jest zgodny z obowiązującymi przepisami prawa. Spółka pragnie również podkreślić planowany sposób przechowywania Skanów faktur zakupowych pozwoli na bezzwłoczne udostępnienie ich organom podatkowym i organom kontroli skarbowej, a także pozwoli na ich bezzwłoczny pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W konsekwencji, tak zarchiwizowane faktury będą wystarczającym dowodem w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej/skarbowej.

Podsumowując, Wnioskodawca stoi na stanowisku, iż Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie na podstawie Skanów faktur zakupowych, które będą przechowywane przez Spółkę jedynie w wersji elektronicznej zgodnie z warunkami opisanymi w ramach niniejszego wniosku, przy założeniu związku danego wydatku z działalnością opodatkowaną VAT (dającą prawo do odliczenia podatku naliczonego) oraz braku wystąpienia przesłanek wskazanych w art. 88 ustawy o VAT (zarówno w przypadku Sytuacji 1, jak i Sytuacji 2).

Powyższe stanowisko znajduje potwierdzenie w wydanych interpretacjach indywidualnych, przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 21 marca 2017 r., sygn. 1462-IPPP2.4512.147.2017.l.DG oraz interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 1 czerwca 2015 r., sygn. IPTPP4/4512-129/15-4/OS.

Ad. 2

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT: "Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy". Natomiast art. 86 ust. 10b ustawy o VAT wskazuje, iż prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego co do zasady powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Wnioskodawca pragnie wskazać, iż jak wynika z przedstawionego w ramach niniejszego wniosku stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, Skany faktur zakupowych przekazywane będą Spółce w Dniu wpływu faktury do systemu (w Sytuacji 1).

Mając na uwadze powyższe należy wskazać, iż zgodnie z przedstawionym w ramach niniejszego wniosku rozwiązaniem przyjętym przez Spółkę umożliwiającym prawidłowe dostarczenie Spółce dokumentacji w postaci Skanów faktur zakupowych jest ich wysyłka za pośrednictwem dedykowanego adresu poczty elektronicznej, zamieszczenie na dedykowanym portalu (supplier portal) lub przekazanie za pośrednictwem dedykowanego oprogramowania. Należy wskazać bowiem, iż to Wnioskodawca jako nabywca towarów i usług dokumentowanych Skanami faktur zakupowych jest podmiotem uprawnionym do obioru przedmiotowej dokumentacji w formie elektronicznej.

Powyższe stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 10 stycznia 2019 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.669.2018.3.JN.

Mając na uwadze powyższe, w Sytuacji 1, dla celów określenia momentu powstania prawa do odliczenia VAT naliczonego w ramach opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, za dzień otrzymania faktury zakupowej w rozumieniu art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT należy uznać Dzień wpływu faktury do systemu.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Mając powyższe na względzie, stosownie do art. 14c § 1 Ordynacji podatkowej, odstąpiono od uzasadnienia prawnego dokonanej oceny stanowiska Wnioskodawcy.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Tutejszy organ podkreśla, że stosowanie przesyłu elektronicznego faktur wymaga uprzedniej akceptacji przez odbiorcę dla takiego sposobu przekazywania tego dokumentu. Jednocześnie należy wskazać, że nie istnieją żadne szczególne wymogi dotyczące samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej przez odbiorcę faktur. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej. Należy przy tym mieć na względzie, że wymóg akceptacji przez odbiorcę przesyłania faktur w formie elektronicznej, w tym udostępniania, które to faktury zostaną otrzymane przez odbiorcę wyłącznie w formie elektronicznej, znajduje swoje uzasadnienie głównie w technicznych wymogach koniecznych dla odbioru faktury przesłanej w formie elektronicznej i - w przypadku podatników będących odbiorcami tych faktur - w możliwości zapewnienia przez nich autentyczności, integralności oraz czytelności treści faktury. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji.

Odnosząc się do powołanych przez Wnioskodawcę interpretacji indywidualnych tutejszy organ informuje, że zostały one wydane w indywidualnej sprawie i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Należy również wskazać, że orzeczenia sądów nie mogą wpłynąć na ocenę prawidłowości przedmiotowej kwestii. Nie negując tych orzeczeń, jako cennego źródła w zakresie wskazywania kierunków wykładni norm prawa podatkowego należy stwierdzić, że są one rozstrzygnięciami wydanymi w konkretnych sprawach, osadzonych w określonym stanie faktycznym i tylko do niego się odnoszącym, w związku z tym nie mają waloru wykładni powszechnie obowiązującej.

Tut. Organ informuje, iż wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (zapytania) Zainteresowanego. Inne kwestie przedstawione we wniosku, które nie zostały objęte pytaniem nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy, co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Zaznacza się także, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy - Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swą aktualność.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych (art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej).

Powyższe unormowania należy odczytywać łącznie z przepisami art. 33 ustawy z 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ustawy - Ordynacja podatkowa oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 2193), wprowadzającymi regulacje intertemporalne.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w..., w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2018 r. poz. 1302 z późn. zm.) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.