0111-KDIB3-2.4012.715.2018.1.ASZ - Elektroniczna faktura VAT.

Na podstawie art. 13 § 2a, art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2018 r. poz. 800 z późn. zm.) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdza, że stanowisko Wnioskodawcy przedstawione we wniosku z 19 października 2018 r. (data wpływu 25 października 2018 r.) o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie:

* prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach zakupu i ich korektach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej,

* archiwizacji faktur sprzedaży i ich korekt wystawianych w formacie elektronicznym, wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej

- jest prawidłowe.

W dniu 25 września 2018 r. wpłynął do tutejszego Organu ww. wniosek o wydanie interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej m.in. podatku od towarów i usług w zakresie:

* prawa do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach zakupu i ich korektach archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej,

* archiwizacji faktur sprzedaży i ich korekt wystawianych w formacie elektronicznym, wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej.

We wniosku przedstawiono następujące zdarzenie przyszłe:

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa (Wnioskodawca) jest producentem opakowań z tektury falistej. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT oraz oblicza podatek dochodowy od osób prawnych, który jest płacony przez wspólników proporcjonalnie do wysokości ich udziałów w Spółce. Nabywane przez Firmę towary i usługi służą w całości do wykonywania czynności opodatkowanych.

Stan obecny i plan w zakresie archiwizacji dokumentów występujących w Spółce.

W związku z ciągłym rozwojem Spółki zwiększa się liczba transakcji jakie są przez Firmę przeprowadzane a co za tym idzie rośnie liczba dokumentów je potwierdzających, takich jak: faktury zakupu i ich korekty, faktury sprzedaży i ich korekty, rachunki rozliczenia delegacji służbowych i pozostałe dokumenty, które są podstawą do obliczenia podatku dochodowego od osób prawnych. Wszystkie te dokumenty Wnioskodawca zgodnie z przepisami prawa archiwizuje. Archiwizacja przebiega obecnie w następujący sposób:

* faktury zakupu i ich korekty otrzymane w formie papierowej są przechowywane w tejże postaci,

* faktury zakupu i ich korekty przestane drogą elektroniczną są przechowywane zarówno w formie papierowej (po otrzymaniu faktury jako załącznika do wiadomości e-mail faktury są drukowane) jak i w formie elektronicznej,

* faktury sprzedaży i ich korekty wystawione w formie papierowej (brak zgody klienta na przesyłanie faktury w postaci elektronicznej) są przechowywane w formie papierowej,

* faktury sprzedaży i ich korekty wystawione w formie elektronicznej (Spółka posiada zgodę klienta na przesyłanie faktur w tej formie) są archiwizowane w dwóch postaciach: jako plik PDF w specjalnym folderze z podziałem na okresy rozliczeniowe oraz są drukowane i umieszczane w segregatorze razem z fakturami i ich korektami wystawianymi w formie papierowej,

* rachunki, rozliczenia delegacji służbowych i pozostałe dokumenty na podstawie, których jest obliczany podatek dochodowy od osób prawnych Spółka otrzymuje w postaci papierowej i w takiej też formie są one archiwizowane.

Przechowywanie coraz większej ilości dokumentów w formie papierowej generuje w Firmie coraz wyższe koszty związane z wygospodarowaniem odpowiednich pomieszczeń, zaopatrzeniem ich w odpowiedni sprzęt archiwizacyjny. Dążąc do zmniejszania kosztów związanych z prowadzoną działalnością Spółka rozważa rezygnację z archiwizowania w formie papierowej wspomnianych powyżej dokumentów. Spółka planuje (począwszy od stycznia 2019), że przedmiotowa archiwizacja będzie wyglądała w następujący sposób:

* faktury zakupu i ich korekty otrzymywane w formie papierowej będą - po przejściu kontroli biznesowych - skanowane i zapisywane w formacie PDF, a następnie ich papierowa forma będzie niszczona,

* faktury zakupu i ich korekty otrzymywane w formie elektronicznej (w formie plików PDF) będą archiwizowane w dwóch wersjach elektronicznej formie, którą Spółka otrzymała od wystawcy (plik PDF) oraz w postaci skanu (w formacie PDF) uprzednio wydrukowanej faktury elektronicznej po zakończeniu kontroli biznesowych,

* faktury sprzedaży i ich korekty, które są drukowane a następnie wysyłane do klienta w postaci papierowej, w związku z nieuzyskaniem od nich zgody na wysyłanie tych dokumentów

* w formie elektronicznej: Spółka nadal będzie drukowała i wysyłała egzemplarz przeznaczony dla klienta, natomiast egzemplarza, który Firma jako podmiot dokonujący sprzedaży musi zachować w swojej dokumentacji nie będzie drukowała, tylko, w formie pliku PDF generowanego z systemu księgowego, będzie archiwizowała razem z fakturami sprzedaży i ich korektami, które wysyłane są w postaci elektronicznej,

* faktury sprzedaży i ich korekty, które są wysyłane do klientów w formie elektronicznej będą archiwizowane tylko w jednej postaci czyli w formie pliku PDF,

* rachunki, rozliczenia delegacji służbowych i inne dokumenty na podstawie, których jest obliczany podatek dochodowy od osób prawnych Spotka planuje podobnie jak będzie miało to miejsce z papierowymi fakturami zakupu skanować i zapisywać w postaci pliku PDF, a następnie niszczyć ich papierowe formy.

Wszystkie dokumenty, które Spółka planuje archiwizować w formie elektronicznej opisanej powyżej, będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Spełnienie powyższych deklaracji będzie zapewnione w następujący sposób:

Przechowywanie w podziale na okresy rozliczeniowe będzie polegało na zapisywaniu dokumentów w postaci elektronicznej w folderze, któremu zostanie nadana nazwa danego okresu rozliczeniowego (np. jeśli okresem rozliczeniowym będzie styczeń 2019 r., to folder zawierający wszystkie dokumenty z tego okresu będzie miał nazwę np. "2019.01") natomiast sam dokument zapisany w tym folderze będzie można odnaleźć pod numerem nadanym mu przez system finansowo-księgowy w momencie wprowadzania go do ksiąg np. FZU....

Autentyczność pochodzenia - rozumiana jako pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy dokumentu - będzie zapewniona poprzez:

* w przypadku faktur zakupu i ich korekt otrzymanych w postaci elektronicznej podpisanie porozumienia o przesyłanie faktur drogą elektroniczną, w którym to porozumieniu zostaną wskazane adresy e-mail, z których i na które będą przesyłane faktury elektroniczne, a w przypadku braku takiego porozumienia poprzez stosowane w Firmie kontrole biznesowe polegające na m.in. posiadaniu do danej faktury zakupu zamówienia, umowy, dokumentu transportowego lub potwierdzenia zapłaty za zakupiony towar/usługę,

* w przypadku otrzymanych w formie papierowej faktur zakupu i ich korekt autentyczność pochodzenia takiego dokumentu będzie zapewniona poprzez zastosowanie przed zeskanowaniem dokumentu kontroli biznesowych, o których mowa powyżej,

* w przypadku faktur sprzedaży i ich korekt autentyczność pochodzenia będzie zapewniona przez zastosowanie kontroli biznesowych polegających m.in. na posiadaniu do danej faktury sprzedaży zamówienia lub umowy, dokumentu transportowego potwierdzonego przez klienta, potwierdzenia zapłaty za sprzedany towar/usługę; ponadto cały przebieg wystawiania faktur sprzedaży i ich korekt odbywa się przy pomocy programu finansowo-księgowego dzięki, któremu możliwe jest prześledzenie całego procesu generowania wspomnianych dokumentów w szczególności tożsamość osoby, która wystawiała fakturę sprzedaży lub korektę; warto wspomnieć, iż faktury sprzedaży i korekty będą mogły być wystawiane tylko przez upoważnionych pracowników Spółki,

* w przypadku rachunków, rozliczeń delegacji służbowych i pozostałych dokumentów na podstawie, których jest obliczany podatek dochodowy od osób prawnych Spółka autentyczność pochodzenia takich dokumentów zapewni poprzez zastosowanie, przed zeskanowaniem dokumentu, kontroli biznesowych, o których mowa powyżej.

Integralność treści - rozumiana jako niezmienianie danych, które powinien zawierać dokument - w przypadku wszystkich dokumentów, które będą podlegały archiwizacji elektronicznej w Spółce będzie zapewniona poprzez format pliku w jakim będą te dane zapisane a mianowicie nieedytowalnego pliku PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych w dokumentach. Integralność będzie również zapewniona poprzez uniemożliwienie usunięcia raz zapisanego pliku.

Czytelność dokumentów - czytelność dokumentów przesłanych lub otrzymanych drogą elektroniczną jest zapewniona poprzez to, iż są one wystawione bezpośrednio w formacie PDF, natomiast czytelność w przypadku dokumentów, które zostały już przysłane jako skan zapisany w formacie PDF będzie zapewniona dzięki kontroli odczytu dokumentu jaka nastąpi po otwarciu pliku. W przypadku zastrzeżeń co do czytelności takiego dokumentu będzie wysyłana prośba do dostawcy o przesłanie czytelnego pliku. Dokument w formie elektronicznej zawierający skan nie będzie mógł zostać zarchiwizowany bez przeprowadzenia kontroli czytelności, o której mowa powyżej. Natomiast czytelność dokumentów, które Spółka otrzymała w formie papierowej a następnie zeskanowała będzie zapewniona poprzez zastosowanie wysokiej jakości urządzeń skanujących.

W ciągu roku podatkowego, który w Spółce jest równy kalendarzowemu, dokumenty w postaci elektronicznej, o których mowa powyżej będą przechowywane na firmowym serwerze znajdującym się w siedzibie Spółki w Polsce, natomiast po zakończeniu roku podatkowego dane te będą przenoszone na taśmy magnetyczne, które również będą przechowywane w siedzibie Spółki w Polsce aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dokumenty - przechowywane na serwerze jak i w przypadku, gdy będą znajdowały się już na taśmach magnetycznych - będą archiwizowane w sposób umożliwiający organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny do nich dostęp jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dostęp ten będzie zapewniony poprzez wydzielenie w siedzibie Spółki stanowiska komputerowego z dostępem do zarchiwizowanych w formie elektronicznej dokumentów, o których mowa powyżej. Stanowisko komputerowe będzie zaopatrzone w odpowiednie urządzenia umożliwiające podgląd, skopiowanie, wydrukowanie dokumentów.

W związku z powyższym opisem, w zakresie podatku od towarów i usług, zadano następujące pytania:

1. Czy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego w fakturach zakupu i ich korektach archiwizowanych w sposób opisany we wniosku to jest wyłącznie w formie elektronicznej?

(oznaczone we wniosku numerem 1)

2. Czy przedstawiony w zdarzeniu przyszłym, planowany sposób archiwizacji faktur sprzedaży i ich korekt wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Spółkę jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na serwerze/taśmie magnetycznej Spółki bez ich drukowania spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112a ustawy o VAT?

(oznaczone we wniosku numerem 2

Stanowisko Wnioskodawcy:

Odpowiedź na pytanie numer 1.

Zdaniem Wnioskodawcy Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego na zasadach przewidzianych w ustawie o VAT, zawartego w fakturach zakupu i ich korektach archiwizowanych wyłącznie w sposób elektroniczny, bowiem:

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4. art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1a ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zgodnie z art. 86 pkt 10, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 86 pkt 10, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

Zgodnie z art. 88 ustawy o VAT:

* obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób;

* obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do wydatków, o których mowa w art. 29a ust. 7 pkt 3.

* nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury (również duplikaty tych faktur) i dokumenty celne w przypadku gdy:

* stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

* podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

* potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności:

* obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, zgodnie z art. 96, z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7.

* nie stanowi podstawy do obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego kwota podatku naliczonego, o której mowa w art. 86 ust. 2 pkt 4 lit. c, w przypadku opodatkowania wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 25 ust. 2, na terytorium kraju z powodu podania numeru, o którym mowa w art. 97 ust. 10, w sytuacji gdy towary w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju.

Zgodnie z powołanymi powyżej przepisami ustawy o VAT podatnik ma prawo do obniżenia podatku należnego o wartość podatku naliczonego po spełnieniu przesłanek, które są zawarte w artykule 86 ust. 1 i niezaistnieniu przesłanek wymienionych w artykule 88. Prawo takie jednakże, co do zasady, pojawia się w momencie powstania obowiązku podatkowego i pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy ustawy o VAT nie uzależniają zatem prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju (papierowa czy elektroniczna) ani od formy w jakiej podatnik przechowuje faktury dokumentujące nabycie towarów i usług i ich korekty.

Zgodnie z art. 106m ustawy o VAT:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT:

1. Podatnicy przechowują:

Zgodnie z powyższymi przepisami ustawy o VAT podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury jak również przechowywania faktur w przedziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik winien jest ponadto umożliwić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur a w przypadku faktur elektronicznych także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na względzie powołane powyżej przepisy i ich interpretacje zdaniem Wnioskodawcy może on przechowywać faktury zakupu i ich korekty wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do odliczenia podatku wynikającego z takich dokumentów bez względu na to czy zostały one pierwotnie wystawione w takiej formie czy tez zostały one wystawione w formie papierowej a następnie zeskanowane a ich papierowa wersja zniszczona, ponieważ żadne przepisy ustawy o VAT nie uzależniają od formy w jakiej jest wystawiona dana faktura VAT lub jej korekta prawa do odliczenia wynikającego z niej podatku naliczonego. Prawo takie jest uwarunkowane powstaniem obowiązku podatkowego, posiadaniem faktury VAT lub jej korekty jak również istnieniem związku pomiędzy nabywanymi przez Wnioskodawcę towarami i usługami, a wykonywanymi przez Spółkę czynnościami opodatkowanymi. Firma w opisie stanu faktycznego wskazała, że nabywane towary i usługi wykorzystuje wyłącznie do czynności opodatkowanych w związku z tym spełnia wymagania dotyczące odliczenia podatku naliczonego. Ustawa o VAT, co zostało wykazane powyżej, wymaga natomiast określonych warunków dla przechowywania dokumentów Spółka opisując przyszły stan wykazała, że jest w stanie spełnić ustawowe wymogi nałożone na podatnika dotyczące archiwizacji faktur zakupu poprzez zapewnienie ich przechowywania w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewnienie autentyczności ich pochodzenia, integralności ich treści i czytelności oraz zapewnienie organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych dokumentów a także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

W związku z powyższym Spółka stoi na stanowisku, że może przechowywać faktury VAT i ich korekty wyłącznie w formie elektronicznej bez utraty prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony wynikający z tych faktur i ich korekt bez względu na to w jakiej formie otrzymała te dokumenty od kontrahentów (papierowej czy elektronicznej).

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, w tym przykładowo:

* interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 26 czerwca 2018 r. (sygn. 0113- DIPT1-3.4012.390.2018.2.JSO),

* interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 31 stycznia 2018 r. (sygn. 1462- IPPP3 4512 15.2017 1 JZ),

* interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 3 lipca 2018 r. (sygn. 0111- KDIB3-3.4012.102.2018.3.PK).

Odpowiedź na pytanie numer 2.

Zdaniem wnioskodawcy planowany sposób archiwizacji faktur sprzedaży i ich korekt spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w ustawie o VAT bowiem:

Zgodnie z Art. 106m ustawy o VAT:

1. Podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się. że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

4. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 112 ustawy o VAT:

Podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

Zgodnie z art. 112a ustawy o VAT:

1. Podatnicy przechowują:

on-line do tych faktur.

* Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe przepisy oraz przedstawiony przez Spółkę stan przyszły Wnioskodawca stoi na stanowisku, że planowany sposób archiwizacji faktur sprzedaży i ich korekt wystawianych w formacie elektronicznym a następnie drukowanych i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej, polegający na ich przechowywaniu przez Spółkę jedynie w formie pliku PDF zapisywanego na serwerze/taśmie magnetycznej Spółki bez ich drukowania spełnia wymogi w zakresie przechowywania faktur zawarte w art. 112a ustawy o VAT Wnioskodawca opisując przyszły stan wskazał, że dzięki licznym działaniom zostanie zapewniona autentyczność, integralność i czytelność faktur sprzedaży i ich korekt, poprzez zastosowanie w Spółce odpowiednich kontroli biznesowych polegających na m in.:

* określeniu osób upoważnionych do wystawiania faktur sprzedaży i ich korekt,

* gromadzeniu dodatkowej dokumentacji do wystawianych faktur sprzedaży i ich korekt, w tym przykładowo umów handlowych, zamówień od klientów dokumentów magazynowych, dokumentów transportowych, potwierdzeń zapłaty.

Zgodnie z powyższymi przepisami ustawy o VAT podatnik zobowiązany jest do zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury jak również przechowywania faktur w przedziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Podatnik winien jest ponadto umożliwić organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny dostęp do tych faktur a w przypadku faktur elektronicznych także bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wnioskodawca pragnie wskazać, że przedstawione powyżej stanowisko Spółki znajduje również potwierdzenie w interpretacjach indywidualnych prawa podatkowego, w tym przykładowo:

* interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 maja 2017 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.60.2017.2.JNa)

* interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 9 lutego 2018 r. (0112-KDIL1-3.4012.660.2017.1.IT).

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego zdarzenia przyszłego jest prawidłowe.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą lub ustawą o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Natomiast fakturą elektroniczną - w myśl art. 2 pkt 32 - jest faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy, podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Jak stanowi art. 106g ust. 1 ustawy faktury wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

Zgodnie z art. 106g ust. 3 pkt 1 ustawy w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy.

W myśl art. 106m ust. 1-4 ustawy podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Zgodnie z art. 106m ust. 5 ustawy poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, określonych w ust. 4, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

Pojęcie "kontrole biznesowe" użyte w ww. art. 106m ust. 4 ustawy należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą. Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Z kolei, pojęcie "wiarygodna ścieżka audytu", również użyte w ww. przepisie, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce. Ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy, stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

W świetle art. 106n ust. 2 ustawy, w przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane.

Na podstawie art. 112 ustawy, podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, w szczególności faktury, związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z zastrzeżeniem art. 130d ust. 3 i art. 134 ust. 3.

W myśl art. 112a ust. 1 ustawy podatnicy przechowują:

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie - w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju (art. 112a ust. 2 ustawy).

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur (art. 112a ust. 3 ustawy).

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 3 ustawy).

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur wystawionych w formie elektronicznej lub papierowej, w dowolny sposób. Jednakże sposób ten, jak wymaga ustawodawca, ma zapewniać autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur.

Z opisu sprawy wynika, że Wnioskodawca rozważa rezygnację z archiwizowania w formie papierowej i planuje archiwizację w następujący sposób:

* faktury zakupu i ich korekty otrzymywane w formie papierowej będą - po przejściu kontroli biznesowych - skanowane i zapisywane w formacie PDF, a następnie ich papierowa forma będzie niszczona,

* faktury zakupu i ich korekty otrzymywane w formie elektronicznej (w formie plików PDF) będą archiwizowane w dwóch wersjach elektronicznej formie, którą Spółka otrzymała od wystawcy (plik PDF) oraz w postaci skanu (w formacie PDF) uprzednio wydrukowanej faktury elektronicznej po zakończeniu kontroli biznesowych,

* faktury sprzedaży i ich korekty, które są drukowane a następnie wysyłane do klienta w postaci papierowej, w związku z nieuzyskaniem od nich zgody na wysyłanie tych dokumentów,

* w formie elektronicznej: Spółka nadal będzie drukowała i wysyłała egzemplarz przeznaczony dla klienta, natomiast egzemplarza, który Firma jako podmiot dokonujący sprzedaży musi zachować w swojej dokumentacji nie będzie drukowała, tylko, w formie pliku PDF generowanego z systemu księgowego, będzie archiwizowała razem z fakturami sprzedaży i ich korektami, które wysyłane są w postaci elektronicznej,

* faktury sprzedaży i ich korekty, które są wysyłane do klientów w formie elektronicznej będą archiwizowane tylko w jednej postaci czyli w formie pliku PDF,

* rachunki, rozliczenia delegacji służbowych i inne dokumenty na podstawie, których jest obliczany podatek dochodowy od osób prawnych Spotka planuje podobnie jak będzie miało to miejsce z papierowymi fakturami zakupu skanować i zapisywać w postaci pliku PDF, a następnie niszczyć ich papierowe formy.

Wszystkie dokumenty, które Spółka planuje archiwizować w formie elektronicznej opisanej powyżej będą, jak wskazał Wnioskodawca, przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W ciągu roku podatkowego, który w Spółce jest równy kalendarzowemu, dokumenty w postaci elektronicznej, o których mowa powyżej będą przechowywane na firmowym serwerze znajdującym się w siedzibie Spółki w Polsce, natomiast po zakończeniu roku podatkowego dane te będą przenoszone na taśmy magnetyczne. Dokumenty będą archiwizowane w sposób umożliwiający organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na żądanie bezzwłoczny do nich dostęp jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. Dostęp ten będzie zapewniony poprzez wydzielenie w siedzibie Spółki stanowiska komputerowego z dostępem do zarchiwizowanych w formie elektronicznej dokumentów, o których mowa powyżej. Stanowisko komputerowe będzie zaopatrzone w odpowiednie urządzenia umożliwiające podgląd, skopiowanie, wydrukowanie dokumentów.

Wątpliwości Wnioskodawcy dotyczą prawa do odliczenia podatku naliczonego na zawartego w fakturach zakupu i ich korekt archiwizowanych wyłącznie w formie elektronicznej.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

W myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

Z przywołanych przepisów art. 86 ust. 1 i ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje podatnikowi, o którym mowa w art. 15, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, przy czym kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Zatem dla realizacji przez podatnika prawa do odliczenia podatku, o którym mowa w art. 86 ust. 1 niezbędnym jest wcześniejsze otrzymanie przez niego faktury dokumentującej nabycie towarów lub usług.

Należy jednocześnie zauważyć, że dla realizacji tego prawa faktury otrzymywane w formie elektronicznej i przechowywane w formie papierowej muszą zachować wymogi wynikające z przepisu art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT.

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca jest czynnym podatnikiem podatku VAT, a nabywane przez niego towary i usługi służą w całości do wykonywania czynności opodatkowanych. Wszystkie dokumenty, które Spółka planuje archiwizować w formie elektronicznej będą przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych dokumentów od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle przytoczonych przepisów i przedstawionych okoliczności sprawy należy stwierdzić, że faktury przechowywane przez Wnioskodawcę w formie elektronicznej w ramach opisanej procedury - przy zapewnieniu autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych dokumentów - będą potwierdzały jego prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych podatkiem VAT, z uwzględnieniem wyjątków określonych w art. 88 ustawy.

Wobec powyższego stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Kolejna kwestią budzącą wątpliwości Wnioskodawcy jest prawidłowość archiwizacji faktur sprzedaży i ich korekt wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej.

Dokonując oceny stanowiska Wnioskodawcy w ww. kwestii, podkreślić należy szczególną rangę wymogu, jaki ustawodawca stawia podatnikom poprzez treść art. 106m ust. 1 ustawy. Przesądza w nim to, że to podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Wprawdzie prawodawca sprecyzował, co należy rozumieć przez autentyczność pochodzenia faktur oraz integralność ich treści, to jest to jednak katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody (procedury) wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, z tym zastrzeżeniem, że muszą one gwarantować autentyczność pochodzenia faktur, ich integralność oraz czytelność.

Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Nie ma przy tym normatywnych przeszkód do istnienia systemu "mieszanego", a wymogiem przechowywania faktury jest zachowanie jej oryginalnej postaci gwarantującej autentyczność pochodzenia i integralność treści.

Jak wyjaśnił Wnioskodawca w przypadku faktur sprzedaży i ich korekt autentyczność pochodzenia będzie zapewniona przez zastosowanie kontroli biznesowych polegających m.in. na posiadaniu do danej faktury sprzedaży zamówienia lub umowy, dokumentu transportowego potwierdzonego przez klienta, potwierdzenia zapłaty za sprzedany towar/usługę; ponadto cały przebieg wystawiania faktur sprzedaży i ich korekt odbywa się przy pomocy programu finansowo-księgowego dzięki, któremu możliwe jest prześledzenie całego procesu generowania wspomnianych dokumentów w szczególności tożsamość osoby, która wystawiała fakturę sprzedaży lub korektę; warto wspomnieć, iż faktury sprzedaży i korekty będą mogły być wystawiane tylko przez upoważnionych pracowników Spółki. Integralność treści - rozumiana jako niezmienianie danych, które powinien zawierać dokument - w przypadku wszystkich dokumentów, które będą podlegały archiwizacji elektronicznej w Spółce będzie zapewniona poprzez format pliku w jakim będą te dane zapisane a mianowicie nieedytowalnego pliku PDF, co uniemożliwi zmianę danych zawartych w dokumentach. Integralność będzie również zapewniona poprzez uniemożliwienie usunięcia raz zapisanego pliku. Czytelność dokumentów - czytelność dokumentów przesłanych lub otrzymanych drogą elektroniczną jest zapewniona poprzez to, iż są one wystawione bezpośrednio w formacie PDF, natomiast czytelność w przypadku dokumentów, które zostały już przysłane jako skan zapisany w formacie PDF będzie zapewniona dzięki kontroli odczytu dokumentu jaka nastąpi po otwarciu pliku W przypadku zastrzeżeń co do czytelności takiego dokumentu będzie wysyłana prośba do dostawcy o przesłanie czytelnego pliku. Dokument w formie elektronicznej zawierający skan nie będzie mógł zostać zarchiwizowany bez przeprowadzenia kontroli czytelności, o której mowa powyżej. Natomiast czytelność dokumentów, które Spółka otrzymała w formie papierowej a następnie zeskanowała będzie zapewniona poprzez zastosowanie wysokiej jakości urządzeń skanujących.

W ciągu roku podatkowego dokumenty w postaci elektronicznej, o których mowa powyżej będą przechowywane na firmowym serwerze znajdującym się w siedzibie Spółki w Polsce, natomiast po zakończeniu roku podatkowego dane te będą przenoszone na taśmy magnetyczne, które również będą przechowywane w siedzibie Spółki w Polsce aż do momentu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty - przechowywane na serwerze jak i w przypadku, gdy będą znajdowały się już na taśmach magnetycznych - będą archiwizowane w sposób umożliwiający właściwym organom na żądanie bezzwłoczny do nich dostęp jak również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Mając na uwadze powyższe oraz przywołane przepisy ustawy o podatku od towarów i usług należy stwierdzić, że przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób archiwizacji faktur sprzedaży i ich korekt wystawianych w formacie elektronicznym i wysyłanych do kontrahenta w formie papierowej spełniać będzie wymogi prawa określone w ustawie o VAT.

Tym samym stanowisko Spółki w zakresie pytania nr 2 jest prawidłowe.

Tut. Organ informuje, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem wniosku (pytań) Wnioskodawcy. Inne kwestie, które nie zostały objęte pytaniem wskazanym we wniosku, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej - rozpatrzone.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Zgodnie z art. 14na Ordynacji podatkowej przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych oraz Ordynacji podatkowej, zostało wydane odrębne rozstrzygnięcie.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w dwóch egzemplarzach (art. 47 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2018 r. poz. 1302) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia skarżącemu rozstrzygnięcia w sprawie albo aktu, o którym mowa w art. 3 § 2 pkt 4a (art. 53 § 1 ww. ustawy).

Jednocześnie, zgodnie z art. 57a ww. ustawy, skarga na pisemną interpretację przepisów prawa podatkowego wydaną w indywidualnej sprawie, opinię zabezpieczającą i odmowę wydania opinii zabezpieczającej może być oparta wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd administracyjny jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną.

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie, bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania jest przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy), na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała.