0111-KDIB2-1.4010.585.2022.4.KK - Wydatki na podróże współpracowników jako koszt podatkowy

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

12 września 2022 r. wpłynął Państwa wniosek z 5 września 2022 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób prawnych w zakresie ustalenia czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy CIT Koszty ponoszone w związku z Podróżami będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów. (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Z uwagi na braki formalne wniosku, wezwaliśmy Państwa, pismem z 22 listopada 2022 r., znak 0113-KDIPT2-3.4011.697.2022.2.NM, 0111-KDIB2-1.4010.585.2022.3.k.k., 0113–KDIPT1–1.4012.669.2022.3.WL, o ich uzupełnienie. Odebrali Państwo wezwanie 6 grudnia 2022 r., natomiast 12 grudnia 2022 r. wpłynęło uzupełnienie Państwa wniosku. Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

B Spółka Akcyjna (dalej: Wnioskodawca lub Spółka) jest polskim rezydentem podatkowym, podmiotem działającym w branży rekrutacyjnej. Spółka jest czynnym podatnikiem VAT.

Spółka specjalizuje się w wyszukiwaniu pracowników dla branży IT. Wspomaga klientów zewnętrznych w procesie rekrutacji i pozyskiwania pracownikóww.spółpracowników na określone stanowisko. Oferta Spółki obejmuje również:

Ze względu na złożony charakter świadczonych usług Spółka prowadzi działalność korzystając zarówno z pracy pracowników (osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę) jak i z pracy podwykonawców - osób fizycznych wykonujących ją na podstawie umowy współpracy, tzw. b2b (dalej: Współpracownicy). Współpracownicy prowadzą własną działalność gospodarczą, są jednak stałym elementem całego zespołu Spółki, uczestnicząc w pracach i projektach przez nią realizowanych. Jednocześnie, Współpracownicy nie stanowią klientów Spółki.

Spółka współpracuje ze Współpracownikami na podstawie stałej umowy o świadczenie usług, która określa zasady współpracy.

W związku z wykonywaniem zadań na rzecz Spółki Współpracownicy mają niekiedy obowiązek wykonania podróży (dalej: Podróż). Co do zasady można wyróżnić następujące podstawowe przypadki w których Współpracownicy odbywają Podróż na żądanie Spółki:

1) Spółka w swojej siedzibie organizuje szkolenia dla swoich klientów lub spotkania merytoryczne dotyczące bądź danego projektu i danego klienta bądź pracy nad potencjalnymi przyszłymi produktami/zleceniami, w których udział danego Współpracownika jest konieczny,

2) Spółka wskazuje swojego klienta do którego w celu realizacji usługi na rzecz tego klienta jedzie Współpracownik.

Spółka planuje pokrywać koszty danej Podróży Współpracownika (dalej: Koszty). W ramach Kosztów nabywane będą noclegi i bilety transportu publicznego (bilety kolejowe, autobusowe, tramwajowe).

W uzupełnieniu wniosku ujętym w piśmie z 12 grudnia 2022 r. wskazali Państwo, że:

Celem ponoszenia przez Spółkę przedmiotowych kosztów będzie osiągnięcie przychodów i zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła. Koszty będą ponoszone w celu zapewnienia realizacji zleceń na rzecz klientów w ujęciu ogólnym (praca merytoryczna nad produktem) lub w ujęciu szczególnym (praca w konkretnym projekcie, realizowanym na rzecz konkretnego klienta). Zlecenia od klientów generują z kolei przychód po stronie Spółki. Koszty przyczyniają się do:

Zwrot kosztów podróży nie jest elementem wynagrodzenia Współpracowników. Spółka na podstawie ustaleń ze Współpracownikami dokonuje zwrotu kosztów przez nich poniesionych.

Podróże Współpracowników, jak wskazano we wniosku związane są ze świadczeniem usług na rzecz klientów Spółki lub z opracowaniem produktów/rozwiązań które będą przedmiotem sprzedaży na rzecz klientów (patrz szerzej odp na lit. a powyżej). Świadczenie usług na rzecz klientów/opracowywanie produktów w celu późniejszej sprzedaży jest z kolei przedmiotem działalności gospodarczej Spółki. Występuje zatem bez wątpienia powiązanie pomiędzy prowadzoną działalnością gospodarczą a Podróżami Współpracowników.

W przypadku faktur dokumentujących poniesione koszty podróży Państwa Współpracowników mogą mieć miejsce dwojakie sytuacje:

- faktury są wystawiane bezpośrednio na Spółkę, Współpracownik płaci za nie z własnych środków,

- faktury są wystawiane na Współpracownika i opłacane z jego środków.

Pytanie

Czy w świetle art. 15 ust. 1 ustawy CIT Koszty ponoszone w związku z Podróżami będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów? (pytanie oznaczone we wniosku nr 1)

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Spółki, w przedstawionym stanie faktycznym Koszty ponoszone w związku z Podróżami będą stanowić dla Spółki koszty uzyskania przychodów.

W pierwszej kolejności należy zauważyć, iż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztem uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Treść przywołanej regulacji implikuje wniosek, iż dla możliwości zaliczenia danego wydatku do kosztów podatkowych na gruncie ustawy CIT konieczne jest spełnienie następujących przesłanek:

W kontekście powyższego należy wskazać, że przy określaniu czy dany wydatek może być uznany za koszt istotna jest jego celowość tzn. konieczne jest, aby jego poniesienie było ukierunkowane na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła. Drugorzędne znaczenie ma przy tym fakt, czy wydatek ostatecznie doprowadzi do powstania przychodu - ustawodawca formułując powyższą regulację położył nacisk na możliwość przypisania działaniom podatnika przymiotu celowości i zasadności, poprzez przyjęcie, iż przychód na którego osiągnięcie (zachowanie, zabezpieczenie) ukierunkowane są te działania ma jedynie potencjalny charakter. Ponadto, powszechnie akceptowany jest pogląd, iż nie jest konieczne, aby poniesiony wydatek można było powiązać z określonym przychodem w sposób bezpośredni - istnieją wydatki, które jako koszty ponoszone na działalność ogólną danego podmiotu przyczyniają się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów w sposób pośredni.

Istnienie związku przyczynowo-skutkowego jest kluczowym elementem dla możliwości rozpoznania kosztu podatkowego u danego podatnika. Zdaniem Spółki wydatek na Koszty można uznać za celowy, racjonalny i związany z osiągnięciem, zachowaniem i zabezpieczeniem źródła przychodów.

Słownik Języka Polskiego wskazuje, że przez pojęcie "osiągnąć" należy rozumieć "uzyskać coś", przez "zachować" zaś należy rozumieć "dochować coś w stanie niezmienionym, nienaruszonym, utrzymać". Termin "zabezpieczyć" oznacza z kolei "uczynić bezpiecznym, dać ochronę, ochronić". Przyjmuje się, iż koszty związane z osiągnięciem przychodu oznaczają koszty związane (chociażby potencjalne) z jego wygenerowaniem. Koszty związane z zachowaniem źródła przychodów oznaczają z kolei wydatki poniesione, aby przychody z danego źródła występowały w stanie nienaruszonym (niezmienionym) oraz aby źródło to w dalszym ciągu istniało. Koszty związane z zabezpieczeniem źródła przychodów określane są zaś jako koszty, które podatnik poniósł w związku z ochroną istniejącego źródła przychodów, tak aby zapewnić mu bezpieczne funkcjonowanie.

W kontekście powyższego należy uznać, iż celem ponoszenia przez Spółkę Kosztów będzie osiągnięcie przychodów i zachowanie lub zabezpieczenie ich źródła. Można w zasadzie uznać, iż będzie to jedyny cel ponoszenia Kosztów. Koszty będą ponoszone w celu zapewnienia realizacji zleceń na rzecz klientów w ujęciu ogólnym (praca merytoryczna nad produktem) lub w ujęciu szczególnym (praca w konkretnym projekcie, realizowanym na rzecz konkretnego klienta).

W aspekcie osiągnięcia przychodów/zachowania czy zabezpieczenia ich źródła bez wątpienia można uznać, iż są to wydatki poniesione na zagwarantowanie ciągłości funkcjonowania działalności gospodarczej. W ocenie Spółki można wskazać na istnienie związku przyczynowo-skutkowego między Kosztami ponoszonymi na Podróże a przychodem Spółki. Koszty pozwalają na:

3) Koszty stanowią także czynnik który może wpływać na decyzję danego Współpracownika o podjęciu/kontynuowaniu współpracy ze Spółką - często w branży można spotkać rozwiązanie zgodnie z którym to podwykonawca jest zobowiązany do ponoszenia kosztów dojazdów do klienta/zleceniodawcy. Finansowanie danemu Współpracownikowi Kosztów w związku z Podróżami może mieć wpływ na możliwość zawarcia/kontynuowania współpracy z najlepszymi specjalistami w danej dziedzinie.

Podsumowując, Koszty zdecydowanie mają wpływ na zwiększenie przychodów Spółki gdyż mają bezpośrednie przełożenie na generowanie przychodów w Spółce, a także na całokształt jej funkcjonowania oraz jakości świadczonych usług.

Zasadnie zatem będzie zaliczanie do kosztów podatkowych wydatków poniesionych na Koszty.

Pogląd, zgodnie z którym wydatki na podróże podwykonawców mogą stanowić koszty uzyskania przychodu wyrażono m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 12 czerwca 2020 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.120.2020.1.AP, zgodnie z którą:

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że wskazane we wniosku wydatki ponoszone przez Spółkę na zapewnienie wyżywienia i zakwaterowania podwykonawcom mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami Wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o CIT - wyłączonymi z kosztów podatkowych.

Reasumując, wskazane we wniosku wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na rzecz jego podwykonawców mogą stanowić koszty podatkowe pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Podobne stanowisko zaprezentowano w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 grudnia 2012 r" nr IPPB5/423-828/12-2/MW:

(...) stanowisko Wnioskodawcy w zakresie zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przez Wnioskodawcę na przejazdy podwykonawców do miejsca wykonywania zleconych przez Wnioskodawcę czynności (w szczególności bilety komunikacji autobusowej, kolejowej lub lotniczej) oraz wydatków na noclegi i przejazdy wykonawców (w ramach zawartej umowy o dzieło) należy uznać za prawidłowe

Podsumowując, w przedstawionym stanie faktycznym Koszty będą stanowić dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zasady kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów określają przepisy art. 15 oraz 16 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2022 r. poz. 2587, dalej: "ustawa o CIT").

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu, każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej ocenie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu ze źródła przychodu lub realną szansą powstania przychodu podatkowego, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła jego uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

- wydatek został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

- został właściwie udokumentowany,

- nie może znajdować się w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Na mocy powołanej regulacji, podatnik ma prawo do odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że nie zostały one wymienione w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT oraz że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na możliwość powstania przychodu. Przepis ten konstytuuje więc zasadę, stosownie do której, pomiędzy kosztem podatkowym oraz przychodami podatnika musi wystąpić związek przyczynowo-skutkowy. W przepisie tym ustawodawca określił katalog wydatków, które nawet pomimo poniesienia ich przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów, w rozumieniu przepisów podatkowych, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego oraz jego uzupełnienia wynika m.in., że Państwa działalność specjalizuje się w wyszukiwaniu pracowników dla branży IT. Wspomagają Państwo swoich klientów zewnętrznych w procesie rekrutacji i pozyskiwania pracownikóww.spółpracowników na określone stanowisko. Prowadzą Państwo działalność korzystając zarówno z pracy pracowników (osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę) jak i z pracy podwykonawców - osób fizycznych wykonujących ją na podstawie umowy współpracy, tzw. b2b (dalej: Współpracownicy). Państwa Współpracownicy prowadzą własną działalność gospodarczą, są jednak stałym elementem całego zespołu Spółki, uczestnicząc w pracach i projektach przez nią realizowanych. Jednocześnie, Współpracownicy nie stanowią klientów Spółki.

W związku z wykonywaniem zadań na rzecz Państwa Współpracownicy mają niekiedy obowiązek wykonania podróży. Planują Państwo pokrywać koszty danej Podróży Współpracownika. W ramach Kosztów nabywane będą noclegi i bilety transportu publicznego (bilety kolejowe, autobusowe, tramwajowe). Podróże Państwa Współpracowników, związane są ze świadczeniem usług na rzecz klientów Spółki lub z opracowaniem produktów/rozwiązań które będą przedmiotem sprzedaży na rzecz klientów. Faktury dokumentujące poniesione koszty podróży Państwa Współpracowników są wystawiane bezpośrednio na Spółkę (Współpracownik płaci za nie z własnych środków) albo faktury są wystawiane na Współpracownika i opłacane z jego środków i zwracane przez Państwa. W Państwa opinii, ma to związek z osiągnięciem przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła. Koszty będą ponoszone w celu zapewnienia realizacji zleceń na rzecz klientów w ujęciu ogólnym (praca merytoryczna nad produktem) lub w ujęciu szczególnym (praca w konkretnym projekcie, realizowanym na rzecz konkretnego klienta).

Dokonując zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z odbywaniem przez Współpracowników podróży, biorąc pod uwagę przytoczone powyżej wyjaśnienia, stwierdzić należy, że wydatki poniesione na podróże Współpracowników stanowić będą koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT o ile obowiązek ich ponoszenia przez Wnioskodawcę wynika z zawartych ze Współpracownikami umów oraz nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Współpracowników. Opis stanu faktycznego wskazuje, że istnieje związek przyczynowo–skutkowy pomiędzy wydatkami poniesionymi na podróże Współpracowników a osiągnięciem przez Wnioskodawcę przychodów i zachowaniem lub zabezpieczeniem ich źródła. Z wniosku wynika, że koszty poniesione na podróże Współpracowników przyczyniają się do wykonania zlecenia na rzecz klienta co bezpośrednio generuje przechód po stronie Wnioskodawcy lub opracowania produktu/rozwiązania, które w przyszłości wygeneruje przychód.

Wobec powyższego wskazać należy, że wydatki poniesione przez Państwa na podróże Współpracowników (noclegi i bilety transportu publicznego: bilety kolejowe, autobusowe, tramwajowe), mogą stanowić dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu Ustawy o CIT o ile jak już wskazano powyżej obowiązek ich ponoszenia wynika z zawartych umów i nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez Współpracowników.

Tym samym, Państwa stanowisko w tym zakresie należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego) podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego, jak również w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan faktyczny, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Niniejsza interpretacja stanowi udzielenie odpowiedzi w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych, na pytanie oznaczone we wniosku nr 1, natomiast w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych oraz podatku od towarów i usług zostaną wydane odrębne rozstrzygnięcia.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (...). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi - Dz. U. z 2022 r. poz. 329 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

- w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Teodora Sixta 17, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

- w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2021 r. poz. 1540 z późn. zm.).