II SA/Wa 2602/19 - Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie

Orzeczenia sądów
Opublikowano: LEX nr 3091308

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 20 lipca 2020 r. II SA/Wa 2602/19

UZASADNIENIE

Skład orzekający

Przewodniczący: Sędzia WSA Izabela Głowacka-Klimas (spr.), Asesor WSA Karolina Kisielewicz.

Sędziowie WSA: Andrzej Wieczorek.

Sentencja

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie po rozpoznaniu na rozprawie w dniu 6 lipca 2020 r. sprawy ze skargi R. W. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia (...) września 2019 r., nr (...) w przedmiocie umorzenia postępowania

1. uchyla zaskarżoną decyzję;

2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącego R. W. kwotę 697 zł (słownie: sześćset dziewięćdziesiąt siedem złotych) tytułem zwrotu kosztów postępowania.

Uzasadnienie faktyczne

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: organ, Prezes UODO) decyzją z (...) września 2019 r., nr (...) na podstawie art. 105 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2018 r. poz. 2096 z późn. zm.; dalej k.p.a.), art. 5 ust. 1 pkt 6 w zw. z art. 12 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125; dalej u.o.d.o.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi R. W. (dalej skarżący) na przetwarzanie jego danych osobowych przez Komendanta Głównego Policji w (...) w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji (KSIP) oraz w Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych (KCIK), umorzył postępowanie.

Do wydania powyższej decyzji doszło w następującym stanie sprawy.

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga R. W. na przetwarzanie jego danych osobowych w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji oraz w Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych przez Komendanta Głównego Policji (dalej KGP). W treści tej skargi skarżący zwrócił się z prośbą, aby organ nadzorczy nakazał KGP usunięcie jego danych z powyższych zbiorów danych.

KGP w piśmie z (...) maja 2019 r., stanowiącym odpowiedź na ww. skargę, wskazał między innymi, że zgodnie z art. 2 ustawy o KCIK informacje kryminalne przetwarza się w celu wykrywania i ścigania sprawców przestępstw oraz zapobiegania i zwalczania przestępczości bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą. Informacje kryminalne przetwarzane są z zachowaniem zasad ich ochrony określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych i przekazywane są jedynie podmiotom wymienionym w art. 19 ustawy o KCIK. Podkreślił, że jako Szef Krajowego Centrum Informacji Kryminalnych nie jest obowiązany do informowania osoby, której dane osobowe może gromadzić i przetwarzać, o fakcie przetwarzania tych danych, jak również o zakresie przetwarzania, czy też udostępniania danych osobowych.

Pismami z (...) czerwca 2019 r. Prezes UODO poinformował skarżącego, że zwrócił się do KGP celem uzyskania wyjaśnień w zakresie przedstawionych w skardze zarzutów, a KGP poinformował o wpływie skargi, zwracając się o ustosunkowanie się do jej treści.

Tytułem wyjaśnień KGP pismem z (...) lipca 2019 r. poinformował Prezesa UODO, iż skarżący wnioskiem z (...) kwietnia 2019 r. zwrócił się z prośbą o usunięcie jego danych osobowych przetwarzanych w KSIP i KCIK. Pismem z (...) maja 2019 r. Zastępca Dyrektora Biura Wywiadu i Informacji Kryminalnych KGP przedstawił skarżącemu informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych w KCIK, zadań Komendanta Głównego Policji jako Szefa KCIK, a także poinformował, iż KGP jako Szef KCIK nie jest obowiązany do informowania osoby, której dane dotyczą o fakcie przetwarzania tych danych, a także o zakresie ich przetwarzania, czy udostępniania. Następnie KGP wyjaśnił, że pismem z (...) czerwca 2019 r. ((...)) Zastępca Naczelnika Wydziału Obsługi Informacyjnej Biura Wywiadu i Informacji Kryminalnych KGP, poinformował skarżącego o sposobie rozpoznania jego wniosku, weryfikacji jego danych, a także o ich usunięciu z sytemu KSIP, zgodnie z treścią wniosku skarżącego. Podsumowując przedstawione w ww. piśmie stanowisko KGP wskazał, że nie odmówił usunięcia danych wnioskodawcy z baz KCIK, jak zostało to stwierdzone w skardze złożonej do Prezesa UODO.

Organ pismami z (...) lipca 2019 r. poinformował skarżącego oraz KGP o przeprowadzeniu postępowania administracyjnego, w wyniku którego został zgromadzony materiał dowodowy w celu wydania decyzji administracyjnej oraz o możliwości wypowiedzenia się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań zgodnie z treścią art. 10 § 1 k.p.a., w terminie 7 dni od dnia otrzymania ww. pism.

W dniu (...) sierpnia 2019 r. skarżący oświadczył, że skorzystał z przysługującego mu jako stronie prawa wglądu w akta sprawy.

W uzasadnieniu wskazanej na wstępie decyzji Prezes UODO wyjaśnił, że Komendant Główny Policji usunął z systemu KSIP dane osobowe skarżącego w kwestionowanym zakresie.

Odnosząc się do przetwarzania danych osobowych skarżącego w bazie KCIK, organ wskazał, że podstawę prawną do przetwarzania przez KGP danych osobowych w KCIK, stanowią przede wszystkim przepisy ustawy o KCIK. Zgodnie z art. 2 ust. 1 ustawy o KCIK, na zasadach określonych w ustawie informacje kryminalne przetwarza się w celu wykrywania i ścigania sprawców przestępstw oraz zapobiegania i zwalczania przestępczości. Ponadto procesy te odbywają się na zasadach określonych w ustawie o KCIK bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą, oraz z zachowaniem zasad ich ochrony określonych w przepisach o ochronie informacji niejawnych (art. 2 ust. 2 ustawy o KCIK). Z brzmienia powyżej powołanego przepisu wynika, jak podał organ, że przetwarzanie informacji kryminalnych jest obligatoryjne, a obowiązek w rzeczonym zakresie realizuje, na podstawie art. 5 ust. 1 i art. 6 ustawy o KCIK, KGP. Do zadań KGP należy przetwarzanie i przekazywanie informacji kryminalnych, prowadzenie baz danych oraz określanie organizacyjnych warunków i technicznych sposobów prowadzenia, opracowywanie analiz informacji kryminalnych, zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzanym w Centrum Informacji Kryminalnych, zgodnie z przepisami ustawy

z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości oraz przepisami ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

Prezes UODO zwracając uwagę na zadania, które powierzono Policji, stwierdził, że w celu ich realizacji istotnym pozostaje możliwość gromadzenia i przetwarzania danych osobowych bez wiedzy i zgody osoby, której dane dotyczą. Dodatkowo art. 2 ust. 1 ustawy o KCIK wskazuje, że informacje te mogą być przetwarzane jedynie w celu wykrywania i ścigania sprawców przestępstw oraz zapobiegania i zwalczania przestępczości.

Prezes UODO jako słuszne uznał stanowisko KGP, że nie jest on obowiązany do informowania osoby, której dane osobowe może gromadzić i przetwarzać, o fakcie przetwarzania tych danych, jak również o zakresie przetwarzania, czy też udostępniania tych danych. Dodatkowo KGP nie jest obowiązany informować o treści informacji, o odbiorcach danych, o usunięciu informacji i o zakresie usuniętych danych ze zbioru danych (art. 2 ust. 2 oraz art. 6 ust. 4 ustawy o KCIK).

Jak wskazał Prezes UODO, w toku prowadzonego postępowania ustalił, że wobec skarżącego prowadzone było postępowanie karne a w dacie wniesienia skargi do Urzędu Ochrony Danych Osobowych nastąpiło już zatarcie skazania. Podkreślił jednocześnie, że wśród wskazanych w art. 25 ustawy o KCIK przesłanek usunięcia danych nie występuje zatarcie skazania, które uzasadniałoby usunięcie danych skarżącego z KCIK. Oznacza to, iż samo zatarcie skazania nie jest przesłanką samoistną i bezwzględną przemawiającą za usunięciem informacji kryminalnych z bazy danych KCIK.

Organ zwrócił uwagę na regulacje rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 sierpnia 2018 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policję (Dz. U. z 2018 r. poz. 1636) i przywołując wybrane przepisy tego rozporządzenia stwierdził, że dane osobowe zgromadzone w zbiorach danych udostępniane są wyłącznie osobom uprawnionym, co świadczy o niepowszechnym charakterze tego zbioru, który służy realizowaniu ustawowych zadań Policji.

W konsekwencji Prezesa UODO wskazał, że dane osobowe skarżącego zostały pozyskane przez organy Policji w sposób legalny i w taki też są przez nie przetwarzane w bazie KCIK. Organy Policji oceniają przydatność zebranych danych, co implikuje pozostawienie w rzeczonym systemie danych skarżącego. Natomiast, jeśli dane o osobie zawarte w zbiorze stają się nieprzydatne do celów prewencyjnych, dowodowych czy wykrywczych, to organ Policji może zdecydować o ich usunięciu w wyniku oceny, o której mowa w § 29 ww. rozporządzenia.

Wobec powyższego Prezes UODO stwierdził, że w niniejszej sprawie nie doszło do naruszenia przepisów ustawy z 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych, co czyni postępowanie bezprzedmiotowym i w tej sytuacji podlega ono umorzeniu na podstawie art. 105 § 1 k.p.a.

Jak wskazał organ, zgodnie z ww. przepisem, gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości lub w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości lub w części. Brzmienie powołanej regulacji nie pozostawia wątpliwości, iż w razie stwierdzenia bezprzedmiotowości postępowania organ prowadzący to postępowanie obligatoryjnie je umarza. Jednocześnie w literaturze przedmiotu wskazuje się, że bezprzedmiotowość postępowania administracyjnego, o której stanowi art. 105 § 1 k.p.a. oznacza, że brak jest któregoś z elementów materialnego stosunku prawnego, a wobec tego nie można wydać decyzji załatwiającej sprawę przez rozstrzygnięcie jej co do istoty (B. Adamiak, J. Borkowski "Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz" 7 wydanie Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2005 r., str. 485). W ocenie Prezesa UODO, ustalenie przez organ publiczny istnienia przesłanki, o której mowa w art. 105 § 1 k.p.a. zobowiązywało do umorzenia postępowania w zakresie przetwarzania danych skarżącego w systemie KSIP, gdyż nie ma podstaw do rozstrzygnięcia sprawy co do istoty, zaś dalsze prowadzenie postępowania w takim przypadku stanowiłoby o jego wadliwości, mającej istotny wpływ na wynik sprawy.

W skardze na wskazaną na wstępie decyzję organu skarżący, reprezentowany przez adwokata, wniósł o jej uchylenie, zarzucając naruszenie następujących przepisów postępowania, a mianowicie:

- art. 7 k.p.a. w zw. z art. 77 § 1 k.p.a. poprzez uznanie, że materiał dowodowy został zebrany w sposób wyczerpujący, podczas gdy zasada prawdy obiektywnej wymaga, aby organ podjął również z urzędu wszelkie czynności, które są niezbędne do dokładnego ustalenia stanu faktycznego, a Prezes UODO umorzył postępowanie, pomimo iż nie został zbadany charakter służby skarżącego, a co za tym idzie nie ustalono, czy i jakie przesłanki usunięcia danych osobowych skarżącego z KCIK mogą znaleźć zastosowanie;

- art. 11 k.p.a. poprzez uznanie, że sprawa jest bezprzedmiotowa i niewyjaśnienie stronie postępowania w najmniejszym stopniu przyczyn takiego wniosku i umorzenia postępowania w sytuacji, w której skarżący wskazał w swoim wniosku z dnia (...) kwietnia 2019 r., że wyrokuzasadniający wpis do KCIK zapadł dawniej niż 15 lat temu, co stanowi jedną z przesłanek usunięcia danych z rejestru;

- art. 105 § 1 k.p.a. poprzez uznanie bezprzedmiotowości postępowania w sytuacji, w której organ uznając prawidłowość przetwarzania danych osobowych odniósł się jedynie do obowiązujących w tym zakresie regulacji prawnych, nie zaś do faktycznej zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych skarżącego;

- art. 107 § 3 k.p.a. poprzez brak wskazania ustaleń faktycznych i dowodów na jakich oparł się organ w zakresie ustalania stanu faktycznego.

W uzasadnieniu skargi skarżący rozwinął argumentację na rzecz sformułowanych w niej zarzutów.

W odpowiedzi na skargę organ wniósł o jej oddalenie, podtrzymując stanowisko zaprezentowane w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji.

Uzasadnienie prawne

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje.

Zgodnie z art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 2325 z późn. zm.; zwanej dalej: "p.p.s.a."), sądy administracyjne sprawują kontrolę działalności administracji publicznej i stosują środki określone w ustawie. Oznacza to, iż zadaniem wojewódzkiego sądu administracyjnego jest zbadanie legalności zaskarżonego aktu pod względem jego zgodności z prawem, to znaczy ustalenie czy organ orzekający w sprawie prawidłowo zinterpretował i zastosował przepisy prawa w odniesieniu do właściwie ustalonego stanu faktycznego. Jednocześnie, zgodnie z art. 134 § 1 p.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc jednak związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną Kontrolując sprawę w ramach swoich kompetencji, Sąd uznał, iż skarga nie zasługuje na uwzględnienie, bowiem zapadła decyzja w części nie odpowiada prawu.

Przedmiotem rozpoznania przez Sąd w niniejszej sprawie jest decyzja Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, którą to decyzją umorzył postępowanie w przedmiocie skargi R. W. na przetwarzanie jego danych osobowych w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji oraz w Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych przez Komendanta Głównego Policji (dalej KGP). Skarżący domagał się od organu nadzorczego nakazania KGP usunięcie jego danych z powyższych zbiorów danych.

Art. 5 RODO zawiera w ocenie Sądu kluczową dla niniejszego rozstrzygnięcia zasadę ograniczenia przechowania danych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO). Zgodnie z tą zasadą dane osobowe powinny być przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane; dane osobowe można przechowywać przez okres dłuższy, o ile będą one przetwarzane wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych na mocy art. 89 ust. 1, z zastrzeżeniem że wdrożone zostaną odpowiednie środki techniczne i organizacyjne wymagane na mocy niniejszego rozporządzenia w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą ("ograniczenie przechowywania"). Należy w tym miejscu wskazać, że na gruncie poprzednio obowiązującej ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 r., odpowiednikiem ww. zasady ograniczenia przechowywania była tzw. zasada ograniczenia czasowego, uregulowana w art. 26 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych z 1997 r. Zgodnie z tym przepisem, administrator danych przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest obowiązany zapewnić, aby dane te były przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.

Zasada ograniczenia przechowania danych zabezpiecza osobę, której dane dotyczą przed przetwarzaniem jej danych osobowych przez niczym nieograniczony okres. W ocenie Sądu, która w tym wypadku jest zbieżna z oceną organu, punktem granicznym jest w takim wypadku osiągnięcie przez administratora danych zakładanego celu, w jakim pozyskał i przetwarzał dane osobowe.

W tym miejscu warto powołać się na treść art. 39 RODO, z którego wynika, że dane osobowe powinny być adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do celów, dla których są one przetwarzane. Wymaga to w szczególności zapewnienia ograniczenia okresu przechowywania danych do ścisłego minimum.

Zgodnie z art. 105 § 1 k.p.a., gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części.

W doktrynie i orzecznictwie jednolicie wskazuje się, że z bezprzedmiotowością postępowania administracyjnego w rozumieniu art. 105 § 1 k.p.a. mamy do czynienia wówczas, gdy nie ma materialnoprawnych podstaw do władczej, przyjmującej formę decyzji administracyjnej lub postanowienia, ingerencji organu. Przyczyny, dla których sprawa będąca przedmiotem postępowania administracyjnego utraciła charakter sprawy administracyjnej lub nie miała takiego charakteru jeszcze przed wszczęciem postępowania, mogą być różnorodnej natury. Bezprzedmiotowość może mieć miejsce w szczególności, gdy brak jest przedmiotu faktycznego do rozpatrzenia sprawy, jak również w sytuacji, gdy nie istnieje podstawa prawna do wydania aktu administracyjnego w zakresie żądania wnioskodawcy.

Przenosząc powyższe w realia niniejszej sprawy wskazać należy, że na gruncie regulacji normatywnych zawartych w ustawie o ochronie danych osobowych oraz RODO, brak jest przepisu, który dawałby podstawę do wydania decyzji administracyjnej w sytuacji, gdy organ nie stwierdzi naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych. Brak jest w szczególności takiego przepisu, który dawałby podstawę do oddalenia skargi, czy też odmowy uwzględnienia żądania w nim wyrażonego, w sytuacji, gdy nieprawidłowości w ogóle nie wystąpiły, jak również wtedy, gdy wprawdzie naruszenie trwało przez jakiś czas, jednakże ustało przed zakończeniem postępowania prowadzonego przez Prezesa UODO. Wówczas organ winien umorzyć postępowanie.

Sąd podziela stanowisko organu, że taka właśnie sytuacja zachodzi w stanie faktycznym niniejszej sprawy, co do danych zawartych w Krajowym Systemie Informacyjnym Policji (KSIP). Prezes UODO przeprowadził postępowanie administracyjne, w toku którego ustalił, że Komendant Główny Policji usunął z Krajowego Systemu Informacyjnego Policji dane osobowe skarżącego w kwestionowanym zakresie. Tak więc Sąd podziela stanowisko organu, że w zakresie przetwarzania danych skarżącego w systemie KSIP postępowanie stało się bezprzedmiotowe, gdyż dane skarżącego zostały usunięte i w tej części postępowanie winno być umorzone.

Jeżeli chodzi natomiast o dane zawarte Krajowym Centrum Informacji Kryminalnych to organ w uzasadnieniu zaskarżonej decyzji ograniczył się jedynie do wskazania, że dane do powyższej bazy zostały pozyskane w sposób legalny i w taki sposób są też przetwarzane, a sam fakt zatarcia skazania nie stanowi przesłanki wykreślenia danych z bazy. Wskazano również, że Komendant Główny Policji nie jest obowiązany do informowania osoby, której dane osobowe może gromadzić i przetwarzać, o fakcie przetwarzania tych danych jak również o zakresie przetwarzania, czy też udostępniania tych danych. Podkreślono, że Komendant Główny Policji nie jest obowiązany informować o treści informacji, o odbiorcach danych, o usunięciu informacji i o zakresie usuniętych danych ze zbioru danych

(art. 2 ust. 2 oraz art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 6 lipca 2001 r. o przetwarzaniu informacji kryminalnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 44).

W dalszej części uzasadnienia organ powołał się na regulację rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 23 sierpnia 2018 r. w sprawie przetwarzania informacji przez Policje (Dz. U. z 2018 r. poz. 1663). W konkluzji organ stwierdził, że nie doszło do naruszenia przepisów ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych, co czyni postępowania bezprzedmiotowym.

To ostatnie sformułowanie organu jest w ocenie składu orzekającego w niniejszej sprawie co najmniej lakoniczne, gdyż nie wyjaśnia podstawy zastosowania w niniejszej sprawie art. 105 § 1 k.p.a., zgodnie natomiast z art. 107 § 3 k.p.a. uzasadnienie prawne decyzji winno zawierać wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, które to wyjaśnienie powinno zawierać pełen tok rozumowania organu, który doprowadził go do powyższego rozstrzygnięcia. Tymczasem przywołane przepisy ustawy o przetwarzaniu informacji kryminalnych oraz rozporządzenia w sprawie przetwarzania informacji przez Policje bez odpowiedniego ich uporządkowania i komentarza organu nie wskazują na bezprzedmiotowość tego postępowania zwłaszcza w kontekście żądania skarżącego dotyczącego usunięcia jego danych osobowych z Krajowego Centrum Informacji Kryminalnej.

Rozpoznając ponownie sprawę organ weźmie pod uwagę stanowisko Sąd zajęte we wskazanym wyżej zakresie.

Biorąc powyższe pod rozwagę Sąd działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. orzekł jak w sentencji, o kosztach orzeczono na podstawie art. 200 w zw. z art. 205 p.p.s.a. oraz § 14 ust. 1 pkt 1 lit. c rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie (Dz. U. z 2017 r. poz. 1797 z późn. zm.).

Tekst orzeczenia pochodzi ze zbiorów sądów administracyjnych.