Chajec Stanisław, Udostępnianie dokumentów właściwym organom lub jednostkom organizacyjnym

Udostępnianie dokumentów właściwym organom lub jednostkom organizacyjnym

Jednym z obowiązków właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego jest przechowywanie dokumentacji związanej z budową i utrzymaniem obiektu. Został on określony w art. 63 i art. 64 p.b.

Dokumentację związaną z obiektem budowlanym tworzą:

– dokumentacja budowy i dokumentacja powykonawcza, inne dokumenty i decyzje dotyczące obiektu, instrukcje obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń związanych z tym obiektem,

– opracowania projektowe i dokumenty techniczne robót budowlanych wykonywanych w obiekcie w toku jego użytkowania,

– protokoły z kontroli obiektu budowlanego, w tym protokoły z kontroli systemu ogrzewania i systemu klimatyzacji, o których mowa w art. 29 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków (Dz. U. z 2018 r. poz. 1984 ze zm.), oceny i ekspertyzy dotyczące jego stanu technicznego oraz świadectwo charakterystyki energetycznej.

– książka obiektu budowlanego.

Z obowiązkiem właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego przechowywania ww. dokumentacji skorelowane jest uprawnienie właściwego organu nadzoru budowlanego, a także innych jednostek organizacyjnych i organów upoważnionych do kontroli utrzymania obiektów budowlanych we właściwym stanie technicznym oraz do kontroli przestrzegania przepisów obowiązujących w budownictwie, do żądania udostępnienia tej dokumentacji.

Możliwość zapoznania się z dokumentacją umożliwia prawidłową realizację zadań przez organy nadzoru budowlanego i inne podmioty realizujące zadania kontrolne.

Do jednostek organizacyjnych i organów upoważnionych do żądania udostępnienia dokumentacji należy zaliczyć: Państwową Inspekcję Pracy, Państwową Straż Pożarną, Państwową Inspekcję Sanitarną, Inspekcję Ochrony Środowiska, organy ochrony środowiska i organy ochrony zabytków. Kompetencje wymienionych podmiotów do żądania udostępnienia dokumentacji w związku z realizowanymi przez nie zadaniami, określają przepisy odrębne.

Niewywiązywanie się z obowiązków przechowywania dokumentów, związanych z obiektem budowlanym lub prowadzenia książki obiektu budowlanego, zagrożone jest karą grzywny (art. 93 pkt 9 p.b.).

Potrzeba uzyskania informacji lub dokumentów może być związana z wyjaśnieniem istotnych okoliczności sprawy w postępowaniach administracyjnych lub z oceną zasadności wszczęcia odpowiedniego postępowania z urzędu. Kompetencja organu nadzoru budowlanego wynika z przepisu art. 83 ust. 1 i 3 w związku z art. 82 ust. 3 i 4 p.b.

Żądanie, w zależności od okoliczności, może zostać wyrażone ustnie lub pisemnie. Powinno ono zostać skierowane do właściciela lub zarządcy obiektu budowlanego, jako osób zobowiązanych do przechowywania dokumentacji obiektu budowlanego i określać dokumenty, które mają zostać udostępnione. Wezwanie do udostępnienia dokumentacji powinno określać termin i sposób wywiązania się z obowiązku.