WK – 602/10/2024 - Wystąpienie pokontrolne RIO Łódź z 24.02.2024 r. WK – 602/10/2024

Na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1325), informuję Pana Wójta, że Regionalna Izba Obrachunkowa w Łodzi przeprowadziła kompleksową kontrolę gospodarki finansowej i zamówień publicznych w Gminie Lgota Wielka 1 . Kontrolą objęto wybrane zagadnienia z lat 2022 - 2023 dotyczące przede wszystkim: sporządzania sprawozdań budżetowych i finansowych; prowadzenia rachunkowości; wykonania budżetu, w tym realizacji wydatków; sporządzania wieloletniej prognozy finansowej; realizacji dochodów podatkowych i dochodów z majątku; wydatków osobowych; udzielania zamówień publicznych i realizacji inwestycji; ewidencji i inwentaryzacji majątku; gospodarki odpadami. Stwierdzone w wyniku czynności kontrolnych nieprawidłowości i uchybienia wynikały z nieprzestrzegania obowiązujących przepisów prawa. Wykazane nieprawidłowości dotyczyły, w szczególności 2 :

I.

W zakresie regulacji ogólnych

W Gminie Lgota Wielka nie został powołany Zastępca Wójta. Powyższe stanowiło naruszenie art. 26a ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: z Dz. U. z 2023 r. poz. 40 z późn. zm.). Z treści wskazanego przepisu wynika, że wójt, w drodze zarządzenia, powołuje oraz odwołuje swojego zastępcę lub zastępców i określa ich liczbę. Utworzenie stanowiska zastępcy wójta jest obligatoryjne, co potwierdza m.in. uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z dnia 12 listopada 2014 r. (II PK 24/14). Zgodnie z ustawą o samorządzie gminnym, w gminach do 20 tys. mieszkańców nie może być więcej niż jeden zastępca.

W zakresie ewidencji księgowej i sprawozdawczości

1. Nieprawidłowo ewidencjonowano odsetki doliczane do rachunku bankowego depozytowego. Odsetki te były ujmowane były w klasyfikacji budżetowej - dział 758, rozdział 75814, § 0920, zatem stanowiły dochody jednostki. Środki depozytowe nie są środkami pieniężnymi Gminy i odsetki od nich nie mogą stanowić jej dochodów. Jednostka nie może nimi swobodnie dysponować. Gmina wskazała, że w momencie zwrotu któregokolwiek z depozytów odsetki od niego naliczone przekazywane są z rachunku budżetu (organu) na rachunek depozytu i następnie na rachunek właściciela zdeponowanych środków. Powyższe nie zmienia jednak wskazanej nieprawidłowości.

2. Stwierdzono, że w sprawozdaniu rocznym Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych, sporządzonym za 2022 rok, w kolumnie 11 - Skutki obniżenia górnych stawek podatkowych obliczone za okres sprawozdawczy, wykazano na dzień 31 grudnia 2022 r.:

- w rozdziale 75615, § 0340 - Podatek od środków transportowych od osób prawnych, kwotę 5.230,00 zł, a powinna zostać wykazana kwota 5.229,00 zł (zawyżono o 1,00 zł);

- w rozdziale 75616, § 0340 kwotę 100.121,00 zł, a powinna zostać wykazana kwota 100.112,40 zł (zawyżono o 8,60 zł).

Nieprawidłowości wynikały z zastosowania do obliczenia skutków finansowych obniżenia górnych stawek podatków stawek maksymalnych tego podatku wyrażonych w pełnych złotych (zamiast w złotych i groszach - jak wynikało to z obwieszczeń Ministra Finansów w sprawie stawek minimalnych i maksymalnych podatku od środków transportowych). Powyższe stanowiło naruszenie § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2022 r. poz. 144 z późn. zm.), zgodnie z którym - dane w sprawozdaniach jednostkowych wyraża się z złotych i groszach, stosownie do zasad obowiązujących przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, z wyjątkiem sprawozdań jednostkowych placówek, w których dane wyraża się w walucie, w jakiej jest prowadzona rachunkowość.

3. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie danych wykazanych w bilansie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego za rok 2022:

- w pozycji I.1.2. - Pozostałe środki pieniężne, wykazuje się przede wszystkim środki, które w następnym okresie sprawozdawczym podlegają zwrotowi do budżetu państwa. Jednostka w pozycji tej wykazała kwotę 731.256,04 zł, na którą składały się:

- dotacje - 645.772,69 zł,

- odsetki od dotacji - 11.354,27 zł,

- nadwyżka ze środków za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż alkoholi - 63.127,08 zł,

- dodatek węglowy wypłacony w styczniu - 9.180,00 zł,

- stypendium dla dzieci (Ukraina) wypłacone w styczniu - 1.612,00 zł,

- środki z Fundusze Pomocy - 210,00 zł.

Kwota 63.127,08 zł (nadwyżka ze środków za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż alkoholi) stanowiła środki, o których mowa w art. 217 ust. 2 pkt 8 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1270 z późn. zm.) - czyli niewykorzystane środki pieniężne na rachunku bieżącym budżetu, wynikające z rozliczenia dochodów i wydatków nimi finansowanych związane ze szczególnymi zasadami wykonywania budżetu określonymi w odrębnych ustawach oraz wynikające z rozliczenia środków określonych w art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy i dotacji na realizację programu, projektu lub zadania finansowanego z udziałem tych środków. Środki te, po rozliczeniu budżetu danego roku nadal stanowią środki budżetu Gminy Lgota Wielka, czyli winny być ujęte w pozycji - Środki pieniężne budżetu, a nie jako Pozostałe środki pieniężne;

- w pozycji Zobowiązania wobec budżetów, wskazano saldo konta Ma224 - 645.772,69 zł, czyli wartość stanowiącą niewykorzystane dotacje podlegające zwrotowi do budżetu państwa. Ustalono, że na koncie 240 - Pozostałe rozrachunki, ujęto w wysokości 11.354,27 zł odsetki dopisane do rachunków bankowych, na których ewidencjonowano ww. dotacje. Tym samym kwota ta również stanowiła Zobowiązania wobec budżetów, a nie Pozostałe zobowiązania, jak to ujęła w bilansie jednostka;

- w pozycji Zobowiązania finansowe długoterminowe (powyżej 12 miesięcy), wykazano kwotę 4.699.869,28 zł - saldo konta 134 w wysokości 2.505.000,00 zł i saldo konta 260 - 2.195.754,18 zł, na które składały się kwota rat kapitałowych kredytów i pożyczek. Zgodnie jednak z definicją zobowiązań krótkoterminowych zawartą w art. 3 ust. 1 pkt 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.) - zobowiązania krótkoterminowe to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, zatem zobowiązania długoterminowe to te wymagalne powyżej 12 miesięcy od dnia bilansowego. Z powyższego wynika, iż saldo konta 134 i 260 w bilansie powinno być podzielone i w pozycji zobowiązania krótkoterminowe jednostka winna wykazać raty pożyczek płatne w roku 2023 (12 miesięcy od dnia bilansowego), a w pozycji zobowiązania długoterminowe - raty pożyczek płatne od roku 2024 do dalej.

4. W sprawozdaniu Rb-27S - z wykonania planu dochodów budżetowych za rok 2022, Gmina Lgota Wielka w pozycji: skutki decyzji wydanych przez organ podatkowy na podstawie ustawy - Ordynacja Podatkowa obliczane za okres sprawozdawczy w zakresie rozłożenia na raty, odroczenia terminu płatności, zwolnienia z obowiązku pobrania, ograniczenie poboru (kolumna 14), wykazała kwotę 1.786,00 zł. Kwota ta wynikała z decyzji z dnia 1 sierpnia 2022 r. odraczającej zapłatę zaległości podatkowej od III raty podatku za 2020 rok do II raty podatku za 2022 r. - do dnia 31 maja 2023 r. W związku z powyższym kwota 1.786,00 zł winna zostać wyksięgowana z należności krótkoterminowych - konto 221. Następnie jednostka winna opisaną kwotę ująć na koncie 226 - Długoterminowe należności budżetowe, czego nie uczyniono, co naruszało przepisy rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz. U. z 2020 r. poz. 342), gdzie w opisie zasad funkcjonowania konta 226 wskazano, że na stronie Wn konta 226 ujmuje się w szczególności długoterminowe należności, w korespondencji z kontem 840, a także przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych, w korespondencji z kontem 221. Jednocześnie naruszono przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej, gdzie wskazano, iż w kolumnie Należności w sprawozdaniu Rb-27S wykazuje się: salda początkowe (należności pozostałe do zapłaty zmniejszone o nadpłaty), powiększone o kwoty przypisów należności z tytułu dochodów budżetowych, po zmniejszeniu ich o kwoty odpisów; jeżeli kwota nadpłat i odpisów przewyższa kwotę należności pozostałych do zapłaty i przypisów, to różnicę wykazuje się jako liczbę ujemną. W kolumnie tej wykazuje się również zaległości podatkowe zabezpieczone hipoteką. W kolumnie Należności nie wykazuje się należności długoterminowych (§ 3 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik nr 37 do ww. rozporządzenia). Zatem kwota 1.786,00 zł należna w roku następnym nie może być wykazywana w należnościach bieżącego roku.

5. Stwierdzono nieprawidłowe zapisy księgowe dokonane na koncie 222 w jednostce budżetowej (Urzędzie Gminy Lgota Wielka). Zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej - saldo Wn konta 222 oznacza stan zrealizowanych dochodów budżetowych objętych okresowymi sprawozdaniami, lecz nieprzekazanych na rachunek budżetu. Zatem zapisy na koncie 222 winny być tożsame w księgach jednostki budżetowej i budżetu gminy. W organie (na rachunku budżetu) na dzień 31 grudnia 2022 r. na koncie 222 - Urząd Gminy Lgota Wielka, widniało saldo Wn 15.061,44 zł. Z kolei w księgach rachunkowych Urzędu Gminy Lgota Wielka rok 2022 zamknął się saldem konta- 222 - 0,00 zł. Niezgodność pomiędzy saldem konta 222 w księgach organu, a tym widniejącym w księgach jednostki budżetowej wynikała z faktu, iż jednostka na koniec roku 2022 w księgach Urzędu Gminy na stronie Ma konta zamiast przeksięgowania zrealizowanych dochodów na podstawie sprawozdania Rb-27S, dokonała likwidacji salda (wyzerowanie salda Wn konta 222), na podstawie już przekazanych dochodów, co było sprzeczne z przepisami ww. rozporządzenia oraz wewnętrznymi regulacjami jednostki.

W zakresie wykonania budżetu i wieloletniej prognozy finansowej

1. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prezentacji zadłużenia Gminy w wieloletniej prognozie finansowej jednostki. Kwota długu wykazana w prognozie - 10.279.738,01 zł nie zgadzała się z wartościami wynikającymi z już zaciągniętych zobowiązań i uchwałą nr LVIII/274/2022 w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Lgota Wielka na rok 2023 oraz planowanymi spłatami zobowiązań z tytułu kredytów i pożyczek w roku 2023 o kwotę 1.188.783,77 zł. Z ww. uchwały wynikało, że jednostka planuje w roku 2023 zaciągnąć zobowiązania finansowe na kwotę 5.239.645,96 zł. Zatem wyliczając kwotę długu jednostka winna wziąć po uwagę saldo już zaciągniętych zobowiązań (4.699.869,28 zł), planowane w roku 2023 kredyty/pożyczki (5.239.645,96 zł) i ich spłaty w roku 2023 (848.561,00 zł). Kwota długu została skorygowana uchwałą nr LXII/290/2023 z dnia 10 marca 2023 r. Powyższa nieprawidłowość stanowiła naruszenie art. 229 ustawy o finansach publicznych, który wskazuje, że wartości przyjęte w wieloletniej prognozie finansowej i budżecie jednostki samorządu terytorialnego powinny być zgodne co najmniej w zakresie wyniku budżetu i związanych z nim kwot przychodów i rozchodów oraz długu jednostki samorządu terytorialnego.

2. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie prezentacji spłat rat zobowiązań Gminy w wieloletniej prognozie finansowej (WPF) jednostki na 2023 rok i lata następne - pozycja 10.6. Stwierdzono różnice pomiędzy dokumentem planistycznym a umowami kredytów/pożyczek i ich harmonogramami. Ustalono, iż wskazana nieprawidłowość wynikała z odwołania się w WPF do nieaktualnych harmonogramów spłat zobowiązań oraz nieuwzględnienia w WPF spłat rat pożyczki zaciągniętej przez jednostkę w dniu 27 października 2022 r., którą uwzględniono w dokumencie planistycznym dopiero w uchwale nr LXV/306/2023 z dnia 26 czerwca 2023 r.

W zakresie dochodów z tytułu podatków

1. Stwierdzono, że podatnik podatku od nieruchomości - osoba prawna o numerze konta (...) 3 składając deklaracje na podatek od nieruchomości nieprawidłowo zgłosił do opodatkowania powierzchnię lokali mieszkalnych. W dniu 22 listopada 2023 r. zostały złożone korekty deklaracji na podatek od nieruchomości za 2021, 2022 i 2023 rok. W związku z powyższym podatek od nieruchomości za wskazane lata zamkną się następującymi kwotami: za 2021 rok: 1.143,00 zł (odpis 23,00 zł), za 2022 rok: 1.178,00 zł (odpis 47,00 zł), za 2023 rok: 1.569,00 zł (odpis 25,00 zł). Biorąc pod uwagę złożone korekty na koncie podatnika powstała nadpłata w wysokości 95,00 zł, o którą została pomniejszona 12 rata podatku od nieruchomości za 2023 r. Powyższe wpłynęło na skutki obniżenia górnych stawek podatkowych, które zgodnie ze sprawozdaniem wyniosły 18.611 zł. Po złożeniu korekty deklaracji skutki za 2022 rok powinny wynieść 18.516 zł.

2. Dokonywano zapisów księgowych dotyczących odroczenia terminu zapłaty zaległości podatkowej na kontach analitycznych podatników pod datą wystawienia decyzji, przed datą jej doręczenia podatnikowi. Takie działanie naruszało zasadę wynikającą z § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2010 r. Nr 208, poz. 1375). Z treści wskazanego przepisu wynika, że do udokumentowania przypisów lub odpisów służą decyzje. Zgodnie natomiast z art. 212 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.) - organ podatkowy, który wydał decyzję, jest nią związany od chwili jej doręczenia; decyzje o których mowa w art. 67d (umorzenie zaległości podatkowej z urzędu), wiążą organ podatkowy od chwili ich wydania. Powyższe wskazuje, że odpisy na kontach podatników powinny być dokonywane na podstawie doręczonej stronie decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków.

3. Zastosowana dla środka transportowego stanowiącego własność podatnika nr konta (...) 4 stawka podatkowa została określona niezgodnie z obowiązującą uchwałą Rady Gminy Lgota Wielka w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych. Podatnik składając deklarację DT-1 na podatek od środków transportowych na 2023 rok przy środku transportowym - naczepa, 4 osie, DMCZP 58 ton, zawieszenie pneumatyczne, wskazał należny podatek w wysokości 2.316,00 zł. Zgodnie z uchwałą nr LVI/266/2022 z dnia 29 listopada 2022 r. w sprawie określenia wysokości stawek podatku od środków transportowych - wysokość należnego podatku powinna wynieść 2.590,00 zł (w złożonej deklaracji wskazano za mało o 274,00 zł). Podatnik złożył korektę deklaracji na 2023 rok w dniu 16 listopada 2023 r., w której prawidłowo wskazał podatek należy od środka transportowego w wysokości 2.590,00 zł.

W zakresie dochodów z majątku

1. Gmina nie dokonywała aktualizacji opłaty rocznej za nieruchomości oddane w użytkowanie wieczyste w roku 2013. Zgodnie z art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 344 z późn. zm.) - wysokość opłaty rocznej z tytułu użytkowania wieczystego nieruchomości gruntowej, z zastrzeżeniem ust. 2 i 2a, podlega aktualizacji nie częściej niż raz na 3 lata, jeżeli wartość tej nieruchomości ulegnie zmianie. Zaktualizowaną opłatę roczną ustala się, przy zastosowaniu dotychczasowej stawki procentowej, od wartości nieruchomości określonej na dzień aktualizacji opłaty. Ponadto jeżeli wartość nieruchomości gruntowej na dzień aktualizacji opłaty rocznej byłaby niższa niż ustalona w drodze przetargu cena tej nieruchomości w dniu oddania jej w użytkowanie wieczyste, aktualizacji nie dokonuje się. W przypadku nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste na cele mieszkaniowe przepis stosuje się w okresie 5 lat, licząc od dnia zawarcia umowy o oddanie nieruchomości w użytkowanie wieczyste. Zasady zmiany opłaty rocznej z tytułu użytkowanie wieczystego uregulowano w art. 77 ust. 2a. W przypadku gdy zaktualizowana wysokość opłaty rocznej przewyższa co najmniej dwukrotnie wysokość dotychczasowej opłaty rocznej, użytkownik wieczysty wnosi opłatę roczną w wysokości odpowiadającej dwukrotności dotychczasowej opłaty rocznej. Pozostałą kwotę ponad dwukrotność dotychczasowej opłaty (nadwyżka) rozkłada się na dwie równe części, które powiększają opłatę roczną w następnych dwóch latach. Opłata roczna w trzecim roku od aktualizacji jest równa kwocie wynikającej z tej aktualizacji. Stosownie do art. 77 ust. 3 ww. ustawy - aktualizacji opłaty rocznej dokonuje się z urzędu albo na wniosek użytkownika wieczystego nieruchomości gruntowej, na podstawie wartości nieruchomości gruntowej określonej przez rzeczoznawcę majątkowego.

2. Gmina wystawiała na rzecz dzierżawcy nakaz płatniczy. W myśl art. 693 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.) - przez umowę dzierżawy wydzierżawiający zobowiązuje się oddać dzierżawcy rzecz do używania i pobierania pożytków przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a dzierżawca zobowiązuje się płacić wydzierżawiającemu umówiony czynsz. Tym samym, w zamian za oddanie do używania rzeczy, druga strona umowy płaci umówioną kwotę czynszu. Na gruncie przepisów ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1570 z późn. zm.) - umowa dzierżawy jest kwalifikowana jako odpłatne świadczenie usług objęte ww. podatkiem, według stawki podstawowej. Wyjątkiem jest dzierżawa gruntów przeznaczonych na cele rolnicze, która korzysta ze zwolnienia od podatku na podstawie rozporządzenia wykonawczego do ustawy o podatku od towarów i usług (usługa opodatkowana VAT podlegająca zwolnieniu). Jeżeli dzierżawa obejmuje grunty rolne, które są wydzierżawiane na cele inne niż rolnicze, to usługa podlega opodatkowaniu stawką 23%. Tym samym, dokumentem stanowiącym podstawę rozliczenia należności z tytułu czynszu dzierżawnego jest faktura VAT, a nie nakaz płatniczy.

W zakresie wydatków na realizację zadań zleconych na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

1. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert z dnia 31 stycznia 2022 r. na realizację zadań publicznych z zakresu wspierania i upowszechniania kultury fizycznej w 2022 r. oraz ogłoszenie wyników otwartego konkursu ofert z dnia 28 lutego 2022 r. nie zostały zamieszczone na stronie internetowej organu administracji publicznej, co stanowiło naruszenie art. 13 ust. 3 pkt 3 i art. 15 ust. 2j ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 571). Zgodnie z ww. przepisami - otwarty konkurs ofert ogłasza się m.in. na stronie internetowej organu administracji publicznej. Tam też należy ogłosić wyniki otwartego konkursu ofert.

2. Otrzymana w trybie art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, w dniu 27 maja 2022 r., oferta Ochotniczej Straży Pożarnej w Brudzicach dotycząca realizacji zadania publicznego "Działalność wspomagająca rozwój wspólnot i społeczności lokalnych. Obchody 100-lecia założenia OSP w Brudzicach" nie została zamieszczona na stronie internetowej organu jednostki samorządu terytorialnego, Stanowiło to naruszenie art. 19a ust. 3 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, stosownie do którego - w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia wpłynięcia oferty, organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego zamieszcza ofertę na okres 7 dni na stronie internetowej organu jednostki samorządu terytorialnego.

W zakresie inwestycji

W wyniku kontroli zamówienia publicznego pn. "Modernizacja infrastruktury drogowej na terenie Gminy Lgota Wielka Część III, w ramach zadania - Część I Rozbudowa drogi gminnej nr 112303E (na odcinku Kolonia Lgota do granic Gminy Strzelce Wielkie) oraz Część II Przebudowa drogi gminnej nr 112301E (do świetlicy)", stwierdzono następujące nieprawidłowości:

1. W przypadku warunku dotyczącego doświadczenia stawianego kierownikom budowy w specyfikacji warunków zamówienia z dnia 27 maja 2022 r., ustalono że w przypadku wykonawców składających ofertę dla więcej niż jednej części wymagane doświadczenie było mniejsze (co najmniej roczne doświadczenie), niż stawiane wykonawcom składającym ofertę tylko na jedną część (co najmniej trzyletnie doświadczenie). Analogiczne zapisy wynikały z ogłoszenia o zamówieniu z dnia 27 maja 2022 r. W związku z powyższym zarówno w specyfikacji warunków zamówienia, jak i w ogłoszeniu o zamówieniu, znalazły się sprzeczne zapisy dotyczące warunku doświadczenia kierownika budowy. Z wyjaśnienia złożonego przez kierownika jednostki wynikało, że był to błąd pisarski.

2. Komisja Przetargowa nie przedstawiła swojej propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty w prowadzonym postępowaniu, co stanowiło naruszenie § 6 ust. 4 pkt 1 i 5 Regulaminu pracy komisji przetargowej, stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 37/2021 Wójta Gminy Lgota Wielka z dnia 16 kwietnia 2021 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu pracy komisji przetargowej powołanej do przeprowadzenia postępowań o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonych w Urzędzie Gminy w Lgocie Wielkiej. Ze wskazanego uregulowania wynikało, że Komisja w toku postępowania opracowuje i przedstawia Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia w szczególności - propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty oraz przygotowuje swoje stanowisko w formie propozycji do zatwierdzenia przez Kierownika Zamawiającego; stanowisko to podpisują Członkowie Komisji biorący udział w czynnościach.

3. Na złożonych przez wykonawcę zamówienia zgłoszeniach odbioru końcowego robót brak było potwierdzeń zakończenia robót dokonanych przez inspektorów nadzoru, co stanowiło brak realizacji wymagań wynikających z § 12 ust. 2 umowy nr 272.22.2022 z dnia 11 lipca 2022 r. na realizację zadania inwestycyjnego pn. "Modernizacja infrastruktury drogowej na terenie Gminy Lgota Wielka Część III, w ramach zadania - Część I Rozbudowa drogi gminnej nr 112303E (na odcinku Kolonia Lgota do granic Gminy Strzelce Wielkie) oraz Część II Przebudowa drogi gminnej nr 112301E (do świetlicy), zawartej pomiędzy Gminą Lgota Wielka a Przedsiębiorstwem Usługowo-Handlowym "DOMAX". Zgodnie z ww. postanowieniami umowy "Zakończenie realizacji przedmiotu umowy w ramach realizacji zamówienia Wykonawca zgłosi Zamawiającemu w formie pisemnego zgłoszenia potwierdzonego przez Inspektora Nadzoru. Na piśmie musi znajdować się adnotacja Inspektora Nadzoru potwierdzająca zakończenie robót zgodnie z zawartą umową. Zgłoszenie nie zawierające adnotacji Inspektora Nadzoru nie jest wiążące dla Zamawiającego". Z wyjaśnienia złożonego przez kierownika jednostki wynikało, iż inspektorzy nadzoru telefonicznie potwierdzili gotowość do odbioru realizację przedmiotu umowy. Wypełniając postanowienia § 12 ust. 2 umowy w zakresie pisemnych zgłoszeń potwierdzenia zakończenia robót i odpowiednich adnotacji inspektora nadzoru należało w powyższym przypadku sporządzić notatki służbowe z przeprowadzonych rozmów z inspektorami nadzoru, do których powinny zostać dołączone stosowne oświadczenia inspektorów nadzoru nadesłane pocztą elektroniczną. Tak sporządzone dokumenty czyniłyby zadość wymaganiom postawionym w § 12 ust. 2 umowy.

W zakresie ewidencji majątku i inwentaryzacji

1. Analiza przedstawionych dokumentów inwentaryzacyjnych, w tym protokołów z przeprowadzonej inwentaryzacji poszczególnymi metodami inwentaryzacji, sprawozdania z przebiegu spisu z natury oraz protokołu z inwentaryzacji aktywów i pasywów i protokołu z rozliczenia wyników inwentaryzacji składników majątkowych, wykazała następujące nieprawidłowości:

- w arkuszach nr: 45/2022, 144/2022, 2/2022 i 1/2022 brak jest wskazania osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie;

- w przypadku arkuszy nr 61/2022 i 134/2022, spis z natury nastąpił w okresie: 5 grudnia 2022 r. - 12 stycznia 2023 r., zaś oświadczenie przedinwentaryzacyjne osób materialnie odpowiedzialnych podpisano z dniem 14 stycznia 2023 r., czyli po zakończeniu czynności spisowych zamiast przed spisem;

- z arkusza nr 143/2022 wynikało, iż spis zakończono w dniu 4 stycznia 2023 r., oświadczenie osoby materialnie odpowiedzialnej złożono w dniu 12 stycznia 2023 r., czyli ponownie po terminie - oświadczenie to winno być złożone przed dokonaniem czynności spisowych przez Zespół Spisowy

- salda kont 225, 229, 231, 234 zinwentaryzowano w drodze weryfikacji - w dokumentach znajduje się jedynie wydruk z ewidencji księgowej ze wskazaniem sald na koniec roku sporządzony przez pracownika merytorycznego i pieczątka wraz z podpisem tego samego pracownika potwierdzająca zgodność sald. Brak było wskazania dokumentów potwierdzających stany na koniec 2022 rok (np. deklaracje ZUS, PFRON czy PIT);

- w instrukcji inwentaryzacyjnej załącznik nr 5 stanowi wzór oświadczenia osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone mienie sporządzane po przeprowadzonym spisie z natury, jednak w przedstawionej do kontroli dokumentacji inwentaryzacyjnej brak było takich oświadczeń złożonych przez poszczególne osoby materialnie odpowiedzialne;

- arkusz nr 30/2022 na kwotę 3.919,00 zł dotyczył wyposażenia Posterunku Policji. Wyposażenie to pozostaje do dyspozycji Komisariatu Policji na podstawie umów użyczenia. Tym samym inwentaryzację winien przeprowadzić podmiot, któremu oddano w użyczenie urządzenia o łącznej wartości 3.919,00 zł i jej wyniki przedstawić podmiotowi użyczającemu.

Odpowiedzialność za powyższe nieprawidłowości ponoszą Wójt Gminy, Skarbnik Gminy oraz pracownicy merytoryczni w zakresie wskazanym w protokole kontroli.

II.

Przekazując informację o powyższych nieprawidłowościach proszę Pana Wójta o podjęcie działań na celu ich usunięcia oraz zapobieżenia ich występowaniu w przyszłości. W tym celu RIO w Łodzi kieruje następujące wnioski pokontrolne:

1. Podjąć czynności w celu zatrudnienia pracownika na stanowisku Zastępcy Wójta.

2. Zaniechać ujmowania jako dochodów Gminy odsetek od środków zgromadzonych na rachunkach depozytów.

3. Dane w sprawozdaniach budżetowych wykazywać w złotych i groszach, zgodnie z zasadą wynikającą z § 8 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.

4. Zapewnić wykazywanie danych wynikających z sald kont księgowych we właściwych pozycjach bilansu z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

5. Zapewnić prawidłową ewidencję w księgach rachunkowych operacji gospodarczych związanych należnościami rozłożonymi na raty lub których płatność została odroczona, stanowiącymi należności długoterminowe, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, co skutkować będzie ich poprawnym wykazaniem w sprawozdawczości budżetowej.

6. Dokonując księgowań na kontach zespołu 2 przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, uwzględniając uwagi zawarte w pierwszej części wystąpienia pokontrolnego.

7. W wieloletniej prognozie finansowej prezentować dane zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 229 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, zgodnie z którym - wartości przyjęte w wieloletniej prognozie finansowej i budżecie jednostki samorządu terytorialnego powinny być zgodne co najmniej w zakresie wyniku budżetu i związanych z nim kwot przychodów i rozchodów oraz długu jednostki samorządu terytorialnego.

8. Zapewnić przestrzeganie wymogu realistyczności prognozowanych w wieloletniej prognozie finansowej kwot rozchodów.

9. Zapewnić dokonywanie czynności sprawdzających w zakresie składanych przez podatników deklaracji podatkowych, na podstawie art. 272 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa. W razie wątpliwości, co do poprawności złożonej deklaracji, stosownie do art. 274a § 1 i 2 ustawy, wzywać podatników do złożenia wyjaśnień w sprawie przyczyn niezłożenia deklaracji lub wezwać do ich złożenia, jeśli nie zostały złożone mimo takiego obowiązku, a także wzywać podatników do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, wskazując przyczyny podania w wątpliwość rzetelność danych w niej zawartych.

10. Odpisów dokonywanych na podstawie decyzji w sprawie udzielenia ulg w zapłacie podatków na kontach analitycznych podatników dokonywać po doręczeniu podatnikom tych decyzji, na podstawie § 4 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.

11. Dokonać analizy istnienia przesłanek uzasadniających dokonanie aktualizacji opłaty rocznej dla nieruchomości oddanych w użytkowanie wieczyste, na podstawie art. 77 ust. 1 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami.

12. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert oraz ogłoszenie wyników otwartego konkursu ofert zamieszczać na stronie internetowej organu administracji, zgodnie z wymogiem wynikającym z art. 13 ust. 3 i art. 15 ust. 2j ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

13. Otrzymane w trybie art. 19a ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oferty zamieszczać na stronie internetowej organu jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z art. 19a ust. 3 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.

14. Zapewnić prawidłowe określanie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w zakresie zdolności zawodowej.

15. Zapewnić sporządzanie i przedstawianie, przez komisję przetargową, kierownikowi zamawiającego propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty, zgodnie z obowiązującymi w Urzędzie Gminy uregulowaniami wewnętrznymi.

16. Zapewnić przestrzeganie postanowień zawartych umów dotyczących realizacji zadań inwestycyjnych, w zakresie zasad odbioru wykonanych prac.

17. Inwentaryzacji majątku gminy dokonywać z zachowaniem zasad wynikających z art. 26 i art. 27 ustawy o rachunkowości oraz z przyjętych regulacji wewnętrznych.

Podając powyższe do wiadomości, zgodnie z art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych, proszę Pana Wójta o przesłanie informacji o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego.

Jednocześnie informuję, że zgodnie z art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w II części wystąpienia pokontrolnego przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do Kolegium Izby.

Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego, za pośrednictwem Prezesa Izby.

Podstawą zgłoszenia zastrzeżeń może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe zastosowanie.

Bieg terminu, o którym mowa wyżej ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.