SPS-023-23897/11 - Stanowisko MPiPS w sprawie barier wynikających ze stosunków pracy

Szanowny Panie Marszałku! Odpowiadając na interpelację pana posła Mieczysława Marcina Łuczaka w sprawie barier wynikających ze stosunków pracy, przekazaną przy piśmie z dnia 29 lipca br., znak: SPS-023-23897/11, uprzejmie wyjaśniam, co następuje.

Odnośnie do przepisów Kodeksu pracy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych przez pracowników pragnę wyjaśnić, iż przepisy ustawy z dnia 20 maja 2010 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 105, poz. 655) stanowią wykonanie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 31 marca 2009 r. (sygn. akt K 28/08), uznającego art. 103 Kodeksu pracy za niezgodny z art. 92 ust. 1 Konstytucji RP. W wyniku powyższego wyroku z dniem 10 kwietnia 2010 r. utraciło także moc rozporządzenie ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. Nr 103, poz. 472, z późn. zm.). Uchwalenie ustawy nowelizującej Kodeks pracy w zakresie podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników nastąpiło w wyniku inicjatywy senackiej; nie był to zatem projekt rządowy.

Należy stwierdzić, że w rozumieniu art. 103¹ § 1 Kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Tylko pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe w rozumieniu tego przepisu przysługuje płatny urlop szkoleniowy oraz płatne zwolnienia od pracy z całości lub części dnia pracy - na zasadach określonych szczegółowo w przepisach art. 103¹ § 2-3 oraz art. 103² Kodeksu pracy.

Urlop szkoleniowy przysługuje w wymiarze:

Ponadto pracodawca może (ale nie ma takiego obowiązku) przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie (art. 103³ Kodeksu pracy).

Podjęcie decyzji, czy celowe jest, by pracownik podnosił swoje kwalifikacje zawodowe czy nie - także z uwzględnieniem obowiązków i kosztów pracodawcy z tym związanych - należy do swobodnej decyzji pracodawcy. Jedynym szkoleniem, na które pracodawca musi skierować pracownika (na swój koszt i w czasie pracy pracownika), jest szkolenie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237³ § 2 Kodeksu pracy).

Odpowiadając na pytanie, czy dane osobowe w szczególnych przypadkach powinny być udostępniane szerzej pracodawcom, przede wszystkim w zakresie danych dotyczących niekaralności, pragnę zauważyć, że wprawdzie Kodeks pracy określa prawa i obowiązki pracowników i pracodawców, ale nie jest to całościowa regulacja dotycząca stosunku pracy. Ze względu na złożoność tej problematyki szereg kwestii zostało uregulowanych przepisami ustaw szczególnych oraz aktów wykonawczych do Kodeksu pracy. Kodeks pracy zawiera natomiast przepisy o charakterze ogólnym, powszechnym, które co do zasady mają zastosowanie do wszystkich pracowników. Specyficzne prawa i obowiązki pracownicze wynikające m.in. z charakteru pracy i jej rodzaju z zasady są regulowane w innych ustawach, tj. ustawach normujących określoną sferę działalności (np. ustawa o ochronie osób i mienia) albo w pragmatykach służbowych (np. ustawa o służbie cywilnej). Regulacje w Kodeksie pracy mogą być zatem postrzegane jedynie jako określenie podstawowych standardów w dziedzinie zatrudnienia. Nie jest bowiem możliwe objęcie przepisami Kodeksu pracy praw i obowiązków wynikających ze specyficznego charakteru każdego rodzaju pracy, która może być świadczona w ramach stosunku pracy. Przesądza to m.in. o zakresie danych osobowych, których pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika. W tym stanie rzeczy można uznać za zasadne, aby niektóre osoby ubiegające się o pracę były obowiązane do ujawniania szerszego zakresu danych osobowych, o ile jest to uzasadnione szczególnym charakterem pracy, o którą się ubiegają. Z tego też względu art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy stanowi, iż pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a także od pracownika podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 2 tego artykułu, jeżeli obowiązek ten wynika z odrębnych przepisów.

W mojej opinii zasadne byłoby uwzględnienie powyższych kwestii przy rozważaniu, czy i jakie przepisy wymagają nowelizacji, ewentualnie czy i w odniesieniu do jakich kwestii uzasadnione byłoby stworzenie zupełnie nowych rozwiązań prawnych dotyczących przetwarzania danych osobowych w związku ze stosunkiem pracy. Należy przy tym zauważyć, iż do właściwości ministra pracy i polityki społecznej należy przede wszystkim regulowanie praw i obowiązków pracowniczych w Kodeksie pracy, natomiast szereg ustaw "branżowych" (regulujących kompleksowo określone sfery działalności) należy do właściwości innych ministrów, zgodnie z ustawą z dnia 4 września 1997 r. o działach administracji rządowej (Dz. U. z 2007 r. Nr 65, poz. 437 z późn. zm.).

Mając powyższe na względzie, uważam, że zakres danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika zawarty w katalogu w art. 22¹ § 1 i 2 Kodeksu pracy należy uznać za wystarczający, aby pracodawca mógł podjąć racjonalną decyzję o zatrudnieniu danej osoby, a następnie wywiązywać się wobec niej z ustawowych obowiązków. Wśród tych danych osobowych nie ma wymienionych informacji dotyczących karalności pracownika. Natomiast w świetle przepisu art. 22¹ § 4 Kodeksu pracy podstawą żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o niekaralności może być odrębny przepis rangi ustawowej nakładający obowiązek podania takich danych. Należy zatem przyjąć, że tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do wykazania swojej niekaralności i dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy takiego dokumentu. Taka regulacja prawna występuje m.in. w:

- ustawie z dnia 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze (Dz. U. z 2008 r. Nr 7, poz. 39 z późn. zm.); zgodnie z art. 11 ust. 2 tej ustawy kandydat na stanowisko prokuratorskie przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby,

- ustawie z dnia 27 lipca 2001 r. - Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz. U. Nr 98, poz. 1070, z późn. zm.); zgodnie z art. 57 § 1 tej ustawy zgłaszający swoją kandydaturę do objęcia stanowiska sędziego sądu powszechnego przedstawia informację z Krajowego Rejestru Karnego dotyczącą jego osoby.

W pozostałych przypadkach, gdy przepis rangi ustawowej wśród przesłanek koniecznych do spełnienia od kandydata do pracy wymienia niekaralność, właściwą drogą do uzyskania takiej informacji, jak się wydaje, jest wystąpienie pracodawcy do Krajowego Rejestru Karnego. Nie ma bowiem podstawy prawnej do tego, aby od kandydata do pracy żądać takiej informacji. Można tu wskazać takie regulacje prawne, jak np.:

- ustawę z dnia 22 sierpnia 1997 r. o ochronie osób i mienia (Dz. U. z 2005 r. Nr 145, poz. 1221 z późn. zm.),

- ustawę z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2007 r. Nr 125, poz. 874 z późn. zm.),

- ustawę z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505, z późn. zm.).

W związku z powyższym warto zauważyć, że obowiązujące przepisy nie zawierają jednego wzorca w zakresie informacji o niekaralności; wymagania te są formułowane w poszczególnych ustawach w różny sposób, zależnie od charakteru zatrudnienia. Zatem formułując zapytanie o karalność kandydata do pracy, pracodawca powinien wyraźnie wskazać brzmienie konkretnego przepisu określającego wymóg niekaralności od kandydata do pracy. Nie w każdym bowiem przypadku informacja uzyskana z rejestru powinna dotyczyć każdego popełnionego przez kandydata przestępstwa, za które został skazany prawomocnym wyrokiem.

Zasady uzyskiwania informacji z Krajowego Rejestru Karnego reguluje szczegółowo ustawa z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2008 r. Nr 50, poz. 292 z późn. zm.). Z ustawy tej wynika, iż prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje pracodawcom, ale tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej (art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy). Ponadto każdemu przysługuje prawo do uzyskania informacji, czy jego dane osobowe zgromadzone są rejestrze. Osobie, której dane osobowe znajdują się w zbiorach danych zgromadzonych w rejestrze, na jej wniosek, udostępnia się informację o treści wszystkich zapisów dotyczących tej osoby (art. 7 ust. 1 ustawy). Informacje dotyczące niekaralności osoba ubiegająca się o zatrudnienie może zatem przedstawić pracodawcy z własnej inicjatywy, po uzyskaniu ich z rejestru, np. jeżeli jej zdaniem mogą przyczynić się one do pozytywnej oceny przez pracodawcę i wyboru na dane stanowisko spośród wielu innych kandydatów.

W celu poszerzenia możliwości uzyskiwania informacji dotyczących karalności pracowników przez pracodawców - co można byłoby ewentualnie uznać za zasadne w przypadku określonych rodzajów prac (w szczególności związanych z obszarem finansów pracodawcy, odpowiedzialnością materialną pracowników) - zasadne byłoby zatem rozważenie wprowadzenia stosownych zmian w ustawie o Krajowym Rejestrze Karnym.

Odnośnie do celowości skrócenia okresu ochronnego pracowników w wieku przedemerytalnym należy stwierdzić, że Kodeks pracy od początku obowiązywania przewidywał 2-letnią ochronę stosunku pracy takich pracowników. Natomiast 4-letni okres ochronny został wprowadzony ustawą z dnia 30 kwietnia 2004 r. o świadczeniach przedemerytalnych (Dz. U. Nr 120, poz. 1252) i obowiązuje od dnia 1 czerwca 2004 r. Celem wprowadzenia dłuższego okresu ochronnego było przyczynienie się do pozostawania w zatrudnieniu osób w wieku utrudniającym znalezienie miejsca pracy. Co istotne, z tą regulacją skorelowane są warunki nabywania prawa do świadczenia przedemerytalnego. W mojej opinii postulat skrócenia tego okresu ochronnego, np. ponownie do 2 lat, jest możliwy do rozważenia, jednak z udziałem partnerów społecznych na forum zespołu prawa pracy i układów zbiorowych Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno-Gospodarczych.

W związku z postulatem wprowadzenia do Kodeksu pracy porzucenia pracy jako konkretnej przyczyny uzasadnionego rozwiązania umowy o pracę, co byłoby w opinii pana posła podstawą do roszczenia pracodawcy o odszkodowanie, uprzejmie informuję, że instytucja porzucenia pracy była już w przeszłości regulowana przepisami Kodeksu pracy. Mianowicie w obowiązującym od dnia 1 stycznia 1975 r. Kodeksie pracy przyjęto, że porzucenie pracy jest samowolnym uchyleniem się pracownika od wykonywania pracy. Porzuceniem pracy było także niestawienie się do pracy bez zawiadomienia zakładu pracy we właściwym terminie o przyczynie nieobecności. Porzucenie pracy powodowało wygaśnięcie umowy o pracę z mocy prawa. Pracownik ponosił także negatywne konsekwencje takiego sposobu zakończenia zatrudnienia, zarówno finansowe jak i związane z uprawnieniami zależnymi od stażu pracy (np. wymiar urlopu wypoczynkowego). Stosowanie tej instytucji w latach 70. miało wyeliminować z życia społecznego zjawisko porzucania przez pracowników pracy z zamiarem zakończenia zatrudnienia. W tamtym okresie blisko 20% ogółu pracowników zmieniających miejsce pracy czyniło to bowiem w drodze porzucenia pracy. Jednakże wprowadzenie i stosowanie tej instytucji nie przyczyniło się do znacznej zmiany stanu faktycznego, ponieważ w praktyce napotykało trudności, wywoływało wiele sporów interpretacyjnych i spraw sądowych. Elementem ocennym, a więc i kontrowersyjnym, było ustalenie, czy pracownik, porzucając pracę, miał zamiar trwałego zaprzestania jej wykonywania. Trzeba także dodać, że instytucja ta była nadużywana przez pracodawców, którzy często kwalifikowali stany faktyczne dające podstawę do rozwiązania umowy o pracę w trybie dyscyplinarnym jako porzucenie pracy. Z punktu widzenia pracodawcy wygaśnięcie stosunku pracy wskutek jej porzucenia przez pracownika było bowiem wygodnym sposobem zakończenia zatrudnienia (stosunek pracy wygasał sam, z mocy prawa, bez konieczności składania dodatkowych oświadczeń woli przez pracodawcę).

W związku z powyższym od dnia 1 stycznia 1997 r. przepisy dotyczące porzucenia pracy zostały usunięte; uznano, iż nie jest to właściwa forma ustania zatrudnienia. Skoro bowiem do nawiązania stosunku pracy dochodzi na skutek dobrowolnego oświadczenia woli dwóch stron, tj. pracownika i pracodawcy, to także rozwiązanie stosunku pracy powinno następować bądź na mocy porozumienia stron, bądź w drodze złożenia odpowiedniego oświadczenia woli przez jedną ze stron umowy. Ustanie zatrudnienia z mocy prawa (wygaśnięcie stosunku pracy) powinno być ograniczone do sytuacji ekstremalnych (np. śmierć pracownika) lub faktów niepodlegających ocenie (np. upływ trzymiesięcznego tymczasowego aresztowania).

Sytuacje, które obecnie można oceniać jako porzucenie pracy, mogą być zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie przez pracownika jego obowiązków pracowniczych wynikających ze stosunku pracy. Umożliwia to rozwiązanie z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia, a więc w tzw. trybie dyscyplinarnym.

Niezależnie od powyższego moim zdaniem nie ma potrzeby wprowadzania nowych regulacji prawnych w przypadku faktycznego porzucenia pracy przez pracownika i wynikłej z tego tytułu szkody dla pracodawcy. Pracodawca w oparciu o obecnie obowiązujące przepisy Kodeksu pracy może bowiem w takim przypadku rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika (art. 52 Kodeksu pracy). Jeżeli wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania przez pracownika jego obowiązków pracodawca poniósł szkodę, to może dochodzić jej naprawienia przed sądem pracy. Wysokość odszkodowania, co do zasady, wynosi trzymiesięczne wynagrodzenie pracownika, zaś w przypadku umyślnego wyrządzenia szkody lub wyrządzenia szkody w mieniu powierzonym pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się szkoda jest naprawiana w pełnej wysokości.

Odpowiadając na pytanie pana posła w sprawie ewentualnych zmian w przepisach dotyczących archiwizacji dokumentów pracowniczych, pragnę wyjaśnić, że kwestie związane z okresem przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy uregulowane są w przepisach ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698) oraz ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Zgodnie z przepisem art. 51u ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez 50 lat, licząc od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy, a dokumentacja płacowa - także 50 lat, z tym że licząc od daty jej wytworzenia. Jednocześnie w świetle przepisu art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

W mojej ocenie regulacje dotyczące 50-letniego minimalnego okresu przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej są w obecnej chwili prawidłowe i gwarantują pracownikom prawo do informacji o ich okresach zatrudnienia oraz o okresach składkowych w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Pragnę podkreślić, że zagwarantowanie pracownikom możliwości dostępu do dokumentacji osobowej pochodzącej z odległych lat jest istotne z punktu widzenia pracownika, bowiem organ rentowy, ustalając prawo do świadczenia oraz jego wysokość, uwzględnia wyłącznie niepodważalnie udokumentowane okresy zatrudnienia i wysokość zarobków.

Pragnę dodać, że nałożenie na pracodawcę obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej przez 50 lat jest konsekwencją wydłużenia okresu, z którego zarobki mogą stanowić podstawę wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych, w szczególności wprowadzenia przepisu umożliwiającego przyjęcie do podstawy wymiaru świadczenia zarobków z 20 lat wybranych z całego okresu pracy. Rozwiązanie to zabezpiecza także interesy osób urodzonych po 1948 r. objętych nowym systemem emerytalnym, które będą występować o ustalenie kapitału początkowego za staż pracy sprzed 1999 r. nawet za kilkadziesiąt lat. Ponadto organ rentowy, ustalając prawo do emerytury, może stwierdzić konieczność dokonania korekty danych zawartych na indywidualnym koncie prowadzonym przez ZUS, dotyczącym ubezpieczenia po 1998 r., zatem brak dokumentacji płacowej i osobowej uniemożliwiłby postępowanie wyjaśniające.

W odniesieniu do podniesionej przez pana posła kwestii umożliwienia prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej uprzejmie wyjaśniam, że problem ten jest mi znany. Jednocześnie pragnę poinformować, że przygotowany w Ministerstwie Gospodarki rządowy projekt założeń do projektu ustawy o redukcji obowiązków informacyjnych oraz o ograniczaniu barier administracyjnych dla obywateli i przedsiębiorców zawierał propozycję dopuszczenia, jako alternatywnej do papierowej, elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Propozycja ta miała dotyczyć nie tylko dokumentacji pracowniczej, ale także innej dokumentacji gromadzonej przez różne podmioty. Kilkumiesięczne prace nad tym projektem i ocena zagrożeń, które mogłyby powstać w związku z dopuszczeniem elektronicznej formy przechowywania różnej dokumentacji (brak regulacji prawnych zapewniających ochronę danych osobowych, gwarancje w procedurach sądowych, koszty i uciążliwości związane z przejściem z papierowej na elektroniczną formę), skutkowały rezygnacją z tych propozycji. W związku z tym projekt ustawy (druk sejmowy nr 4461, obecnie procedowany) nie przewiduje możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.

Pragnę także wyjaśnić, że w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej prowadzone są obecnie prace analityczne w powyższym zakresie, jednakże umożliwienie prowadzenia jako alternatywnej dla papierowej elektronicznej formy przechowywania dokumentacji pracowniczej wymagałoby zmian systemowych w przepisach prawa pozostających w zakresie działania nie tylko ministra pracy i polityki społecznej, ale także w przepisach pozostających w kompetencji innych ministrów.

Ponadto pragnę uprzejmie wyjaśnić, że zgodnie z art. 151³ Kodeksu pracy pracownikowi, który ze względu na okoliczności przewidziane w art. 151 § 1 wykonywał pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, przysługuje w zamian inny dzień wolny od pracy udzielony pracownikowi do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym.

Celem tego przepisu jest zagwarantowanie pracownikowi stosownej liczby dni wolnych od pracy w trakcie roku kalendarzowego oraz jak najszersze realizowanie zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Zasada ta została wprowadzona do Kodeksu pracy z dniem 1 maja 2001 r. - przede wszystkim wskutek zgłaszanych przez wiele lat postulatów strony związkowej w tym zakresie.

Umożliwienie pracodawcom rekompensowania dodatkowej pracy w takim dniu dodatkiem do wynagrodzenia wymagałoby porozumienia partnerów społecznych na forum zespołu prawa pracy i układów zbiorowych Trójstronnej Komisji do Spraw Społeczno-Gospodarczych. Z tego względu obecnie nie są prowadzone prace legislacyjne nad zmianą sposobu rekompensowania pracy w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy.