DOLiS/DEC-859/13 - Dopuszczalność przetwarzania przez bank informacji o osobach, z wynagrodzeń których pobierane są składki członkowskie z tytułu przynależności do związku.

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267), art. 12 pkt 2 i art. 18 ust. 1 pkt 2, w związku z art. 22 i art. 27 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.) oraz art. 28 ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 z późn. zm.), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w sprawie skargi Z. na nieudostępnianie przez B. S.A. informacji o osobach z wynagrodzeń których pobierane są składki członkowskie z tytułu przynależności do ww. związku,

Do Biura Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Z. (zwanego dalej Związkiem) na nieudostępnianie przez B. S.A. (zwany dalej Bankiem) informacji o osobach z wynagrodzeń których pobierane są składki członkowskie z tytułu przynależności do Związku.

Związek wskazał, że w dniu (...) maja 2003 r. podpisał z Bankiem umowę o prowadzenie rachunków bankowych. Poinformował, że do kwietnia 2010 r. współpraca z Bankiem w zakresie prowadzenia rachunku przebiegała prawidłowo, natomiast wyciąg z rachunku za maj 2010 r. nie zawierał szczegółowej specyfikacji wpływów na rachunek (nie były wyszczególnione nazwiska osób wpłacających składki lecz została wskazana jedynie łączna kwota wpływu z tytułu wszystkich potrąceń składek członkowskich z wynagrodzeń pracowników). Związek zarzucił, że jest oczywiste, iż musi posiadać wiedzę, którzy członkowie opłacają składki a którzy nie, oraz że wiedza ta jest niezbędna celem wykonywania normalnej, statutowej działalności a uchylanie się przez Bank od realizowania umowy prowadzenia rachunku poprzez przekazywanie nieprawidłowych wyciągów prowadzi do ograniczeń w działalności statutowej Związku. Zdaniem Związku ograniczenia te polegają na braku wiedzy:

Związek podniósł również, że w związku z przekazywaniem przez Bank nieprawidłowych wyciągów począwszy od maja 2010 r., zwrócił się do Banku wzywając do usunięcia uchybień w realizacji umowy poprzez żądanie doręczania prawidłowych wyciągów oraz że sprawa przekazywania prawidłowych wyciągów była omawiana wielokrotnie z różnymi osobami z kadry zarządzającej Banku.

Związek wniósł o przeprowadzenie postępowania kontrolnego którego przedmiotem będzie stwierdzenie, czy Bank narusza przepisy prawa, w tym ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, poprzez błędną interpretację jej art. 27 ust. 2 pkt 4, a w przypadku stwierdzenia, że nieudostępnianie danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych osobowych o zobowiązanie Banku do usunięcia uchybień i przywrócenia stanu poprzedniego w drodze decyzji administracyjnej wydanej na podstawie art. 18 ust. 1 pkt 1 przedmiotowej ustawy, o treści jak w uzasadnieniu. Związek wskazał jednocześnie, że "(w) naszej ocenie treścią decyzji administracyjnej powinno być stwierdzenie, że praktyka przekazywania na wyciągach bankowych informacji o tym, kto, w jakiej dacie i w jakiej kwocie dokonuje wpłat na nasz rachunek bankowy w żaden sposób nie narusza przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, w szczególności jej art. 27".

W trakcie postępowania Związek - wezwany do wskazania udostępniania jakich danych (w jakim zakresie) domaga się od Banku oraz gdzie dane te miałyby być zawarte - podniósł (karta 118 akt sprawy), że "sprawą całkowicie drugorzędną jest to, czy żądana informacja będzie miała postać analitycznego zapisu na wyciągach bankowych czy też postać załącznika do wyciągu - wykazu z podaniem imienia i nazwiska wpłacającego oraz daty i kwoty wpłaty. Dla Związku ważna jest treść informacji, w mniejszym stopniu jej forma".

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych (zwany dalej również Generalnym Inspektorem) przeprowadził w niniejszej sprawie postępowanie administracyjne, w toku którego ustalił, co następuje.

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zgromadzonego w tej sprawie Generalny Inspektor zważył, co następuje.

Ustawa określa zasady postępowania przy przetwarzaniu danych osobowych oraz prawa osób fizycznych, których dane są lub mogą być przetwarzane w zbiorach danych osobowych (art. 2 ust. 1 ustawy). Wskazać w tym miejscu należy, że żądane przez Związek informacje o imionach i nazwiskach pracowników z wynagrodzeń których pobierane są składki członkowskie oraz datach i kwotach potrąceń ujawniają przynależność związkową tych osób, a zatem należą do informacji o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy, zgodnie z którym zabrania się przetwarzania danych ujawniających pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również danych o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Z uwagi na powyższe, aby dopuszczalne było przetwarzanie tych danych niezbędne jest spełnienie przynajmniej jednej z przesłanek wskazanych w art. 27 ust. 2 ustawy.

W ocenie Generalnego Inspektora Związek niezasadnie w treści skargi wiąże uprawnienie do uzyskania informacji o osobach z wynagrodzeń których pobierane są składki członkowskie z zawartą z Bankiem umową rachunku bankowego. Zauważyć bowiem należy, że przelewy zbiorczych kwot składek członkowskich potrącanych z wynagrodzeń pracowników dokonywane są z rachunku Banku, nie zaś z rachunków bankowych poszczególnych pracowników, co oznacza że te osoby nie są stronami rozliczenia polegającego na złożeniu przez Bank dyspozycji obciążenia jego rachunku kwotą wynikającą z potrąconych składek członkowskich i uznania tą kwotą rachunku Związku. Informacja o tych osobach nie należy zatem do informacji o zmianach stanu rachunku, które Bank, jako strona umowy rachunku bankowego, jest zobowiązany do przekazywania Związkowi, jako posiadaczowi rachunku, z uwagi na treść art. 728 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93 z późn. zm.), stanowiącego, że (§ 1) przy umowie zawartej na czas nieoznaczony bank jest obowiązany informować posiadacza rachunku, w sposób określony w umowie, o każdej zmianie stanu rachunku bankowego, (§ 2) bank jest obowiązany przesyłać posiadaczowi co najmniej raz w miesiącu bezpłatnie wyciąg z rachunku z informacją o zmianach stanu rachunku i ustaleniem salda, chyba że posiadacz wyraził pisemnie zgodę na inny sposób informowania o zmianach stanu rachunku i ustaleniu salda.

Zdaniem Generalnego Inspektora sprawa powinna być rozpatrywana na gruncie przepisów ustawy z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (Dz. U. z 2001 r. Nr 79, poz. 854 z późn. zm.), która reguluje zasady prowadzenia działalności związkowej. W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 28 ustawy o związkach zawodowych pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie związku zawodowego informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności informacji dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania. Powołany przepis nie precyzuje, jakiego rodzaju informacje są niezbędne do prowadzenia działalności związkowej, zatem zakres i rodzaj tych informacji należy oceniać w oparciu o zakres ustawowych zadań związków zawodowych. Kolejną okolicznością istotną z punktu widzenia tego przepisu jest fakt skierowania przez związek zawodowy żądania udzielenia informacji.

W ocenie Generalnego Inspektora informacje dotyczące opłacania składek członkowskich przez członków Związku należy zaliczyć do niezbędnych dla prowadzenia działalności związkowej. Wskazać w tym miejscu należy, że art. 10 ustawy o związkach zawodowych stanowi, iż zasady członkostwa w związku zawodowym oraz sprawowania funkcji związkowych ustalają statuty i uchwały statutowych organów związkowych, zaś § 5 ust. 1 pkt 2 statutu Związku (karta 54 akt sprawy) przewiduje, że członkostwo w Związku ustaje na skutek nieusprawiedliwionego nie płacenia składek przez 3 kolejne miesiące. Związek nie posiadając zindywidualizowanych informacji o opłacaniu składek członkowskich nie może zatem stwierdzić, czy w przypadku konkretnej osoby stosunek członkostwa aktualnie istnieje, czy też ustał z uwagi na treść § 5 ust. 1 pkt 2 statutu Związku. Oznacza to brak możliwości określenia przez Związek czy w stosunku do konkretnej osoby broni jej praw i reprezentuje jej interesy stosownie do treści art. 30 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych, zgodnie z którym w zakładzie pracy, w którym działa więcej niż jedna organizacja związkowa, każda z nich broni praw i reprezentuje interesy swych członków. Oznacza to również brak możliwości określenia przez Związek łącznej liczby członków, co skutkuje niemożnością wypełnienia obowiązku o którym mowa w art. 25¹ ust. 2 ustawy o związkach zawodowych, zgodnie z którym organizacja, o której mowa w ust. 1, przedstawia co kwartał - według stanu na ostatni dzień kwartału - w terminie do 10 dnia miesiąca następującego po tym kwartale, pracodawcy albo dowódcy jednostki, o której mowa w ust. 1 pkt 2, informację o łącznej liczbie członków tej organizacji, w tym o liczbie członków, o których mowa w ust. 1.

Kolejną kwestią istotną dla rozstrzygnięcia sprawy jest to, czy Związek żądał od Banku przekazania informacji o osobach z wynagrodzeń których pobierane są składki członkowskie z tytułu przynależności do niego, a jeżeli tak, to czy informacje te mieściły się w zakresie którego dotyczy jego żądanie w niniejszym postępowaniu (imiona i nazwiska pracowników oraz daty i kwoty wpłat). Ze zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego wynika, że Związek po zaprzestaniu przez Bank przekazywania informacji o osobach z wynagrodzeń których w danym miesiącu potrącone zostały składki członkowskie z tytułu przynależności do Związku, domagał się kontynuowania tej praktyki. Świadczy o tym treść zarówno korespondencji e-mail z dnia (...) czerwca 2010 r., jak i skierowanego do Prezesa Zarządu Banku pisma z dnia (...) lipca 2010 r.

W korespondencji tej nie wskazano wprost szczegółowego zakresu danych, których przekazywania domaga się Związek, ale nie ulega wątpliwości, że działał on z zamiarem uzyskania informacji w takim zakresie, w jakim otrzymywał je poprzednio. Następnie, w piśmie z dnia (...) stycznia 2011 r. Związek, wnosząc o przekazanie zestawień zawierających informacje o osobach z wynagrodzeń których pobierane są składki członkowskie od maja 2010 r. oraz dalej na bieżąco, ograniczył zakres żądanych informacji do imienia i nazwiska, kwoty potrącenia oraz jednostki organizacyjnej w której zatrudniony jest jego członek. Niewątpliwie zatem Związek żądał od Banku udostępniania informacji o imionach i nazwiskach pracowników oraz kwotach potrącanych składek członkowskich. Zatem, zdaniem Generalnego Inspektora, nieudostępnienie przez Bank informacji w tym zakresie nie znajduje uzasadnienia w przepisach o ochronie danych osobowych. W okolicznościach faktycznych niniejszej sprawy udostępnianie powyższych informacji znajduje oparcie zarówno w art. 28 ustawy o związkach zawodowych jak i w przesłance określonej w art. 27 ust. 2 pkt 4 ustawy, zgodnie z którym przetwarzanie danych, o których mowa w ust. 1, jest jednak dopuszczalne, jeżeli jest to niezbędne do wykonania statutowych zadań kościołów i innych związków wyznaniowych, stowarzyszeń, fundacji lub innych niezarobkowych organizacji lub instytucji o celach politycznych, naukowych, religijnych, filozoficznych lub związkowych, pod warunkiem, że przetwarzanie danych dotyczy wyłącznie członków tych organizacji lub instytucji albo osób utrzymujących z nimi stałe kontakty w związku z ich działalnością i zapewnione są pełne gwarancje ochrony przetwarzanych danych. Podkreślić również należy, że z uwagi na fakt, iż wysokość składki członkowskiej nie jest ustalana jako procent wynagrodzenia, udostępnienie danych w powyższym zakresie nie doprowadza w sposób pośredni do ujawnienia wysokości wynagrodzenia danej osoby, czyli informacji która mogłaby zostać uznana za wykraczającą poza zakres niezbędny do prowadzenia działalności związkowej.

Jednocześnie zauważyć należy, że Związek nie otrzymywał w treści przekazywanych przez Bank wykazów informacji o dacie (rozumianej jako oznaczenie dnia, miesiąca i roku) dokonania potrącenia składki członkowskiej z wynagrodzenia konkretnego pracownika, jak również udostępniania takiej informacji nie domagał się od Banku późniejszym okresie. Zatem, nie można uznać, że Bank nieudostępniając tej informacji naruszył przepisy o ochronie danych osobowych.

Reasumując, w ocenie Generalnego Inspektora Bank bezpodstawnie nieudostępniał Związkowi informacji o osobach z wynagrodzeń których w danym miesiącu pobrane zostały składki członkowskie, w zakresie imion, nazwisk oraz kwot potrąceń. Mając na uwadze powyższe Generalny Inspektor upoważniony jest - na mocy art. 18 ust. 1 pkt 2 ustawy, stanowiącego, że w przypadku naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych Generalny Inspektor z urzędu lub na wniosek osoby zainteresowanej, w drodze decyzji administracyjnej, nakazuje przywrócenie stanu zgodnego z prawem, a w szczególności uzupełnienie, uaktualnienie, sprostowanie, udostępnienie lub nieudostępnienie danych osobowych - do nakazania Bankowi udostępnienia na rzecz Związku danych osobowych w tym zakresie. Brak jest natomiast podstaw do uznania, że przepisy o ochronie danych osobowych naruszyło nieudostępnianie przez Bank informacji o dacie dokonania potrącenia składki członkowskiej, a zatem w tym zakresie należy odmówić uwzględnienia wniosku.

Podkreślić jednocześnie należy, że Generalny Inspektor wydaje decyzję administracyjną w oparciu o stan faktyczny i prawny istniejący w dacie wydawania decyzji. Nie jest zatem możliwe wydanie przez organ decyzji administracyjnej "na przyszłość", nakazującej wypełnianie obowiązku w nieznanym w chwili rozstrzygania sprawy stanie faktycznym i prawnym.

W tym stanie faktycznym i prawnym Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych rozstrzygnął, jak w sentencji.

Stronom, na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych oraz art. 129 § 2 w związku z art. 127 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego przysługuje, w terminie 14 dni od dnia doręczenia niniejszej decyzji, prawo złożenia do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych wniosku o ponowne rozpatrzenie sprawy (adres: Biuro Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).