0112-KDIL2-1.4011.65.2024.2.DJ - Zwolnienie z PIT należności z tytułu podróży służbowych

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA - stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 stycznia 2024 r. wpłynął Państwa wniosek z 24 listopada 2023 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy podatku dochodowego od osób fizycznych. Uzupełnili go Państwo - w odpowiedzi na wezwanie - pismem z 4 marca 2024 r. (wpływ 4 marca 2024 r.). Treść wniosku jest następująca:

Opis stanów faktycznych

Wnioskodawca dalej też jako: "Podatnik" jest przedsiębiorcą, prowadzącym działalność gospodarczą w szczególności w zakresie (...). Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą na terytorium Polski oraz za granicą.

Wnioskodawca zatrudnia w Polsce pracowników w oparciu o umowy o pracę, których miejscem wykonywania pracy są (...) znajdujących się na terytorium Polski z wyłączeniem kilku województw. W ramach swojej działalności gospodarczej Wnioskodawca zawiera również z podmiotami zagranicznymi umowy obejmujące realizację różnego rodzaju (...) poza granicami Polski m.in. (...). W przedmiotowych umowach Wnioskodawca jako wykonawca zobowiązuje się do realizacji w szczególności prac: (...) przy wykorzystaniu własnego personelu pracowniczego w liczbie wynikającej każdorazowo ze specyfiki danej inwestycji. W celu realizacji wyżej opisanych umów, Wnioskodawca zamierza delegować swoich pracowników na czas określony do pracy za granicą m.in. (...). Delegacja będzie miała charakter polecenia wyjazdu służbowego (podróży służbowej), nie nastąpi zatem zmiana określonego w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy. Okres delegacji uzależniony będzie od specyfiki danego projektu, przy czym w przeważającej większości przypadków będą to delegacje trwające od kilku dni do kilkunastu tygodni, nieprzekraczające co do zasady 3 miesięcy.

W odniesieniu do sytuacji Wnioskodawcy należy wskazać, że układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania ani umowa o pracę nie zawierają postanowień określających warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi, w konsekwencji czego pracownikom Wnioskodawcy przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej w wysokości wynikającej z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Z związku z delegacją, Wnioskodawca będzie wypłacał pracownikom wynagrodzenie zasadnicze w walucie polskiej oraz diety, ustalane zgodnie z aktualnym brzmieniem przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2023.2190 t.j. z późn. zm.).

W piśmie, stanowiącym uzupełnienie podania odpowiedzieli Państwo w następujący sposób na zadane w wezwaniu pytania:

pracowników obowiązków w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 775 Kodeksu pracy;

Odpowiedź: Tak, wiążą się z wykonywaniem przez pracowników Wnioskodawcy obowiązków w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ Kodeksu pracy.

2) w odniesieniu do wskazanych w pytaniu nr 1 " (...) innych należności w związku z odbyciem zagranicznej podróży służbowej (...)" - prosimy o doprecyzowanie, jakie "inne należności" mają Państwo na myśli, które otrzymują pracownicy od Państwa jako pracodawcy, a które są przedmiotem przedstawionego we wniosku pytania nr 1;

Odpowiedź: Mowa tutaj o zwrocie kosztów za nocleg zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. oraz w niektórych przypadkach zwrot kosztów za dojazd środkami komunikacji miejscowej.

3) w związku z zadanym przez Państwa pytaniem nr 2, prosimy o jednoznaczne wskazanie, czy ww. pytanie dotyczy zwrotu wydatków za nocleg (w wysokości przekraczającej limit określony w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia) przez Państwa jako pracodawcę pracownikowi w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo jako pracodawca wyrażą na to zgodę a także w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tego pracownika rachunkami za ten nocleg;

Odpowiedź: Tak, pytanie nr 2 dotyczy zwrotu wydatków za nocleg (w wysokości przekraczającej limit określony w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia) przez Państwa jako pracodawcę pracowników w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo jako pracodawca wyrażą na to zgodę a także w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tego pracownika rachunkami za ten nocleg.

Pytania

1) Czy przychód otrzymywany przez pracowników Wnioskodawcy z tytułu diet i innych należności w związku z odbyciem zagranicznej podróży służbowej przez pracowników w wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji Państwo nie mają z tego tytułu obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych? (pytanie ostatecznie przeformułowane w uzupełnieniu podania)

2) Czy koszty noclegu pracowników delegowanych do odbycia zagranicznej podróży służbowej w wysokości przekraczającej limit wskazany w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia pracownika?

Państwa stanowisko w sprawie

1) Zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy Wnioskodawca wypłaca pracownikom świadczenia z tytułu podróży służbowych na terytorium Norwegii, Niemiec oraz innych krajów Unii Europejskiej w wysokości nieprzekraczającej kwot wynikających z powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, świadczenia te są wolne od opodatkowania. W konsekwencji Wnioskodawca nie ma w tym zakresie obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy.

2) Zdaniem Wnioskodawcy, jeżeli pracodawca uzna uzasadnienie pracownika za zasadne i zaakceptuje wydatek na nocleg przekraczający limit, to ze zwolnienia przedmiotowego w podatku dochodowym od osób fizycznych będzie korzystać cała kwota wydatku za nocleg.

UZASADNIENIE stanowiska Wnioskodawcy.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy o PIT, opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji pakowej zaniechano poboru podatku.

Stosownie do treści art. 11 ust. 1 Ustawy o PIT przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9, 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, pkt 11, art. 19, art. 25b, art. 30ca, art. 30da i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Kolejno, zgodnie z art. 12 ust. 1 Ustawy o PIT, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Zwrot "w szczególności" oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego świadczenia, które mógł on otrzymać od pracodawcy. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

Jednocześnie artykuł 12 ust. 4 Ustawy o PIT stanowi, że za pracownika w rozumieniu ustawy uważa się osobę pozostającą w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy.

Zgodnie z art. 32 ust. 1 Ustawy o PIT, zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

W tym miejscu należy wskazać, że z treści przepisu art. 21 ust. 1 pkt 16 Ustawy o PIT wynika, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas:

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

W ocenie Wnioskodawcy, odrębnymi przepisami, o których mowa powyżej są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. 2023.2190 t.j. z późn. zm.), do których odsyła delegacja zawarta w art. 77⁵ § 2 Kodeksu pracy.

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Zgodnie zaś z § 13 ww. rozporządzenia, dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki, a ponadto dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia (vide: § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia). Z § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia wynika, że pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

Końcowo, zgodnie z § 16 ust. 1 ww. rozporządzenia, za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

W konsekwencji należy stwierdzić, że otrzymane przez pracowników Wnioskodawcy należności z tytułu podróży służbowej są objęte zwolnieniem od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a Ustawy o PIT, jeżeli zostaną spełnione warunki związane z korzystaniem z tejże preferencji.

W tym zakresie wskazać należy, o ile przepisy prawa podatkowego nie wskazują wprost definicji podróży służbowej, o tyle definicja taka została zawarta w art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym "Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową". Podróżą służbową jest zatem taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

Pracownicy Wnioskodawcy otrzymują polecenia służbowe wyjazdu poza granicę Polski (a tym samym także poza określone w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy) i w związku z tym wyjazdem otrzymują należności z tytułu podróży służbowych w wysokościach przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

W odniesieniu do pytania nr 2, w przypadku podróży służbowej odbywanej poza granicami kraju - pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia. W uzasadnionych przypadkach, pracodawca może jednak wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzony rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit (§ 16 ust. 1 i ust. 3 ww. rozporządzenia).

Ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób fizycznych będzie więc korzystać zwrot kosztów noclegu w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety. Zatem, w uzasadnionych przypadkach, zwolnieniu może podlegać zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit, zgodnie z § 8 ust. 1-2 oraz § 16 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia.

Biorąc powyższe pod uwagę, jeżeli pracodawca uzna uzasadnienie zleceniobiorcy za zasadne i zaakceptuje wydatek na nocleg przekraczający limit, to ze zwolnienia przedmiotowego będzie korzystać cała kwota wydatku za nocleg wynikająca z rachunku. Wówczas pracodawca nie będzie zobowiązany do obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od wartości noclegu.

Z uwagi na powyższe należy stwierdzić, że wypłacane pracownikom diety i inne należności z tytułu noclegów w związku z odbyciem zagranicznej podróży służbowej, w wysokości nieprzekraczającej kwot wynikających z ww. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej stanowią dla nich przychód, w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. W konsekwencji Wnioskodawca nie ma w tym zakresie obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

UZASADNIENIE interpretacji indywidualnej

Zgodnie z przepisem art. 8 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.):

Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, obowiązana na podstawie przepisów prawa podatkowego do obliczenia i pobrania od podatnika podatku i wpłacenia go we właściwym terminie organowi podatkowemu.

Z uwagi na powyższe na płatniku ciążą trzy podstawowe obowiązki, tj.:

- podatku, zaliczki.

Stosownie do art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.):

Osoby fizyczne, jeżeli mają miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, podlegają obowiązkowi podatkowemu od całości swoich dochodów (przychodów) bez względu na miejsce położenia źródeł przychodów (nieograniczony obowiązek podatkowy).

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ww. ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

W treści art. 10 ust. 1 powołanej ustawy, zostały określone źródła przychodów i zgodnie z pkt 1 tego artykułu:

Źródłem przychodów jest stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Artykuł 12 ust. 1 cytowanej ustawy stanowi, że:

Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Użyty powyżej zwrot "w szczególności" oznacza, że wymienione kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym. Ponadto treść tego przepisu wskazuje, że do przychodów pracownika zaliczyć należy praktycznie wszystkie otrzymane przez niego od pracodawcy świadczenia. Są nimi bowiem nie tylko wynagrodzenia, czyli świadczenia wprost wynikające z zawartej umowy o pracę, ale również wszystkie inne przychody (świadczenia), niezależnie od podstawy ich wypłaty, jeżeli w jakikolwiek sposób wiążą się z faktem wykonywania pracy.

W myśl art. 32 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:

Zakłady pracy będące osobami fizycznymi, osobami prawnymi oraz jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, z pracy nakładczej lub ze spółdzielczego stosunku pracy, z zasiłków pieniężnych z ubezpieczenia społecznego wypłacanych przez zakłady pracy lub z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej wypłacanej w spółdzielniach pracy.

Jak wynika z opisu sprawy są Państwo przedsiębiorcą, prowadzącym działalność gospodarczą w szczególności w zakresie (...). Zatrudniają Państwo w Polsce pracowników w oparciu o umowy o pracę, których miejscem wykonywania pracy są (...) znajdujących się na terytorium Polski z wyłączeniem kilku województw. W ramach swojej działalności gospodarczej zawierają Państwo również z podmiotami zagranicznymi umowy obejmujące realizację różnego rodzaju (...) poza granicami Polski m.in. (...). W przedmiotowych umowach jako wykonawca zobowiązują się Państwo do realizacji w szczególności prac: (...) przy wykorzystaniu własnego personelu pracowniczego. W celu realizacji wyżej opisanych umów, zamierzają Państwo delegować swoich pracowników na czas określony do pracy za granicą m.in. (...). Jak Państwo wskazali w uzupełnieniu podania wyjazdy pracowników, o których mowa we wniosku (a będących przedmiotem Państwa pytań) wiążą się z wykonywaniem przez tych pracowników obowiązków w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ Kodeksu pracy.

Wątpliwość Państwa w niniejszej sprawie budzą następujące kwestie:

- czy przychód otrzymywany przez pracowników z tytułu diet i innych należności (tj. zwrot kosztów za nocleg oraz w niektórych przypadkach zwrot kosztów za dojazd środkami komunikacji miejscowej) w związku z odbyciem zagranicznej podróży służbowej przez pracowników w wysokości wynikającej z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ww. ustawy, a w konsekwencji czy Państwo nie mają z tego tytułu obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych;

- czy zwrot wydatków za nocleg (w wysokości przekraczającej limit określony w poszczególnych państwach w załączniku do ww. rozporządzenia) w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo jako pracodawca wyrażą na to zgodę w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez pracownika rachunkami za nocleg będą stanowiły o konieczności obliczenia, pobrania i odprowadzenia przez Państwa zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

W tym miejscu wskazać należy, że definicja podróży służbowej została zawarta w art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1465), który stanowi, iż:

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

W myśl art. 77⁵ § 2 ww. ustawy:

Minister właściwy do spraw pracy określi, w drodze rozporządzenia, wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Rozporządzenie powinno w szczególności określać wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju - walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Stosownie do ww. art. 77⁵ § 3 Kodeksu pracy:

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż wymieniony w § 2 określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Jak wynika z art. 77⁵ § 5 Kodeksu pracy:

W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień, o których mowa w § 3, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej odpowiednio według przepisów, o których mowa w § 2.

Mając zatem na uwadze powyższe, stwierdzić należy, że podróżą służbową jest taki wyjazd, który odbywa się na polecenie pracodawcy i jest związany ze świadczeniem pracy poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem wykonywania pracy.

Jednocześnie, w niniejszej sprawie należy odnieść się do art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z którym:

Wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Artykuł 21 ust. 13 ww. ustawy stanowi, że:

Przepis ust. 1 pkt 16 lit. b stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

Z art. 21 ust. 15c tejże ustawy wynika, że:

Zwolnienia, o których mowa w ust. 1 pkt 16 i 20, nie mają zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8.

W konsekwencji, warunkiem niezbędnym dla skorzystania ze zwolnienia określonego w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jest odbycie przez pracownika podróży służbowej - co zgodnie z Państwa wyjaśnieniami zawartymi w uzupełnieniu podania ma miejsce w przedmiotowej sprawie.

Natomiast zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2190).

Zgodnie z § 2 powołanego rozporządzenia:

Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

Stosownie do § 3 ust. 1-4 ww. rozporządzenia:

1. Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca.

2. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje.

3. Na wniosek pracownika pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy.

4. W przypadkach, o których mowa w ust. 3, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 2201, z późn. zm.).

Natomiast § 4 ust. 1-2 rozporządzenia stanowi, że:

1. Pracownikowi, który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.

2. Wydatki, o których mowa w ust. 1, obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

W myśl § 13 ust. 1 ww. rozporządzenia:

Dieta w czasie podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki.

Na podstawie § 13 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej:

Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe.

Z § 13 ust. 3 tego rozporządzenia wynika, że:

Należność z tytułu diet oblicza się w następujący sposób:

Na mocy § 13 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest określona w załączniku do rozporządzenia.

Jednocześnie z § 14 ust. 1-4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej wynika, że:

1. Pracownikowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety ustalonej zgodnie z § 13 ust. 3.

2. Kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

3. W przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, przepisy ust. 2 stosuje się odpowiednio.

4. Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.

Ponadto, odnosząc się do wydatków na zakwaterowanie wskazać należy, że stosownie do § 16 ust. 1, 2 i 3 ww. rozporządzenia:

1. Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.

2. W razie nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa w ust. 1. Ryczałt ten nie przysługuje za czas przejazdu.

3. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa w ust. 1.

Stosownie do § 16 ust. 4 ww. rozporządzenia:

Przepisów ust. 1 i 2 nie stosuje się, jeżeli pracodawca lub strona zagraniczna zapewniają pracownikowi bezpłatny nocleg.

Z ww. przepisów wynika, że pracownik w zagranicznej podróży służbowej może uzyskać zwrot poniesionych i stwierdzonych rachunkiem wydatków za noclegi do wysokości limitu hotelowego obowiązującego dla poszczególnych państw. Powyższy zwrot przysługuje tylko wówczas, gdy pracodawca lub strona zagraniczna nie zapewniają pracownikowi bezpłatnego noclegu. W uzasadnionych przypadkach jednakże pracodawca może wyrazić zgodę na zwrot kosztów za nocleg, stwierdzonych rachunkiem, w wysokości przekraczającej ww. limit.

Zatem, jeśli pracownik pokrywa wydatki na noclegi oraz posiada rachunki potwierdzające poniesienie wydatków, to wówczas kwota zwrotu tych wydatków do wysokości limitu obowiązującego w poszczególnych państwach (określonego w załączniku do rozporządzenia) lub w wysokości stwierdzonej rachunkiem i przekraczającej limit w uzasadnionym przypadku, gdy pracodawca wyrazi na to zgodę - skorzysta ze zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Ponadto, zauważyć należy, że zgodnie z § 17 ust. 1-4 rozporządzenia:

1. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.

2. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety.

3. Na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży zagranicznej.

4. Ryczałty, o których mowa w ust. 1-3, nie przysługują, jeżeli pracownik:

Zatem, z zastrzeżeniem wynikającym z § 17 ust. 4 ww. rozporządzenia, pracownikowi w podróży zagranicznej przysługuje ryczałt w wysokości ustalonej na podstawie § 17 ust. 1, 2 i ust. 3 rozporządzenia, czyli:

* na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu;

* w przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu, o których mowa w ust. 1, wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety;

* na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży w wysokości 10% diety za dobę obowiązującej w danym państwie, zgodnie z załącznikiem do przedmiotowego rozporządzenia (§ 17 ust. 3 rozporządzenia).

Wobec powyższego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta jedynie kwota ryczałtu wynikającego z przepisów ww. rozporządzenia, pod warunkiem, że pracownik nie odbywa podróży zagranicznej służbowym lub prywatnym pojazdem samochodowym, motocyklem lub motorowerem lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty. Zatem w tych sytuacjach, gdy zagraniczną podróż służbową odbywa pracownik ww. pojazdami lub ma zapewnione bezpłatne dojazdy lub nie ponosi kosztów, na pokrycie których są przeznaczone te ryczałty to do zwolnienia wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracownik nie może uwzględnić ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego oraz ryczałtów na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej.

Reasumując, skoro Państwa pracownicy otrzymują polecenia służbowe wyjazdu poza granicę Polski, które wiążą się z wykonywaniem przez tych pracowników obowiązków w ramach podróży służbowej, o której mowa w art. 77⁵ Kodeksu pracy i w związku z tym otrzymują diety i inne należności (w postaci zwrotu kosztów za nocleg oraz w niektórych przypadkach zwrot kosztów za dojazd środkami komunikacji miejscowej) w wysokości nieprzekraczającej kwot wynikających z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - to świadczenia te stanowią dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jednakże podlegający zwolnieniu od podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. Tym samym, od ww. kwot nie mają Państwo obowiązku obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Jednocześnie wskazać należy, że zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a przysługuje również w odniesieniu do zwrotu kosztów noclegów pracownikom odbywającym zagraniczną podróż służbową w wysokości przekraczającej limit określony w poszczególnych państwach w ww. załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo wyrażą na to zgodę w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tych pracowników rachunkami za nocleg. Zatem, w niniejszej sprawie, skoro Państwo uznali uzasadnienie pracownika za zasadne i zaakceptowali wydatek na nocleg przekraczający limit, bowiem (jak Państwo wyjaśnili w uzupełnieniu podania) pytanie nr 2 dotyczy zwrotu wydatków za nocleg (w wysokości przekraczającej limit określony w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia) w uzasadnionych przypadkach, gdy Państwo jako pracodawca wyrażą na to zgodę a także w wysokości stwierdzonej przedstawionymi przez tego pracownika rachunkami za ten nocleg - to ze zwolnienia z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy może skorzystać cała kwota wydatku za nocleg wynikająca z rachunku. W konsekwencji, z tego tytułu na Państwu nie ciąży obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanów faktycznych, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

POUCZENIE o funkcji ochronnej interpretacji

* Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

* Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

* Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

POUCZENIE o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 1634 z późn. zm.; dalej jako "p.p.s.a.").

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 p.p.s.a.). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 p.p.s.a.):

* w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 p.p.s.a.), albo

* w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a p.p.s.a.).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a p.p.s.a.).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2383 z późn. zm.).