Śleszyńska Eugenia, Gospodarka, rachunkowość, podatki oraz rozrachunki wspólnoty mieszkaniowej

W działalności każdego podmiotu gospodarczego występują różne zdarzenia gospodarcze mające wpływ na jego wyniki ekonomiczne. Zdarzenia te są przejawem aktywności podmiotów, które w swej działalności podejmują zobowiązania przyczyniające się do powiększenia ich majątku. Z zasady każdy podmiot gospodarczy, osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej kieruje się w swojej działalności rachunkiem ekonomicznym, co oznacza, że dąży do zwrotu kapitału oraz do zwrotu na kapitale. Wymaga to od podmiotu gospodarczego ciągłego śledzenia skutków podejmowanych zobowiązań i skutków osiąganych korzyści ekonomicznych prowadzonej działalności, jak też monitorowania stanu rozrachunków firmy na daną, interesującą go chwilę. Działalność wiąże się z licznymi zobowiązaniami, w tym z koniecznością pokrycia zobowiązań podatkowych w podatku dochodowym, w podatku VAT, w podatku od nieruchomości oraz w innych podatkach. Z tego względu ustawodawca, stojąc na straży obowiązku podatkowego, zobligował podmioty gospodarcze do prowadzenia ewidencji rachunkowej oraz ewidencji podatkowej według zasad i standardów określonych w ustawach. Powstaje pytanie, w jakim zakresie te normy ogólne dotyczą działania wspólnot mieszkaniowych?

Dlaczego w warunkach swobody gospodarczej konieczne jest prowadzenie ewidencji rachunkowej rejestrującej zdarzenia i operacje gospodarcze danego podmiotu? Czy jest to tylko wymóg prawa służący celom fiskalnym?

Odpowiemy, że w warunkach zmieniającej się gospodarki wiedza właściciela firmy czy też każdego innego podmiotu, w tym właściciela nieruchomości, o wynikach własnej działalności, o zysku lub stracie, o wielkości posiadanego majątku rzeczowego i finansowego oraz o zobowiązaniach bieżących i długoterminowych ma kapitalne znaczenie zarówno dla czasu bieżącego, jak i przyszłego prowadzonej działalności. Zapytamy, w jakim zakresie dotyczy to także wspólnot mieszkaniowych?

Wiadomo przecież, że informacja o stanie gospodarki stanowi podstawę podejmowania decyzji gospodarczych, w tym postanowień dotyczących kierunków dalszego rozwoju. Z tych powodów należy stwierdzić, że prowadzenie ewidencji rachunkowej w sposób rzetelny i jasny ma niezwykle istotne znaczenie dla samego podmiotu gospodarczego, w tym dla właściciela nieruchomości. Dobrze prowadzona rachunkowość da mu bowiem pełnię informacji, dlatego mówi się, że rachunkowość spełnia funkcje informacyjne, analityczno-kontrolne, sprawozdawcze, a nawet dowodowe w stosunkach wewnętrznych i zewnętrznych tej działalności. Wskazuje to na niepodważalną użyteczność rachunkowości.

Ewidencja rachunkowa służy do księgowania operacji gospodarczych dokonanych przez dany podmiot gospodarczy, a także do ustalenia wyniku (zysku lub straty) jego działalności gospodarczej oraz bilansu aktywów i pasywów na dany moment bilansowy. Natomiast ewidencja podatkowa jest narzędziem służącym do określenia zobowiązania podatkowego oraz do jego rozliczenia z właściwym organem podatkowym. Jest to powiązane z koniecznością sporządzenia sprawozdania finansowego oraz składania deklaracji i zeznań podatkowych. W odpowiednim zakresie normy prawa zobowiązują właściciela nieruchomości do ewidencjonowania korzyści ekonomicznych z posiadanego mienia, sprawozdawczości finansowej i statystycznej oraz do prowadzenia rozrachunków w stosunkach wewnętrznych i zewnętrznych, w tym z tytułu podatków. W jakim zakresie zadania te dotyczą działania wspólnot mieszkaniowych?

Z tego względu, według intencji ustawodawcy wyrażonej w różnych przepisach prawa, istnieje zasadniczy związek pomiędzy prowadzoną ewidencją rachunkową a ewidencją podatkową w podatku dochodowym oraz w podatku VAT. Jednakże nie wszystkie zdarzenia i operacje gospodarcze występujące w działalności tych podmiotów będą powodowały wzrost efektów ekonomicznych i nie wszystkie będą wpływały na obowiązek ich zarejestrowania w prowadzonej ewidencji rachunkowej oraz ewidencji podatkowej. O tym, jak należy prowadzić rachunkowość, mówią standardy rachunkowości. Standardy i zasady ogólne prowadzenia ewidencji rachunkowej i sprawozdawczości określają przepisy o rachunkowości, natomiast zasady prowadzenia ewidencji podatkowej, składania deklaracji i zeznań podatkowych określają ustawy podatkowe. Dodajmy, że według ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.) każdy podatnik odpowiada za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem.

Generalnie powyżej przytoczone zasady obowiązują podmioty gospodarcze, ale także wspólnotę mieszkaniową, która wykonując swoje statutowe obowiązki i realizując swoje statutowe uprawnienia – z jednej strony kupuje towary i usługi od dostawców, niezbędne do zarządzania nieruchomością wspólną, zaś z drugiej strony (poza działalnością statutową) sprzedaje swoim odbiorcom towary i usługi. Szczególnym zadaniem wspólnoty mieszkaniowej wykraczającym poza działalność statutową jest wykonywanie usługi pośredniczenia w dostarczaniu mediów do lokali właścicieli, w związku z przepisami ustawy z dnia 10 kwietnia 1997 r. – Prawo energetyczne (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 1059 z późn. zm.) i ustawy z dnia 7 czerwca 2001 r. o zbiorowym zaopatrzeniu w wodę i zbiorowym odprowadzeniu ścieków (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 123, poz. 858 z późn. zm.).

Powstaje jednak pytanie, w jaki sposób te normy ogólne prawa przekładają się na wypełnienie obowiązków we wspólnocie mieszkaniowej i kto za nie odpowiada – wspólnota mieszkaniowa, jako osoba ustawowa, czy też właściciele lokali tworzący wspólnotę mieszkaniową, a może zarządca nieruchomości, któremu powierzono zarząd nieruchomością wspólną w trybie art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (tekst jedn.: Dz. U. z 2000 r. Nr 80, poz. 903 z późn. zm.)?

Jaki jest status wspólnoty mieszkaniowej w świetle prawa i orzecznictwa i jakie są granice jej zdolności prawnej? Czy działalność wspólnoty mieszkaniowej podlega rejestracji i w jakim zakresie?

Co jest przedmiotem działalności statutowej wspólnoty mieszkaniowej jako osoby ustawowej, jakie zdarzenia gospodarcze są immanentnie związane z jej działalnością i na czym polega odrębność wspólnoty mieszkaniowej od właścicieli lokali? Czy wspólnota mieszkaniowa może mieć roszczenie o ustanowienie służebności gruntowej albo drogi koniecznej, czy wspólnocie mieszkaniowej czy też właścicielom lokali przysługuje prawo nabycia prawa służebności gruntowej przez zasiedzenie? Kto sprzedaje lokal wyodrębniony powstały z nieruchomości wspólnej? Kiedy czynność prawna wspólnoty mieszkaniowej będzie czynnością prawnie bezskuteczną?

Czy wspólnota mieszkaniowa posiada majątek, w tym majątek finansowy, i jakie ma w związku z tym obowiązki? Kto odpowiada za zobowiązania finansowe wspólnoty mieszkaniowej? Jakimi zasadami ma się kierować wspólnota mieszkaniowa w swojej gospodarce finansowej? Jak ma kalkulować koszty i ustalać swoje przychody? Jak ma planować bieżącą działalność bieżącą, a jak inwestycyjną? Jak ma planować remonty? W jaki sposób ma zapewnić płynność finansową? Jakie przysługują jej narzędzia windykacyjne wobec dłużników?

Czy wspólnota mieszkaniowa sprzedaje towary i usługi i jakie to wywołuje skutki? Czy odsprzedaż mediów właścicielom lokali to usługa pośredniczenia i jak ją rozliczać? Jakie skutki dla obrotu podatkowego wywołuje zwolnienie przedmiotowe od podatku VAT odsprzedaży mediów dla właścicieli lokali mieszkalnych?

Jak przygotować regulamin rozliczeń mediów, a jak regulamin porządku domowego i jakie są ich istotne funkcje? Jakie zmiany dla sposobu rozliczeń z właścicielami lokali wywołuje nowy podatek, opłata za gospodarowanie odpadami komunalnymi?

W jakiej formie i jaką techniką należy prowadzić ewidencję rachunkową i ewidencję podatkową wspólnoty mieszkaniowej, jak dokonywać rozliczeń finansowych, w tym rozliczeń z tytułu zobowiązań podatkowych? Jakie są zasady rejestracji księgowej operacji gospodarczych oraz prowadzenia ewidencji rachunkowej i podatkowej? Jak ochronić i zabezpieczyć dane księgowe, dane sprawozdawcze oraz dane osobowe?

Czy zaciągnięcie kredytu bankowego będzie dla wspólnoty przychodem i jak go ująć w bilansie? Jaka jest różnica pomiędzy przychodem bilansowym a przychodem podatkowym? Kiedy wspólnota mieszkaniowa ma wystawić zwykły rachunek, a kiedy fakturę VAT?

Jakie są zasady rozliczania podatku dochodowego od osób prawnych i podatku od towarów i usług? Jak dokonywać rozliczeń wewnętrznych z właścicielami lokali, w szczególności czy przedmiot rozliczenia stanowią pieniądze zgromadzone na rachunkach bankowych, czy też osiągnięty wynik finansowy netto? Czy wspólnota mieszkaniowa jest płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych? Czy wspólnota mieszkaniowa jest podatnikiem podatku od nieruchomości za część wspólną nieruchomości?

Jak przygotować sprawozdanie finansowe i na czym polega przygotowanie zeznania podatkowego w podatku dochodowym od osób prawnych (krok po kroku)?

Niniejsza publikacja udzieli odpowiedzi na te i inne pytania. Książka jest swoistym przewodnikiem po kwestiach związanych ze statusem prawnym wspólnoty mieszkaniowej, z jej odrębnością prawną, podatkową i finansową, z jej prawami i zobowiązaniami, z jej majątkiem, z planowaniem i gospodarką, z jej rachunkowością i sprawozdawczością oraz z jej podatkami. W książce wiele uwagi poświęcono rozrachunkom i podziałowi wyniku finansowego.

W publikacji porusza się istotne dla wspólnoty mieszkaniowej kwestie związane z prawem właścicieli lokali do dostępu do drogi publicznej, a także ich roszczeń o ustanawianie służebności gruntowej i innych roszczeń przysługujących z mocy prawa.

Sporo uwagi poświęcono także uwarunkowaniom zakupu mediów (ciepła, wody) do budynku wielolokalowego oraz świadczenia usługi pośredniczenia przez wspólnotę mieszkaniową w dostarczaniu tych mediów do lokali właścicieli. Prawdziwym novum jest zagadnienie działania wspólnoty w warunkach nowego systemu gospodarki odpadami i nowego podatku „opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi”.

Książka została oparta na prawie oraz na bogatym orzecznictwie, w tym na orzecznictwie Sądu Najwyższego i sądów administracyjnych oraz na interpretacjach podatkowych w sprawie stosowania prawa podatkowego, jak również na praktyce działalności wspólnot mieszkaniowych.

Publikację opracowano według stanu prawnego z dnia 1 sierpnia 2013 r., z tym że w zakresie podatku VAT omówiono także nowe przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, które wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2014 r.

Książka jest adresowana do wszystkich podmiotów zarządzających nieruchomościami wspólnymi, tj. do właścicieli lokali, zarządów wspólnot mieszkaniowych oraz zarządców nieruchomości, jak też do przedstawicieli gmin i innych właścicieli sprawujących nadzór właścicielski nad zarządem nieruchomością wspólną oraz do innych osób zainteresowanych tą tematyką.