Porozumienie pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej, Komisją Europejską, Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Europejskim Bankiem Centralnym, Europejskim Trybunałem Obrachunkowym, Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Europejskim Komitetem Regionów ustanawiające międzyinstytucjonalny organ ds. norm etycznych dla członków instytucji i organów doradczych, o których mowa w art. 13 Traktatu o Unii Europejskiej. Bruksela.2024.05.15.

Dzienniki UE

Dz.U.UE.L.2024.1365

Akt obowiązujący

Wersja od: 17 maja 2024 r.

Porozumienie pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej, Komisją Europejską, Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Europejskim Bankiem Centralnym, Europejskim Trybunałem Obrachunkowym, Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym i Europejskim Komitetem Regionów ustanawiające międzyinstytucjonalny organ ds. norm etycznych dla członków instytucji i organów doradczych, o których mowa w art. 13 Traktatu o Unii Europejskiej

PARLAMENT EUROPEJSKI,

RADA UNII EUROPEJSKIEJ,

KOMISJA EUROPEJSKA,

TRYBUNAŁ SPRAWIEDLIWOŚCI UNII EUROPEJSKIEJ,

EUROPEJSKI BANK CENTRALNY,

EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY,

EUROPEJSKI KOMITET EKONOMICZNO-SPOŁECZNY,

EUROPEJSKI KOMITET REGIONÓW,

mając na uwadze, co następuje:

(1) Etyka, uczciwość i przejrzystość mają zasadnicze znaczenie dla podtrzymania zaufania obywateli Unii do prac politycznych, legislacyjnych i administracyjnych instytucji Unii. Podmioty unijne będą dążyć do wykształcenia jak najszerszej wspólnej kultury opartej na tych wartościach, zgodnie z Traktatami.

(2) Członkowie instytucji i organów doradczych Unii, o których mowa w art. 13 Traktatu o Unii Europejskiej, są w szczególny sposób zobowiązani do przestrzegania i urzeczywistniania zasad etycznych i obowiązków określonych w Traktatach, a także w zasadach, które poszczególne instytucje i organy doradcze przyjęły na ich podstawie.

(3) Istotne jest, aby instytucje i organy doradcze Unii posiadały i stosowały jasne i przejrzyste zasady w tym względzie. Powinny one również posiadać wspólne ramy minimalnych norm uczciwości i niezależności obowiązujących ich członków oraz mechanizmy zapewniające zgodność z zasadami etycznymi mającymi zastosowanie do ich członków.

(4) Celem niniejszego porozumienia jest utworzenie ram międzyinstytucjonalnych na potrzeby współpracy w zakresie norm etycznych dla członków instytucji będących Stronami i ustanowienie międzyinstytucjonalnego organu ds. norm etycznych ("organ"). Europejski Bank Inwestycyjny również może - o ile złoży odpowiedni wniosek - zostać Stroną niniejszego porozumienia po jego wejściu w życie.

(5) Aby zagwarantować niezawisłość sądownictwa, rolę Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w kontekście niniejszego porozumienia należy ograniczyć do roli obserwatora. Rola ta umożliwiłaby mu korzystanie ze wspólnych norm minimalnych organu podczas refleksji nad jego własnymi zasadami etycznymi.

(6) Zadania organu powinny polegać na opracowaniu wspólnych norm minimalnych postępowania członków instytucji będących Stronami w określonej liczbie obszarów, zgodnie z niniejszym porozumieniem ("wspólne normy minimalne"), prowadzeniu wymiany opinii na temat samooceny dokonanej przez daną instytucję lub dany organ doradczy dotyczącej dostosowania ich zasad wewnętrznych do wspólnych norm minimalnych oraz sprzyjaniu współpracy międzyinstytucjonalnej w tym obszarze. Organ powinien również przyczyniać się do podnoszenia świadomości na temat znaczenia etycznego postępowania i wspólnych norm minimalnych. W tym celu w działaniach organu mogą uczestniczyć niezależni eksperci.

(7) Organy i jednostki organizacyjne Unii, inne niż Strony niniejszego porozumienia, mogą dobrowolnie zdecydować się na stosowanie całego zbioru wspólnych norm minimalnych już opracowanych - lub mających być opracowane w przyszłości - przez organ w odniesieniu do zasad mających zastosowanie do osób niebędących ich pracownikami, które pełnią funkcję podobną do funkcji pełnionych przez członków instytucji będących Stronami niniejszego porozumienia.

(8) Wymiana opinii dotycząca samooceny powinna mieć również zastosowanie do tych organów i jednostek organizacyjnych Unii innych niż Strony, które dobrowolnie decydują się na stosowanie całego zbioru wspólnych norm minimalnych. W tym celu każdy z tych podmiotów powinien wyznaczyć przedstawiciela na potrzeby wymiany opinii.

(9) Przy stosowaniu niniejszego porozumienia należy w pełni uwzględnić cechy charakterystyczne i szczególny status poszczególnych instytucji będących Stronami niniejszego porozumienia i ich członków.

(10) Żadne z postanowień niniejszego porozumienia nie uniemożliwia Stronie niniejszego porozumienia nakładania na swoich członków wyższych wymogów etycznych, zwłaszcza ze względu na szczególne ryzyko związane z mandatem i zadaniami danej instytucji będącej Stroną niniejszego porozumienia lub jej członków.

(11) Żadne z postanowień niniejszego porozumienia nie powinno, bez względu na okoliczności, być podstawą do obniżenia norm etycznych już stosowanych przez Stronę niniejszego porozumienia w kwestiach objętych niniejszym porozumieniem.

(12) Instytucje i organy doradcze Unii Europejskiej wykorzystują deklaracje o braku konfliktu interesów i inne standardowe pisemne oświadczenia członków. Każda ze Stron niniejszego porozumienia powinna mieć możliwość konsultowania się z niezależnymi ekspertami lub przedkładania im pytań w tym zakresie, jeżeli Strona ta uzna, że jest to szczególnie istotne w przypadkach wymagających szczególnej uwagi albo w celu opracowania lub aktualizacji normy etycznej. W tym celu niezależni eksperci powinni co roku przedkładać organowi sprawozdanie podsumowujące w formie zagregowanej i zanonimizowanej konsultacje i pytania przedstawione przez Strony niniejszego porozumienia oraz działania następcze podjęte w związku z tymi konsultacjami i pytaniami. Takich konsultacji i pytań nie należy jednak wykorzystywać w procedurach ustanowionych w Traktatach w celu powołania lub wyboru członków instytucji będącej Stroną niniejszego porozumienia zgodnie z kryteriami określonymi w Traktatach.

(13) Funkcjonowanie organu nie powinno naruszać określonych w Traktatach kompetencji żadnej ze Stron ani wpływać na ich odpowiednie uprawnienia w zakresie organizacji wewnętrznej lub mechanizmy kontroli i równowagi ustanowione w Traktatach. Nie powinno ono również naruszać uprawnień innych organów, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) czy Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich.

(14) Każda ze Stron niniejszego porozumienia powinna dążyć do zapewnienia równowagi płci przy powoływaniu swoich przedstawicieli w organie i ich zastępców. W odniesieniu do całego składu organu, w tym jego członków (przedstawicieli i ich zastępców) i przewodniczącego, a także niezależnych ekspertów, należy dążyć do równowagi płci i różnorodności geograficznej.

(15) Wykonując swoje zadania na mocy niniejszego porozumienia, organ i niezależni eksperci powinni brać pod uwagę różne funkcje pełnione przez Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa na mocy Traktatów.

(16) Wykonując niniejsze porozumienie, Strony niniejszego porozumienia powinny zawsze postępować zgodnie z zasadą wzajemnej lojalnej współpracy.

(17) Pracownicy instytucji i organów doradczych podlegają przepisom dotyczącym etycznego postępowania na mocy regulaminu pracowniczego urzędników Unii Europejskiej i warunków zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, określonych w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 ¹ , a także warunkom zatrudnienia i przepisom dotyczącym personelu Europejskiego Banku Centralnego. Strony niniejszego porozumienia powinny wymieniać się najlepszymi praktykami na forach poświęconych wdrażaniu przepisów dotyczących pracowników oraz, w zakresie, w jakim wspólne normy minimalne mają zastosowanie, wykorzystywać je podczas przeglądu swoich zasad wewnętrznych dotyczących stosowania takich przepisów dotyczących pracowników.

(18) Strony podpisują niniejsze porozumienie po zakończeniu swoich wewnętrznych procedur w tym zakresie,

UZGADNIAJĄ, CO NASTĘPUJE:

Artykuł  1

Przedmiot i zakres

1. Parlament Europejski, Rada Unii Europejskiej, Komisja Europejska, Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej, Europejski Bank Centralny, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny i Europejski Komitet Regionów ("Strony") ustanawiają niniejszym porozumieniem międzyinstytucjonalne ramy umożliwiające współpracę w zakresie norm etycznych, tworząc międzyinstytucjonalny organ ds. norm etycznych ("organ") dla członków instytucji będących Stronami.

Niniejsze porozumienie określa ramy i zasady funkcjonowania tego organu.

2. Rolę Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej w kontekście niniejszego porozumienia ogranicza się do roli obserwatora. W tej roli bierze on udział w posiedzeniach organu, nie uczestnicząc w procesie decyzyjnym, oraz otrzymuje informacje udostępniane członkom organu, w zakresie, w jakim posiedzenia te i informacje odnoszą się do stosowania art. 8.

3. Normy minimalne postępowania członków instytucji będących Stronami opracowane przez organ zgodnie z niniejszym porozumieniem ("wspólne normy minimalne") uwzględniają status członków instytucji będących Stronami i nie mogą kolidować z mandatem Unii Europejskiej.

4. W przypadku członków instytucji będących Stronami, którzy wykonują swój mandat Unii Europejskiej na podstawie lub w uzupełnieniu do mandatu krajowego, regionalnego lub lokalnego lub innej funkcji lub działalności podlegającej szczególnym przepisom krajowym, wspólne normy minimalne mają zastosowanie wyłącznie do wykonywania obowiązków związanych z mandatem Unii Europejskiej.

5. Europejski Bank Inwestycyjny zostaje Stroną niniejszego porozumienia, o ile złoży odpowiedni wniosek. Jego przystąpienie do organu staje się skuteczne z dniem powołania przez niego przedstawiciela w organie zgodnie z art. 3 ust. 1. W odniesieniu do każdej wspólnej normy minimalnej opracowanej przez organ przed rozpoczęciem się rzeczywistego członkostwa Europejskiego Banku Inwestycyjnego, zastosowanie ma art. 23 ust. 2.

Artykuł  2

Definicja "członków instytucji będących Stronami"

1. Do celów niniejszego porozumienia "członkowie instytucji będących Stronami" oznaczają:

a) posłów do Parlamentu Europejskiego;

b) Wysokiego Przedstawiciela Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa, w tym w jego funkcji Przewodniczącego Rady do Spraw Zagranicznych;

c) członków Komisji Europejskiej;

d) członków Zarządu Europejskiego Banku Centralnego, a także członków Rady Prezesów i Rady ds. Nadzoru Europejskiego Banku Centralnego podczas pełnienia funkcji;

e) członków Europejskiego Trybunału Obrachunkowego;

f) członków Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego w odniesieniu do wykonywania obowiązków związanych z mandatem Unii Europejskiej;

g) członków i zastępców członków Europejskiego Komitetu Regionów, z wyjątkiem wykonywania obowiązków związanych z ich lokalnym lub regionalnym mandatem.

2. W przypadku gdy Europejski Bank Inwestycyjny stanie się Stroną na podstawie art. 1 ust. 5, definicja określona w ust. 1 obejmuje członków Komitetu Zarządzającego Europejskiego Banku Inwestycyjnego, jak również członków Rady Dyrektorów Europejskiego Banku Inwestycyjnego podczas pełnienia funkcji.

Artykuł  3

Organ

1. Każdą ze Stron reprezentuje w organie jeden członek ("członek organu"). W tym celu każda ze Stron powołuje przedstawiciela oraz zastępcę przedstawiciela, który zasiada jako członek organu, gdy przedstawiciel jest nieobecny lub niezdolny do pełnienia swojej funkcji. Przedstawiciele i ich zastępcy powoływani są nie później niż dwa miesiące po dacie wejścia w życie niniejszego porozumienia. Przy powoływaniu swoich przedstawicieli i ich zastępców każda ze Stron dąży do zapewnienia równowagi płci.

2. Przedstawiciele Stron są co do zasady osobami pełniącymi funkcję na szczeblu wiceprzewodniczącego lub na równorzędnym szczeblu.

3. Każda ze Stron ma pełną swobodę postępowania, jeżeli chodzi o zastąpienie lub powołanie na kolejną kadencję swojego przedstawiciela lub jego zastępcy, przy czym zawsze dąży do zapewnienia równowagi płci wśród przedstawicieli i ich zastępców. W każdym przypadku kadencja przedstawiciela lub jego zastępcy automatycznie dobiega końca, gdy przedstawiciel lub jego zastępca przestaje pełnić funkcję w instytucji będącej Stroną, którą reprezentuje.

4. Organ działa na zasadzie konsensusu, chyba że regulamin wewnętrzny, który ma zostać przyjęty zgodnie z art. 14, wyraźnie stanowi inaczej w odniesieniu do kwestii proceduralnych i administracyjnych.

Artykuł  4

Przewodniczący organu

1. Przedstawiciel każdej ze Stron przewodniczy organowi w systemie rotacyjnym przez rok, chyba że Strona postanowi zrzec się tego prawa. Rotacja między Stronami odbywa się zgodnie z kolejnością instytucji określoną w art. 13 ust. 1 Traktatu o Unii Europejskiej. Po wyczerpaniu listy rotację kontynuują dwa organy doradcze, o których mowa w art. 13 ust. 4 Traktatu o Unii Europejskiej. Następnie rotację kontynuuje Europejski Bank Inwestycyjny, jeżeli zostanie on Stroną zgodnie z art. 1 ust. 5 niniejszego porozumienia.

2. Przewodniczący organizuje pracę organu, zapewniając wprowadzanie odpowiednich środków organizacyjnych i proceduralnych oraz dostarczając członkom organu wszystkie wymagane informacje i dokumenty.

Artykuł  5

Niezależni eksperci

1. Organ jest wspierany przez pięciu niezależnych ekspertów, którzy uczestniczą we wszystkich posiedzeniach organu w charakterze obserwatorów i doradzają członkom organu we wszelkich kwestiach etycznych związanych z mandatem organu ("niezależni eksperci"). Niezależni eksperci wyznaczają spośród siebie rzecznika. Przestrzegają oni najwyższych norm etycznych, co najmniej równoważnych wspólnym normom minimalnym.

2. Niezależni eksperci są wybierani ze względu na ich kompetencje, doświadczenie, niezależność i kwalifikacje zawodowe. Wykazują się oni nienagannym przebiegiem kariery zawodowej, a także doświadczeniem w pełnieniu ważnych funkcji w europejskich, krajowych lub międzynarodowych organizacjach publicznych. Są oni wybierani na wniosek Strony i w drodze konsensusu Stron zgodnie z procedurą, która polega na poszukiwaniu w przejrzysty sposób najlepszych dostępnych osób, co do których Strony mogą osiągnąć konsensus. Szczegóły procedury określa organ.

3. Niezależni eksperci zgłaszają organowi wszelkie konflikty interesów, które mogłyby naruszać ich niezależność lub bezstronność. W takich przypadkach organ podejmuje decyzję, czy konieczne jest zastosowanie jakichkolwiek środków a, w razie potrzeby, - o wprowadzaniu odpowiednich środków.

4. Przy powoływaniu niezależnych ekspertów Strony dążą do zapewnienia równowagi płci i różnorodności geograficznej.

5. Kadencja niezależnych ekspertów trwa trzy lata z możliwością jednokrotnego przedłużenia. W przypadku, gdy niezależny ekspert przestaje pełnić swoją funkcję przed zakończeniem trzyletniej kadencji lub gdy Strony postanowią w drodze konsensusu odwołać niezależnego eksperta z funkcji, do której został powołany, Strony powołują w drodze konsensusu nowego niezależnego eksperta na okres trzech lat.

6. Z przyczyn czysto administracyjnych niezależni eksperci otrzymują od Komisji status specjalnego doradcy i są administracyjnie powiązani z Komisją. Otrzymują oni zwrot kosztów podróży i zakwaterowania poniesionych podczas wykonywania swoich obowiązków. Za każdy dzień pracy otrzymują dietę dzienną obliczoną na podstawie wynagrodzenia urzędnika Unii w grupie zaszeregowania AD 12.

Artykuł  6

Mandat organu

1. Organ przyczynia się do szerzenia wśród Stron wspólnej kultury etyki i przejrzystości, w szczególności przez opracowywanie wspólnych norm minimalnych oraz przez wspieranie wymiany najlepszych praktyk w tej kwestii.

2. Zadania organu są następujące:

a) opracowanie wspólnych norm minimalnych postępowania członków instytucji będących Stronami w obszarach, o których mowa w art. 8;

b) aktualizacja wspólnych norm minimalnych zgodnie z art. 9;

c) prowadzenie wymiany opinii na podstawie samooceny dokonanej przez każdą ze Stron lub samooceny dokonanej przez dobrowolnie biorące udział organy lub jednostki organizacyjne Unii w zakresie dostosowania własnych zasad wewnętrznych do wspólnych norm minimalnych, zgodnie z art. 10;

d) zapewnienie Stronom abstrakcyjnej interpretacji wspólnych norm minimalnych;

e) propagowanie współpracy między Stronami w kwestiach będących przedmiotem wspólnego zainteresowania, związanych z wewnętrznymi zasadami postępowania ich członków oraz propagowanie wymiany opinii z każdą inną organizacją europejską, krajową lub międzynarodową, której praca jest istotna dla opracowywania wspólnych norm minimalnych;

f) przedstawianie rocznego sprawozdania zgodnie z art. 18.

3. Funkcjonowanie organu nie narusza kompetencji Stron ani nie wpływa na ich odpowiednie uprawnienia w zakresie organizacji wewnętrznej. W szczególności organ, bez uszczerbku dla art. 7, nie jest właściwy w zakresie stosowania wewnętrznych zasad Strony w indywidualnych przypadkach.

Artykuł  7

Konsultacja niezależnych ekspertów przez Strony

1. Jeżeli Strona uzna to za szczególnie istotne, w przypadkach wymagających szczególnej uwagi albo w celu opracowania lub aktualizacji normy etycznej, może ona konsultować się z niezależnymi ekspertami i przedkładać im pytania dotyczące zgodności deklaracji o braku konfliktu interesów lub wszelkich innych standardowych pisemnych oświadczeń lub elementów lub projektów takich deklaracji swoich członków ze wspólnymi normami minimalnymi opracowanymi przez organ i odzwierciedlonymi przez Stronę w jej zasadach wewnętrznych. Do czasu osiągnięcia porozumienia w sprawie wspólnych norm minimalnych pytania takie mogą być kierowane do niezależnych ekspertów w oparciu o inne odpowiednie normy mające zastosowanie do danej Strony.

2. Decyzję w sprawie konsultacji i pytań kierowanych do niezależnych ekspertów Strona podejmuje zgodnie z własnymi zasadami.

3. W odpowiedzi na konsultacje lub pytania niezależni eksperci przedstawiają Stronie poufną i niewiążącą pisemną opinię. Opinię wydają w rozsądnym terminie uzgodnionym ze Stroną. Jeżeli niezależni eksperci nie przyjęli opinii jednomyślnie, w opinii zawiera się wszelkie odmienne zdania. Obrady niezależnych ekspertów są poufne.

4. W ramach wkładu do przeprowadzanej przez organ oceny konieczności opracowania lub aktualizacji wspólnych norm minimalnych, niezależni eksperci przedstawiają zanonimizowane i zagregowane roczne sprawozdanie z konsultacji i pytań przedłożonych przez Strony oraz działań następczych podjętych w związku z tymi konsultacjami i pytaniami, tak aby w stosownych przypadkach zalecić organowi opracowanie lub aktualizację wspólnych norm minimalnych.

5. Niniejszy artykuł pozostaje bez uszczerbku dla mandatu organu na podstawie art. 6.

Artykuł  8

Opracowywanie wspólnych norm minimalnych

1. Zgodnie z art. 1 ust. 3 i 4 wspólne normy minimalne opracowuje się zgodnie z prawami i obowiązkami członków instytucji będących Stronami wynikającymi z Traktatów i innych przepisów mających zastosowanie do tych członków. Wspólne normy minimalne nie mają wpływu na mechanizmy kontroli i równowagi ustanowione w Traktatach.

2. Wspólne normy minimalne odnoszą się do następujących kwestii:

a) interesów finansowych i niefinansowych, które członkowie instytucji będących Stronami powinni zgłosić;

b) zewnętrznej działalności członków instytucji będących Stronami w trakcie ich kadencji;

c) przyjmowania prezentów, gościnności lub podróży oferowanych przez osoby trzecie członkom instytucji będących Stronami w trakcie ich kadencji;

d) przyjmowania nagród, odznaczeń i wyróżnień przez członków instytucji będących Stronami w trakcie ich kadencji;

e) działalności członków instytucji będących Stronami po zakończeniu ich kadencji;

f) warunkowości i środków uzupełniających służących przejrzystości w rozumieniu i zakresie porozumienia międzyinstytucjonalnego z dnia 20 maja 2021 r. pomiędzy Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej i Komisją Europejską w sprawie obowiązkowego rejestru służącego przejrzystości ² , w szczególności w odniesieniu do spotkań członków instytucji będących Stronami z przedstawicielami grup interesu zdefiniowanymi w art. 2 lit. a) tego porozumienia.

3. Organ opracowuje również wspólne normy minimalne w odniesieniu do:

a) ogólnych procedur ustanowionych przez Strony w celu zapewnienia i monitorowania zgodności z ich wewnętrznymi zasadami etycznymi, w szczególności procedur dotyczących kwestii takich jak regularnie prowadzone działania na rzecz zwiększania świadomości, skład i zadania organów wewnętrznych odpowiedzialnych za kwestie etyczne, mechanizmy zgłaszania danej Stronie przypadków podejrzeń naruszenia zasad - w tym zgłaszania domniemanego nękania z udziałem członków instytucji będących Stronami i działania następcze podjęte w związku ze zgłaszaniem i ochroną osób zgłaszających przed odwetem - oraz procedur wszczynania postępowań lub wprowadzania odpowiednich środków w przypadku naruszeń;

b) wymogów publikowania w obszarach, o których mowa w ust. 2.

4. Organ może opracować dalsze wspólne normy minimalne w innych obszarach niż obszary wymienione w ust. 2 i 3.

5. Organ uzgadnia wspólne normy minimalne w terminie sześciu miesięcy od powołania - zgodnie z, odpowiednio, art. 3 ust. 1 i art. 5 ust. 2 - swoich członków i niezależnych ekspertów, oraz w terminie sześciu miesięcy od podjęcia decyzji o opracowaniu dalszych wspólnych norm minimalnych norm na podstawie ust. 4.

6. Wspólne normy minimalne są formalizowane na piśmie i, przy należytym uwzględnieniu autonomii każdej ze Stron, są przekazywane wszystkim Stronom. Wspólne normy minimalne są podawane do wiadomości publicznej na stronie internetowej organu.

Artykuł  9

Aktualizacja wspólnych norm minimalnych

1. Organ ocenia konieczność aktualizacji wspólnych norm minimalnych, w przypadku gdy co najmniej jeden członek organu uzna, że taki przegląd jest niezbędny.

2. Przegląd może zostać uznany za niezbędny w szczególności ze względu na zmiany w orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, nowe lub zmienione normy etyczne ustanowione przez organizacje międzynarodowe, nowe osiągnięcia techniczne lub z uwagi na konieczność wyjaśnienia wspólnych norm minimalnych w wyniku powtarzających się problemów.

3. Do aktualizacji wspólnych norm minimalnych zastosowanie ma art. 8 ust. 5 i 6.

Artykuł  10

Wymiana opinii na temat samooceny Stron

1. Każda ze Stron dokonuje pisemnej samooceny swoich zasad wewnętrznych oraz ich dostosowania do wspólnych norm minimalnych i do wszelkich aktualizacji wspólnych norm minimalnych.

2. Każda ze Stron kończy samoocenę w ciągu czterech miesięcy od dnia, kiedy Stronom przekazano wspólne normy minimalne.

3. Przedstawiciel zainteresowanej Strony przedstawia samoocenę na posiedzeniu organu.

4. W terminie dwóch miesięcy od tego posiedzenia organu niezależni eksperci sporządzają pisemną opinię na temat każdej samooceny. Jeżeli niezależni eksperci nie przyjęli opinii jednomyślnie, w opinii zawiera się wszelkie odmienne zdania. Obrady niezależnych ekspertów są poufne.

5. W terminie dwóch miesięcy od otrzymania pisemnej opinii, o której mowa w ust. 4, organ przeprowadza wymianę opinii na podstawie samooceny i pisemnej opinii.

6. Sekretariat organu sporządza sprawozdanie podsumowujące wymianę opinii, o której mowa w ust. 5, i zawierające uwagi końcowe. Organ może zmienić sprawozdanie przed jego zatwierdzeniem. Zatwierdza on sprawozdanie w terminie dwóch miesięcy, o którym mowa w ust. 5. Pisemna opinia niezależnych ekspertów stanowi część sprawozdania.

7. Każda ze Stron dokonuje przeglądu i, jeżeli uzna to za stosowne, aktualizuje swoje zasady wewnętrzne nie później niż cztery miesiące po zatwierdzeniu sprawozdania przez organ.

8. Samoocena i sprawozdanie są podawane do wiadomości publicznej na stronie internetowej organu.

Artykuł  11

Wymiana dobrych praktyk

1. Organ odbywa co najmniej raz w roku posiedzenie poświęcone kwestiom będącym przedmiotem wspólnego zainteresowania w dziedzinie etyki oraz wymianie najlepszych praktyk między Stronami.

2. Organ może zaprosić na to posiedzenie przedstawicieli wszelkich publicznych organizacji krajowych, europejskich lub międzynarodowych, których praca jest uznawana za istotną dla ustanawiania norm.

Artykuł  12

Posiedzenia organu

1. Posiedzenia organu, w których uczestniczą niezależni eksperci, zwołuje przewodniczący.

2. Oprócz posiedzeń zwołanych w celu stosowania art. 8-11 przewodniczący może, z własnej inicjatywy lub na wniosek którejkolwiek ze Stron i w terminie jednego miesiąca od otrzymania takiego wniosku, zwoływać dodatkowe posiedzenia w celu omówienia kwestii będących przedmiotem wspólnego zainteresowania.

Artykuł  13

Konflikty interesów członków organu

1. Członkowie organu unikają wszelkich sytuacji, które mogłyby naruszać ich niezależność lub bezstronność przy sprawowaniu funkcji w organie.

2. Członkowie organu niezwłocznie zgłaszają przewodniczącemu wszelkie sytuacje, które naruszają ich niezależność lub bezstronność podczas wykonywania zadań w organie. W takim przypadku zainteresowana Strona zastępuje członka organu jego zastępcą na okres, w którym członek organu nie może uczestniczyć w pracach organu. Jeżeli dana sytuacja dotyczy również zastępcy, zainteresowana Strona wyznacza tymczasowego zastępcę na czas trwania sytuacji. Jeżeli sytuacja dotyczy przewodniczącego, zostaje on tymczasowo zastąpiony przez członka organu, który w tym czasie reprezentuje Stronę, która będzie jako kolejna przewodniczyć organowi zgodnie z rotacją przewidzianą w art. 4 ust. 1.

Artykuł  14

Regulamin wewnętrzny

Organ przyjmuje swój regulamin wewnętrzny, który jest jawny, i w razie potrzeby wprowadza w nim zmiany.

Artykuł  15

Zwrot kosztów

Wszelkie koszty poniesione przez członków organu w związku z pełnieniem obowiązków w organie pokrywa Strona, którą reprezentują.

Artykuł  16

Sekretariat organu

1. Organ ma do dyspozycji sekretariat. Sekretariat jest wspólną strukturą organizacyjną utworzoną do celów zarządzania działalnością organu. W jego skład wchodzą urzędnicy odpowiedzialni za zasady etyczne obowiązujące członków z każdej z instytucji będących Stroną i pracownicy takich urzędników.

2. Sekretariat jest formalnie prowadzony przez Komisję, a jego prace koordynuje urzędnik, który w ramach instytucji będącej Stroną przewodniczącej organowi jest odpowiedzialny za zasady etyki obowiązujące członków tej instytucji będącej Stroną, lub urzędnik specjalnie wyznaczony do tego celu przez instytucję będącą Stroną przewodniczącą organowi ("koordynator"). Koordynator reprezentuje sekretariat i nadzoruje jego bieżącą pracę, działając we wspólnym interesie Stron.

3. Do zadań sekretariatu należy:

a) składanie sprawozdań organowi, przygotowywanie jego posiedzeń, udzielanie pomocy operacyjnej w realizacji jego zadań oraz przygotowywanie sprawozdania, o którym mowa w art. 10 ust. 6;

b) przygotowywanie projektu sprawozdania rocznego, o którym mowa w art. 18;

c) przekazywanie wszelkiej korespondencji przychodzącej do organu jego przewodniczącemu, a korespondencji wychodzącej z organu - Stronie, której dotyczy korespondencja;

d) prowadzenie wszelkich innych działań niezbędnych do skutecznego wykonania niniejszego porozumienia, w tym wspieranie niezależnych ekspertów w wykonywaniu zadań przewidzianych w niniejszym porozumieniu.

Artykuł  17

Zasoby

1. Strony zobowiązują się, w drodze protokołu ustaleń między ich sekretarzami generalnymi lub osobami sprawującymi równoważny urząd, uzgodnionego w terminie trzech miesięcy od powołania członków organu, do udostępnienia niezbędnych zasobów ludzkich, administracyjnych, technicznych i finansowych, w tym odpowiednich pracowników sekretariatu, aby zapewnić skuteczne wykonanie niniejszego porozumienia.

2. Strony dzielą koszty związane z sekretariatem organu i niezależnymi ekspertami proporcjonalnie do wielkości swoich budżetów administracyjnych. Na początku każdego roku budżetowego przekazują Komisji wkład finansowy. Wszelkie koszty wynikające z konsultacji na podstawie art. 7 pokrywa konsultująca się Strona. Szczegóły wykonania niniejszego ustępu, w tym mechanizm uwzględniania statusu obserwatora Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej przez obniżenie o 50 % jego wkładu, określa się w protokole ustaleń, o którym mowa w ust. 1. Protokół ustaleń jest poddawany przeglądowi co roku lub zawsze wtedy, gdy któraś ze Stron uzna to za konieczne, a w stosownych przypadkach wprowadzane są w nim zmiany.

3. Wnioski organu dotyczące poniesienia dodatkowych wydatków administracyjnych o wyjątkowym charakterze są kierowane do Stron, które co roku rozpatrują i zatwierdzają wnioski budżetowe organu zgodnie z ich odpowiednimi zasadami wewnętrznymi.

Artykuł  18

Sprawozdanie roczne

1. Po jego omówieniu na posiedzeniu, o którym mowa w art. 11 ust. 1, organ przyjmuje roczne sprawozdanie z działalności w poprzednim roku.

2. Roczne sprawozdanie jest podawane do wiadomości publicznej na stronie internetowej organu.

Artykuł  19

Strona internetowa

1. Organ obsługuje stronę internetową, na której informacje dotyczące jego działalności są podawane do wiadomości publicznej.

2. Na stronie internetowej znajdują się w szczególności następujące informacje:

a) skład organu, kalendarz jego posiedzeń oraz porządki obrad;

b) wspólne normy minimalne;

c) samooceny i sprawozdania, o których mowa odpowiednio w art. 10 ust. 1 i art. 10 ust. 6;

d) wszystkie obowiązujące zasady wszystkich Stron w obszarach objętych wspólnymi normami minimalnymi.

3. Strona internetowa zawiera również informacje, o których mowa w ust. 2, dotyczące organów i jednostek organizacyjnych Unii dobrowolnie biorące udział zgodnie z art. 20.

Artykuł  20

Dobrowolny udział organów i jednostek organizacyjnych Unii innych niż Strony

1. Organy i jednostki organizacyjne Unii, inne niż Strony, mogą powiadomić organ, że dobrowolnie decydują się na stosowanie całego zbioru wspólnych norm minimalnych już opracowanych - lub mających być opracowane w przyszłości - przez organ w odniesieniu do zasad mających zastosowanie do osób niebędących ich pracownikami, które pełnią funkcję podobną do funkcji pełnionych przez członków instytucji będących Stronami.

2. Organ wzywa zainteresowany organ lub zainteresowaną jednostkę organizacyjną Unii do przeprowadzenia pisemnej samooceny swoich zasad wewnętrznych i ich zgodności ze wspólnymi normami minimalnymi oraz do wyznaczenia przedstawiciela, który będzie uczestniczył w wymianie opinii z członkami organu. Art. 10 ust. 3-8 i art. 15 stosuje się odpowiednio.

3. Ust. 2 niniejszego artykułu stosuje się odpowiednio, w przypadku gdy organ opracowuje dalsze wspólne normy minimalne lub aktualizuje wspólne normy minimalne.

4. Organy lub jednostki organizacyjne Unii, które powiadamiają organ zgodnie z ust. 1, wnoszą wkład w finansowanie organu. Szczegóły określa się w protokole ustaleń, o którym mowa w art. 17 ust. 1.

Artykuł  21

Przegląd

W celu poprawienia i usprawnienia funkcjonowania niniejszego porozumienia Strony dokonują jego przeglądu co trzy lata lub wtedy, gdy zaleci to organ, oraz, w stosownych przypadkach, przeglądu mandatu organu i struktury zarządzania nim oraz zakresu kompetencji niezależnych ekspertów.

Artykuł  22

Postanowienia przejściowe i inne

1. Na zasadzie odstępstwa od procedury, o której mowa w art. 5 ust. 2 zdanie trzecie, w roku, w którym utworzony zostaje organ, niezależnych ekspertów powołuje się na pełny mandat spośród obecnych lub byłych członków istniejących organów wewnętrznych Stron odpowiedzialnych za kwestie etyczne, z wyłączeniem czynnych członków instytucji będących Stronami. Niezależnych ekspertów powołuje się nie później niż trzy miesiące po wejściu w życie niniejszego porozumienia. Aby rozłożyć w czasie odnawianie zespołu niezależnych ekspertów, pierwszy mandat trzech z pięciu niezależnych ekspertów, wyznaczonych w drodze losowania, jest ograniczony do dwóch lat.

2. Terminy, o których mowa w ust. 1, jak również w art. 3 ust. 1 i art. 10 ust. 2, mogą zostać przedłużone z obiektywnie uzasadnionych powodów, w szczególności jeżeli przypadają na okres, w którym instytucja będąca Stroną została nowo utworzona.

Artykuł  23

Postanowienia końcowe

1. Niniejsze porozumienie ma charakter wiążący dla Stron.

2. Strony postanawiają, bez uszczerbku dla art. 1 ust. 2, odzwierciedlić wspólne normy minimalne opracowane przez organ w swoich zasadach wewnętrznych w drodze decyzji podejmowanych na podstawie swoich uprawnień organizacyjnych oraz wprowadzić odpowiednie środki w celu zapewnienia wykonania niniejszego porozumienia.

3. Niniejsze porozumienie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Sporządzono w Brukseli dnia 15 maja 2024 r.

grafika

¹ Dz.U. L 56 z 4.3.1968, s. 1, ELI: http://data.europa.eu/eli/reg/1968/259(1)/oj

² Dz.U. L 207 z 11.6.2021, s. 1.