Podatkowa księga przychodów i rozchodów

OBJAŚNIENIA DO PODATKOWEJ KSIĘGI PRZYCHODÓW I ROZCHODÓW

1.Przy dokonywaniu zapisów w księdze, wynikających z prowadzonych przez podatnika:

a)ewidencji sprzedaży,

b)ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych,

c)ewidencji dla potrzeb podatku od towarów i usług

– nie wypełnia się kolumn 3–

2.Kolumna 1 jest przeznaczona do wpisania kolejnego numeru zapisów do księgi. Tym samym

numerem należy oznaczyć dowód stanowiący podstawę dokonania zapisu.

3.W kolumnie 2 należy wpisywać dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę

dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo

datę zestawienia sprzedaży).

4.W kolumnie 3 należy wpisywać numer faktury lub innego dowodu. Jeżeli zapisów dokonuje się na

podstawie dziennego zestawienia sprzedaży, należy wpisywać numer zestawienia faktur.

5.Kolumny 4 i 5 są przeznaczone do wpisywania imion i nazwisk (nazw firm) oraz adresów

kontrahentów (dostawców lub odbiorców), z którymi zawarte zostały transakcje dotyczące zakupu

surowców, materiałów, towarów itp. lub sprzedaży wyrobów gotowych (towarów), gdy transakcje

te udokumentowane są fakturami i paragonami. Kolumn tych nie wypełnia się w wypadku zapisów

dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dziennych zestawień sprzedaży oraz dowodów

wewnętrznych.

6.W kolumnie 6 należy wpisać rodzaje przychodów lub wydatków. Określenie to powinno zwięźle

oddawać istotę dokonanego zdarzenia gospodarczego, np. zakup blachy, zapłata za niklowanie

obręczy, wypłata wynagrodzeń za okres .................

7.Kolumna 7 jest przeznaczona do wpisywania przychodów ze sprzedaży wyrobów (towarów

handlowych) i sprzedaży usług.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną wysokość przychodu

(sprzedaży wartości dewizowych) wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości dewizowych.

8.Kolumna 8 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych przychodów, np. przychodów z

odpłatnego zbycia składników majątku, otrzymanych kar umownych, wynagrodzenia płatnika.

9.Kolumna 9 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty przychodów zaewidencjonowanych w

kolumnach 7 i 8.

10.Kolumna 10 jest przeznaczona do wpisywania zakupu materiałów oraz towarów handlowych

według cen zakupu.

Podatnicy prowadzący działalność kantorową w kolumnie tej wpisują miesięczną kwotę

zakupionych wartości dewizowych, wynikającą z ewidencji kupna i sprzedaży wartości

dewizowych.

11.Kolumna 11 jest przeznaczona do wpisywania kosztów ubocznych związanych z zakupem, np.

kosztów dotyczących transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

12.Kolumna 12 jest przeznaczona do wpisywania wynagrodzeń brutto wypłacanych pracownikom (w

gotówce i w naturze). Wynagrodzenia w naturze, jeżeli przedmiotem świadczeń w naturze są rzeczy

lub usługi wchodzące w zakres działalności gospodarczej pracodawcy, wpisuje się według

przeciętnych cen stosowanych wobec innych odbiorców, a w pozostałych przypadkach – na

podstawie cen rynkowych stosowanych przy świadczeniu usług lub udostępnianiu rzeczy lub praw

tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem w szczególności ich stanu i stopnia zużycia oraz

czasu i miejsca udostępnienia. Wpisu dokonuje się:

a)na podstawie listy płac lub innych dowodów, na których pracownik potwierdza własnym

podpisem kwoty otrzymanych wynagrodzeń w gotówce i w naturze – w przypadku

wypłaty wynagrodzenia w kasie,

b)na podstawie innych dowodów, np. dowodu potwierdzającego przekazanie wynagrodzenia

na rachunek pracownika – jeżeli wynagrodzenie nie jest wypłacane w kasie.

W kolumnie tej ewidencjonuje się również wynagrodzenia wypłacane osobom z tytułu umów

zlecenia i umów o dzieło.

13.Kolumna 13 jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w

kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o podatku dochodowym

nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów. W kolumnie tej wpisuje się w szczególności takie

wydatki, jak: czynsz za lokal, opłatę za energię elektryczną, gaz, wodę, c.o., opłatę za telefon,

zakup paliw, wydatki dotyczące remontów, amortyzację środków trwałych, składki na

ubezpieczenie emerytalne i rentowe pracowników w części finansowanej przez pracodawcę, składki

na ubezpieczenie wypadkowe pracowników, wartość zakupionego wyposażenia, to jest rzeczowych

składników majątku, związanych z wykonywaną działalnością, niezaliczonych, zgodnie z

przepisami ustawy o podatku dochodowym, do środków trwałych.

Zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim

współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie

wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Do rozliczenia należy dołączyć dowody

(faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Jeżeli uzyskanie dowodu (faktury) nie było

możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach

braku jego udokumentowania. Nie wymagają udokumentowania fakturami diety oraz wydatki

objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika.

14.Kolumna 14 jest przeznaczona do wpisywania łącznej kwoty wydatków wykazanych w kolumnach

12 i 13.

15.W przypadku, o którym mowa w art. 113 ust. 5 ustawy o VAT, podatnicy dokonują, po

zakończeniu miesiąca, w którym nastąpiło przekroczenie wartości sprzedaży, o której mowa w art.

113 ust. 1 i 2 ustawy o VAT, korekty zapisów dotyczących kosztów uzyskania przychodów o tę

część naliczonego podatku od towarów i usług, którą odliczają od podatku należnego.

16.Kolumna 15 jest wolna. W kolumnie tej można wpisywać inne zaszłości gospodarcze poza

wymienionymi w kolumnach 1–13. W kolumnie tej można również wpisywać wydatki odnoszące

się do przychodów miesiąca lub roku następnego (lat następnych).

17.Kolumna 16 jest przeznaczona do wpisywania kosztów działalności badawczo-rozwojowej, o

których mowa w art. 26e ustawy o podatku dochodowym. Po zakończeniu roku należy zsumować te

koszty. W kolumnie tej należy wpisać wszystkie koszty działalności badawczo-rozwojowej,

niezależnie od tego, jaka ich część będzie odliczona od podstawy opodatkowania.

18.Kolumna 17 jest przeznaczona do wpisywania uwag co do treści zapisów w kolumnach 2–16.

Kolumna ta może być także wykorzystywana np. do wpisywania pobranych zaliczek, obrotu

opakowaniami zwrotnymi. W kolumnie tej mogą być także ewidencjonowane przychody faktycznie

przez podatnika otrzymane. W przypadku wyboru w następnym roku podatkowym opodatkowania

w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, limit otrzymanych przychodów w

poprzednim roku podatkowym w kwocie stanowiącej równowartość 25 000 euro jest – zgodnie z

art. 21 ust. 1b ustawy z dnia 20 listopada 1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od

niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne – warunkiem korzystania z kwartalnego

sposobu wpłacania ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych. Podatnicy, o których mowa w art.

24a ust. 1a ustawy o podatku dochodowym, prowadzący księgę, wykazują przychody i związane z

nimi koszty z działalności opodatkowanej podatkiem tonażowym albo zryczałtowanym podatkiem

od wartości sprzedanej produkcji wyłącznie w kolumnie 17.

19.Po zakończeniu miesiąca wpisy dokonane w danym miesiącu należy podkreślić, a dane z kolumn

7–14 zsumować. Wynikłe z podsumowania kwoty należy podkreślić. Podatnik może pod

podsumowaniem danego miesiąca wpisać w poszczególnych kolumnach sumy od początku roku do

miesiąca poprzedzającego dany miesiąc i w kolejnej pozycji wpisać w poszczególnych kolumnach

sumę od początku roku.

20.Jeżeli podatnik nie dokonuje podsumowania zapisów kolejnych miesięcy narastająco od początku

roku, po zakończeniu roku podatkowego musi na oddzielnej stronie w księdze sporządzić

zestawienie roczne. W tym celu należy wpisać do właściwych kolumn sumy z poszczególnych miesięcy i dodać je.

21.W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów

handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu

(kolumna 11) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów

zewidencjonowanych (w kolumnie 10) (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i

podzielona przez wartość zakupu). O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt

zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury.

Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen

zakupu, to jest bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.

22.W celu ustalenia dochodu osiągniętego w roku podatkowym należy na oddzielnej stronie księgi:

1)ustalić wartość osiągniętego przychodu w roku podatkowym (kolumna 9);

2)ustalić wysokość poniesionych w roku podatkowym kosztów uzyskania przychodów w

sposób następujący:

a)do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu

towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o

wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego,

b)kwotę wynikającą z tego obliczenia powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14 oraz

pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty)

związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach

księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i

towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały

wpisane w kolumnie 10);

3)wysokość osiągniętego przychodu (kolumna 9) pomniejszyć o wysokość poniesionych w

roku podatkowym kosztów uzyskania przychodu, obliczonych zgodnie z objaśnieniami

zawartymi w pkt 2; wynikająca z tego obliczenia różnica stanowi wysokość dochodu

osiągniętego w roku podatkowym.

23.Określony w ust. 22 sposób obliczenia dochodu dotyczy również podatników sporządzających spis

z natury (np. na koniec miesiąca lub jeśli sporządzenie spisu z natury zarządził naczelnik urzędu

skarbowego).

24.Przykład obliczenia dochodu:

 zł gr

1)Przychód (kolumna 9)455 600,75

2)Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych

w roku podatkowym:

a)wartość spisu z natury na początek roku podatkowego58 678,28

b)plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów

(kolumna 10)289 288,56

c)plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 11)10 320,40

d)minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego46 524,32

e)plus kwota pozostałych wydatków (kolumna 14)78 328,09

f)minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych

kolumnach księgi4 826,00

Razem koszty uzyskania przychodu385 265,01

3)Ustalenie dochodu osiągniętego w roku podatkowym:

a)przychód (pkt 1)455 600,75

b)minus koszty uzyskania przychodów (pkt 2)385 265,01

Dochód (a–b)70 335,74

25.Zasady określone w ust. 1–24 stosuje się odpowiednio w przypadku prowadzenia podatkowej księgi

przychodów i rozchodów w imieniu podatnika przez biuro rachunkowe.