W którym momencie ująć w kosztach składniki majątkowe nabyte z zagranicy?

Pytanie dotyczy dwóch zakupów podatnika dla celów działalności. Zakupiono dalmierz od Chin - posiadamy fakturę wystawioną w walucie polskiej, z naliczoną kwotą VAT 23%, również w walucie polskiej. Na fakturze nie ma identyfikatora podatkowego, jedynie nr licencji. Cło nie zostało naliczone.

Kiedy należy ująć tę fakturę w kosztach?

Zakupiono smartwatch z USA. Nie ma możliwości uzyskania faktury - dysponujemy jedynie zamówieniem i specyfikacją. Nie mamy danych sprzedawcy ani identyfikatora podatkowego. Jesteśmy w posiadaniu zgłoszenia celnego (nie mamy dokumentu SAD). Jako zgłaszający figuruje przedstawiciel (firma polska). Nie mamy potwierdzenia przyjęcia tego zgłoszenia, jedynie powiadomienie o długu celnym, na którym wyszczególniona jest kwota VAT. Płatność za smartwatch miała miejsce w grudniu 2023 r., zawiadomienie o długu celnym ma datę stycznia 2024 r. i wtedy zostało opłacone.

Kiedy możemy ująć ten wydatek w kosztach?

Jakie dokumenty powinniśmy posiadać w związku z wyżej wymienionymi dwiema transakcjami dla celów ich prawidłowego udokumentowania?