W jakim terminie pracodawca powinien przekazać pracownikom informację o zmianie harmonogramu pracy i czy powinien każdą z tych zmian udokumentować?

Pracodawca zatrudnia pracowników w równoważnym systemie czasu pracy, z możliwością przedłużenia wymiaru dobowego do 12 godzin, w okresie rozliczeniowym 3-miesięcznym (praca także w niedzielę i święta). Pracodawca sporządza harmonogramy czasu pracy (grafiki) dla pracowników, na okres 1 miesiąca. Jednak w praktyce często dochodzi do zmian w grafiku. Pracodawca w regulaminie pracy wskazał kilka sytuacji, pozwalających na zmiany harmonogramu czasu pracy w trakcie miesiąca (np. z powodu choroby innego pracownika, opieki nad chorym dzieckiem innego pracownika, urlopu na żądanie innego pracownika). Zmiany te mogą powodować np. zmianę dni pracy. Sporządzając grafik (początkowy) pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o obowiązującym rozkładzie pracy z wyprzedzeniem 1 tygodnia). Jednak w przypadku zmian, ten termin często jest niemożliwy do zachowania i zdarza się, że pracownik zostaje poinformowany o zmianach minimum 1 dzień przed ich nastąpieniem.

W jaki sposób udowodnić, że harmonogram zmieniono i zapoznano pracowników z jego zmianami?

Jaki dokument należy przechowywać dla potrzeb ewentualnej kontroli - czy zmieniony grafik należy wydrukować i przechowywać jako obowiązujący i z każdą kolejną zmianą sporządzać i drukować następny?

Co ze starym harmonogramem – czy też należy go przechowywać, czy też można go usunąć?

Czy też można nie drukować nowego grafiku uwzględniającego zmiany, a zamiast tego zaznaczać zmiany na pierwotnie stworzonym grafiku, np. innym kolorem i tylko taki grafik przechowywać?

Czy jest konieczność dokumentowania zmian w grafiku pracowników, zwłaszcza, kiedy zmiany wynikają z przyczyn obiektywnych pracodawcy?

Czy pracodawca może wyjaśnić zmiany ustnie, podczas kontroli?