W jakim momencie spółka powinna ująć w koszty podatkowe koszty diet za podróż służbową, a w jakim momencie koszty hoteli i opłat za autostradę?

Serwisanci realizując usługi serwisowe odbywają delegacje służbowe. Zaopatrzeni są w karty debetowe na których maja środki na pokrycie swoich kosztów delegacji. Rozliczają się z delegacji na druku "Rozliczenie podróży służbowej", gdzie rozliczają koszty diet. Na karcie mają środki do dyspozycji i mają obowiązek z nich pobrać gotówke jako zwrot kosztów diet. Koszty noclegu spółka niezależnie ujmuje w kosztach na podstawie faktur wystawionych na spółkę, opisanych jakiej delegacji dotyczą. Pracownicy płaca za hotele posiadanymi służbowymi indywidualnymi kartami debetowymi. Na koszty delegacji składają się również opłaty za autostrady, które spółka rozlicza na podstawie paragonów fiskalnych lub niefiskalnych i te opłaty również pracownicy opłacają kartami służbowymi.

W jakim momencie spółka powinna ująć w koszty podatkowe koszty diet, a w jakim momencie koszty hoteli i opłat za autostradę?

Czy koszty diet można ująć w momencie rozliczenia delegacji, nawet jeśli pracownik fizycznie nie pobrał z karty gotówki, ale miał je do dyspozycji na karcie m.in. przeznaczonych na ten cel?

Rozliczenie jest zgodne z art. 15 ust. 4g ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych – dalej u.p.d.o.p., daty zaliczania do kosztów podatkowych należności, o których mowa w art. 12 ust.1 u.p.d.o.p.

Co z kosztami hoteli i opłat za autostradę, czy wobec nich również należy stosować powyższy przepis i traktować jako należności, o których mowa w art. 12 ust. 1 u.p.d.o.p.?

Czy jeśli nie, to mogą stanowić koszt bezpośredni, który zostanie ujęty podatkowo wtedy kiedy odpowiadający mu przychód z art.15 ust.4b u.p.d.o.p.?

Zawsze serwisant jedzie na konkretne zlecenie, jeśli jedzie na kilka to koszt noclegu jest równo dzielony na te zlecenia.

Jak podatkowo rozliczyć fakturę za nocleg, jeśli jest wystawiona na spółkę, pracownik płaci za ta fakturę prywatną gotówką a następnie pracownik zwraca sobie ten koszt poprzez podjęcie z służbowej karty debetowej kwoty pokrywającej mu wydatek za hotel?

Faktura taka również jest przez nas ujęta odrębnie poza drukiem delegacji.