W jakiej formie organ powinien odmówić wydania kserokopii dokumentów z oddania do użytkowania budynku mieszkalnego?

Sąsiad zwrócił się do organu o wydanie kserokopii dokumentów z oddania do użytkowania budynku mieszkalnego i przyłącza energetycznego swojego sąsiada z uwagi na wejście na jego działkę podczas prowadzenia robót budowlanych. Nie podał daty zdarzenia i nr pozwolenia, tylko nr działki i prawdopodobnego inwestora. W tut. organie brak jest takich dokumentów.

W jakiej formie organ powinien odmówić wydania dokumentów, ponieważ brak jest dokumentów w organie, dokumenty takie jak protokoły, mapy nie byłyby wytworzone przez organ, a sąsiad nie jest stroną?

Czy wniosek należy traktować także jako skargę i badać prawidłowość wykonania robót?