W jakiej formie należy zlecać pracę w nadgodzinach?

Czy elektroniczna forma zatwierdzania pracy w nadgodzinach jest wystarczająca? Do tej pory pracownik dostawał polecenie pracy w nadgodzinach w formie papierowej. Podpisywał je, następnie polecenie to uzupełnione o przepracowane godziny nadliczbowe zatwierdzał do wypłaty bezpośredni przełożony i szef. Obecnie chcielibyśmy odejść od formy papierowej. Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych przybrałoby formę ustną. W dniu następnym kierownik wpisywałby przepracowane godziny nadliczbowe do systemu i tam je zatwierdzał. Następnie, po zatwierdzeniu przez szefa następowałby import nadgodzin do programu służącego do ewidencji czasu pracy na podstawie którego liczone są wynagrodzenia. Czy taka forma jest wystarczająca? Czy w przypadku kontroli ze strony PIP, wydruk ewidencji czasu pracy uwzględniający już przepracowane nadgodziny będzie wystarczający? Czy w celach dowodowych konieczne będą potwierdzenia z programu, w którym nadgodziny zostały zatwierdzone? I czy takie potwierdzenia należy archiwizować dla każdego pracownika osobno jak czas pracy, czy wystarczy ewidencja czasu pracy z programu do naliczania wynagrodzeń? Zależy nam na zmniejszeniu ilości dokumentów papierowych, jednak nie chcielibyśmy przez niedopatrzenie narazić się na działanie niezgodne z KP.