W jakiej formie należy przechowywać wnioski pracowników, na podstawie których został utworzony plan urlopów?

Pracodawca chce tworzyć plany urlopowe i chce, by były one kwartalne. Jednocześnie chce wycofać wnioski urlopowe wypełniane papierowo przez pracowników – chce, aby urlopy były udzielane zgodnie z planem urlopów i nie chce dodatkowo wymagać dostarczania do kadr papierowych wniosków o urlop podpisanych przez przełożonych. W tym celu wykupił program. Pracownicy, po zalogowaniu, mają dostęp do tej aplikacji. Mogą w niej złożyć propozycję terminu urlopu - urlop (plan). Przełożony może ten urlop zatwierdzić lub odrzucić. Przełożony może również wstawić do grafiku urlopowego urlop (plan) dla podwładnego pracownika i jednocześnie go zatwierdzić. Pracownicy widzą grafik urlopowy swój i swojego działu. Otrzymują też powiadomienia mailowe o zaplanowanym i udzielonym lub odrzuconym urlopie.

Czy wnioski pracowników, które powinny być brane pod uwagę do tworzenia planu urlopowego, pracodawca musi przechowywać w określonej formie na potrzeby kontroli? Jeśli tak, to w jakiej?

Co zrobić, by utworzyć plany urlopowe dla pracowników, którzy odmawiają złożenia propozycji terminów urlopu, twierdząc, że nie są w stanie z wyprzedzeniem określić swoich potrzeb lub po prostu nie są zainteresowani urlopem w danym kwartale, na który ustalany jest plan?

Jakie jest zagrożenie, jeśli przełożony sam zaplanuje urlop tym pracownikom, którzy nie zaproponują żadnego terminu?