W jaki sposób usprawiedliwić nieobecność pracownika w pracy w związku z jego osobistym stawiennictwem się w sądzie?

Pracownik otrzymał wezwanie do osobistego stawienia się przed organem administracji państwowej (do sądu). W jaki sposób usprawiedliwić pracownikowi taką nieobecność? Czy przedstawione wezwanie można skopiować do akt w celu potwierdzenia usprawiedliwionej nieobecności? Nie zawsze wezwania do Sądu dotyczą spraw służbowych. Czasami się zdarzają sprawy osobiste. Czy jednak pracownik powinien napisać oświadczenie lub podanie i my opisujemy na nim że wezwanie udostępniono do wglądu w celu usprawiedliwienia nieobecności. Czy sam pracownik Kadr sporządza krótką informację dotyczącą wezwania przez oświadczenia czy podania pracownika? Jak mają się do tego przepisy RODO?