W jaki sposób pracodawca powinien uregulować dodatkowe obowiązki pracownika?

Placówka instytucji kultury realizuje projekt unijny polegający na przeprowadzaniu różnego rodzaju warsztatów i kursów dla uczestników projektu. W ramach wkładu własnego do projektu rozliczana jest praca sprzątaczek, które mają za zadanie posprzątać po zajęciach. W jaki sposób należałoby ująć wykonywanie tego zadania formalnie, czy jako porozumienie do umowy o pracę zmieniające warunki pracy, czy może uwzględnić to w zakresie czynności, albo jakieś pisemne porozumienie między pracodawcą a pracownikiem?