W jaki sposób pracodawca powinien przygotować dokumentację dotyczącą podróży służbowych?

Pracownik zawarł z polską Sp. z o.o. umowę o pracę, gdzie miejscem wykonywania pracy jest terytorium RP. Podpisanie umowy nastąpiło w Belgii, gdzie aktualnie przebywał pracownik i pracodawca. Z reguły wykonywanie przez pracownika pracy w Belgii jest na zasadzie polecenia wyjazdu służbowego, a więc za okres wykonywania pracy w Belgii ma prawo do diet zagranicznych.

W jaki sposób pracodawca powinien przygotować dokumentację dotyczącą podróży służbowych, jeżeli w dniu rozpoczęcia delegacji pracownik już przebywał w miejscu gdzie ta podróż miała się rozpocząć czyli za granicą?