W jaki sposób powinny być wystawiane faktury przez podatnika świadczącego usługi agencyjne?

Podatnik zajmuje się działalnością handlową. W ramach swojej działalności nawiązał współpracę z innym przedsiębiorcą, który w ramach swojej działalności gospodarczej świadczy usługi agencyjne. Świadczący usługi agencyjne ponosi koszty, które zobowiązał się pokryć usługodawca np. koszty utrzymania auta niezbędnego przy świadczeniu tych usług, usługi poczty przy wysyłce dokumentów do biura i inne, np. zakup materiałów serwisowych. W jakiej formie powinno się odbyć rozliczenie - zwrot kosztów za poniesione wydatki na rzecz usługobiorcy? Do tej pory wyglądało to tak, że usługobiorca prowadził odrębny rejestr jako ponoszący wydatki na rzecz i w imieniu usługodawcy. Na podstawie prowadzonego rejestru i załączonych faktur VAT wystawionych na usługodawcę, usługodawca zwracał poniesione koszty usługobiorcy. Jednak obecnie usługobiorca żąda wypłacenia zaliczki na ponoszone koszty. Czy może się to odbywać tak, że usługobiorca wystawia fakturę zaliczkę na koszty z początkiem roku, a z końcem roku zwraca zaliczkę i wystawia fakturę korygującą zaliczkę? W kolejnym roku usługobiorca wystawi kolejną fakturę zaliczkę i otrzyma zaliczkę na koszty na kolejny rok? Co miesiąc będzie także prowadził rejestr poniesionych kosztów w imieniu i na rzecz usługodawcy, a ten zwróci mu poniesione koszty po każdym miesiącu?