W jaki sposób powinno nastąpić prawidłowe rozliczenie kosztów podróży służbowej pomiędzy podatnikiem, a współpracującym z nim radcą prawnym?

Podatnik, osoba fizyczna prowadząca kancelarię prawną, świadczy usługi dla firm polskich i zagranicznych. Dla wypełnienia obowiązków konieczne są podróże krajowe i zagraniczne (UK). Koszty tych podróży firmy zobowiązują się zwrócić podatnikowi. Zdarza się, że podatnik nie udaje się w podróż osobiście, lecz zleca wyjazd współpracującemu z nim radcy prawnemu, prowadzącemu samodzielną praktykę prawniczą. Podatnik zobowiązuje się zapłacić każdorazowo stałe wynagrodzenie za załatwienie konkretnej sprawy oraz zwrócić koszty, które radca ponosi, to jest: 1. bilet na samolot, wynajęcie sali konferencyjnej, nocleg w hotelu – radca bierze faktury na swoją działalność, 2. podróż pociągiem lub przejazd taxi – udokumentowane rachunkami, 3. diety i ryczałty za przejazdy lokalne - według wyliczenia radcy prawnego.

W jaki sposób i na podstawie jakich dokumentów powinno nastąpić prawidłowe rozliczenie (zwrot) poniesionych kosztów pomiędzy podatnikiem radcą prawnym?