W jaki sposób powinniśmy udokumentować usługę usunięcia usterek przez innego wykonawcę niż pierwotny, fakturą VAT czy notą księgową?

Firma budowlana (wykonawca) wykonująca zgodnie z umową usługi budowlane, pomimo zgłoszeń usterek zamka do drzwi (jako potwierdzenia zgłoszeń -wysłane maile) nie usunęła ich w wyznaczonym w umowie terminie 7 dni. Zlecono wiec innej firmie budowlanej usunięcie usterek (wymianę zamka) a wykonawcę postanowiono obciążyć kosztami (zapis w umowie pozwala na to). Nadal obowiązuje gwarancja w zakresie wad i usterek. Za naprawę zapłaciliśmy firmie zewnętrznej ok. 1.000 zł brutto. Chcemy tą kwotę potrącić z wpłaconej gwarancji.

W jaki sposób powinniśmy to udokumentować, fakturą VAT czy notą księgową?

Jak obciążyć wykonawcę za naprawę?

Jeśli notą księgową, to czy przysługuje nam prawo do odliczenia VAT z faktury za zakupiony do naprawy materiał (zamek do drzwi + transport)?

Uważamy, że VAT od faktury za naprawę w wysokości 1.000 zł brutto możemy odliczyć. Następnie obciążyć Wykonawcę za naprawę szkody notą księgową obciążeniową w równowartości poniesionych kosztów brutto 1.000 zł (forma zapłaty noty: potrącenie z gwarancji wad i usterek).

Czy to postępowanie jest właściwe?