W jaki sposób powinna być potwierdzona i rozliczona podróż służbowa prezesa zarządu i prokurenta?

Prezes zarządu i prokurent będący członkiem zarządu sp. z o.o. z miejscowości X mają spotkać się z prezesem spółki z miejscowości Y w miejscowości Z.

Jak w takiej sytuacji ma wyglądać potwierdzenie takiej delegacji (chodzi tu o potwierdzenie pobytu w innej firmie)?

Czy takie spotkanie można traktować jako delegację, jeśli wyjazd i powrót jest w ten sam dzień lub w kolejne?

Jeżeli delegacja nie jest potwierdzona, to w jaki sposób można ją rozliczyć?