W jaki sposób należy przenieść koszty podróży służbowej na drugiego przedsiębiorcę?

Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wyjechała w podróż służbową do Mediolanu na targi produktów, którymi handluje wraz z drugą osobą fizyczną prowadzącą odrębną działalność gospodarczą, związaną również z tematyką targów, a więc dla niej również była to podróż służbowa. Wszelkie dokumenty potwierdzające ponoszone koszty związane z tą podróżą były brane każdorazowo w jednym egzemplarzu, choć dotyczyły obydwóch osób. Ponieważ można je ująć tylko w jednej firmie, i wówczas kosztem podatkowym jest jedynie 50% kosztów wynikających z dokumentów, chcemy refakturować koszty podróży służbowej w wysokości połowy kosztów na drugą osobę fizyczną tak, aby w jej firmie mogły być one ujęte jako koszty podatkowe.

Z jaką stawką VAT należy refakturować te koszty, jeśli chcemy ująć je na fakturze jako jedną pozycję "refaktura kosztów wyjazdu służbowego na Targi..."?

Dokumenty potwierdzające poniesione koszty to:

faktura VAT za bilety lotnicze (sztuk 2) wystawiona w PLN i ze stawką VAT 0%;

dokument potwierdzający pobyt w hotelu, przy czym nie jest to faktura i brak na niej informacji o VAT (jeden pokój hotelowy dla dwojga i wyżywienie);

rachunek za wynajem samochodu, tu VAT 20% ujęty na rachunku;

bilety wstępu/wejściówki na targi zawierające cenę, ale bez wyszczególnionego VAT.

Do dokumentów zostało dołączone oświadczenie, iż koszty z nich wynikające dotyczą wyjazdu służbowego na targi i że były jedynymi, jakie można było uzyskać dla potwierdzenia poniesionych kosztów. Obie osoby fizyczne mają prowadzoną pełną księgowość.