W jaki sposób należy prawidłowo wypełnić ewidencję przebiegu pojazdu?
PYTANIE
Spółka prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu od 1 maja 2014 r. dla pojazdów, dla których złożyła informację na formularzu VAT-26. Do prowadzenia tej ewidencji Dyrektor Zarządu wyznaczył osobę odpowiedzialną za prowadzenie tej ewidencji według regulaminu zatwierdzonego przez zarząd Spółki. Odpowiedzialność za prowadzenie tej ewidencji została wpisana do zakresu obowiązków. Nadzór nad prawidłowym sporządzeniem ewidencji sprawuje kierownik działu realizacji. Ewidencja jest prowadzona w formie elektronicznej.
Kiedy powinna ona być podpisana przez pracodawcę - czy koniecznie w następującym dniu?
Jak rozumieć jeden z wymogów prowadzenia tej ewidencji - wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu przy formie elektronicznej, obejmujący:
kolejny numer wpisu,
datę i cel wyjazdu,
opis trasy (skąd – dokąd),
liczbę przejechanych kilometrów,
imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem?
Przy formie elektronicznej przecież osoba kierująca pojazdem nie może dokonać tych wpisów.
Jak opisać dokładnie cel wyjazdu służbowego? W spółce są często wyjazdy służbowe do sklepów po zaopatrzenie.
Czy w rubryce "cel wyjazdu" wystarczy określenie "zaopatrzenie", czy trzeba dokładnie wpisywać co dokładnie się kupowało?
Takie samo pytanie w przypadku wyjazdu do instytucji finansowej np WFFOŚIGW - sprawy związane z załatwieniem pożyczki. Spółka założyła do ewidencji legendę do każdego miesiąca, gdzie dokładnie jest opisany cel wyjazdu, co rozumie się pod hasłem np. "zaopatrzenie". Mam obawy, czy nie jest to stwierdzenie zbyt ogólnikowe i czy nie trzeba opisać, co dokładnie.
ODPOWIEDŹ
Pełna treść dostępna po zalogowaniu do LEX