W jaki sposób należy prawidłowo rozliczyć saldo na koncie „Rozrachunki z pracownikami - karty płatnicze” z byłym pracownikiem?

W jaki sposób należy prawidłowo rozliczyć saldo na koncie "Rozrachunki z pracownikami - karty płatnicze" z byłym pracownikiem?

W marcu 2018 r. pracownik, który korzystał karty służbowej odszedł z firmy. Okazało się, że po rozliczeniu dokumentów, za które zapłacił kartą firmową jego konto nadal wykazuje saldo. Po opisie transakcji w wyciągu bankowego wynika, iż są to najprawdopodobniej przejazdy za autostradę z podroży służbowej, których nie dostarczył do firmy. Łącznie ok. 40 zł.

W jaki sposób "wyczyścić" saldo tego pracownika?

Czy wystarczy spisać na tę okoliczność notatkę służbową i na tej podstawie wyksięgować kwotę 40 zł w koszty operacyjne nkup?