W jaki sposób należy obciążyć firmę remontową kwotą z faktury za zamontowanie windy?

W budynku instytucji kultury firma naprawia schody będące na gwarancji. Przy tej okazji firma ta zdemontowała nam windę dla osób niepełnosprawnych. W związku z tym będziemy musieli ponieść dodatkowy koszt w postaci zapłaty za fakturę za zamontowanie windy. Chcemy obciążyć firmę remontową kwotą z faktury za zamontowanie windy. Nie jesteśmy vatowcem ani nie mamy kasy fiskalnej. Czy powinniśmy wystawić notę obciążeniową czy tzw. refakturę? Czy instytucja stanie się natychmiast vatowcem jeżeli zrefakturuje lub obciąży notą firmę budowlaną?