W jaki sposób i w którym momencie należy spełnić obowiązek informacyjny w stosunku do gości zaproszonych na dożynki organizowane przez starostę?

Starosta organizuje powiatowe dożynki. Posiada bazę danych gości uzupełnianą systematycznie (poprzez strony internetowe, wizytówki, korespondencja) od 1999 roku. Są to głównie osoby pełniące funkcje publiczne, społecznicy i przedstawiciele organizacji o mniej lub bardziej formalnym charakterze (koła gospodyń, pszczelarze, rolnicy). W jaki sposób i w którym momencie należy spełnić obowiązek informacyjny w stosunku do zaproszonych gości? Jaka jest w tym przypadku podstawa przetwarzania danych? Jeśli jest to zgoda, czy powinno się ją uzyskać czy można przyjąć, że skoro do tej pory nie było sprzeciwu wobec tego rodzaju praktyk zgoda funkcjonuje?