W jaki sposób ewidencjonować wypłatę ryczałtu za jazdy lokalne samochodem nie będącym własnością pracodawcy?

Jesteśmy jednostką budżetową, pracownik ma podpisaną umowę na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych, miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne w celach służbowych nie może przekroczyć 300 km. W dniu 2 sierpnia pracownik złożył oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego do celów służbowych za miesiąc lipiec. W miesiącu lipcu przebywał na urlopie wypoczynkowym od 29.07 do 31.07, innych nieobecności nie miał.

Jak rozliczyć ww. oświadczenie? Z jakiego paragrafu wydatków wypłacić należną kwotę? Jak powinny wyglądać księgowania?