Przez jaki okres zamawiający powinien przechowywać dokumenty zawierające dane osobowe osób zatrudnionych przez wykonawcę, które przekazane zostały w toku realizacji umowy?

Na podstawie umowy zawartej przez JST w wyniku udzielonego zamówienia publicznego, zbierane są dane osobowe osób zatrudnionych na umowach o pracę przez wykonawcę (art. 438 nowego PZP).

Jaki powinien być wskazany okres przechowywania zebranych danych tych osób w klauzuli Informacyjnej o przetwarzaniu ich danych osobowych?

Czy będzie to okres wynikający z trwania/realizacji umowy, a następnie z terminów archiwizacji określonych przez przepisy szczególne, czy może okres wynikający z art. 78 ust. 1 i 4 nowego PZP, a następnie z terminów archiwizacji określonych przez przepisy szczególne?

Artykuł 78 ust. 1 i 4 nowego PZP dotyczy protokołu postępowania i załączników do niego. Zgodnie z art. 254 nowego PZP postępowanie o udzielenie zamówienia kończy z zawarciem Umowy. Natomiast zgodnie z art. 7 pkt 18 nowego PZP zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego nie stanowi czynności w tym postępowaniu. Ale zgodnie z art. 73 ust. 1 nowego PZP umowa w sprawie zamówienia publicznego stanowi załącznik do protokołu postępowania.

Czy zatem dokumenty (zawierające dane osobowe osób zatrudnionych przez wykonawcę) powstałe wskutek zapisów znajdujących się w umowie, które dokumentują przebieg realizacji udzielonego zamówienia, staną się również załącznikami do Protokołu postępowania (z uwzględnieniem dla nich terminów przechowywania z art. 78 ust. 1 i 4 nowego PZP), czy też nie?

Zauważyłem dużą dowolność wpisywanych okresów przechowywania przedmiotowych danych w ww. klauzulach informacyjnych.