Od kogo powinien być dochodzony zwrot kosztów egzekucyjnych w przypadku postępowań egzekucji administracyjnej i egzekucji sądowej?

Mamy prowadzone postępowania egzekucyjne zarówno w egzekucji administracyjnej, jak i egzekucji sądowej. Często w przypadkach egzekucji administracyjnej zdarzają się przypadki, iż organy egzekucyjne mają do wyegzekwowania pewne kwoty, np. należność - 500 zł, odsetki - 20,00 zł, koszty upomnienia - 11,60 zł. W dniu kiedy dokonają wyegzekwowania całości zadłużenia (tak twierdzą organy egzekucyjne) wydawane jest postanowienie o zakończeniu postępowania, a do Urzędu z pewnym opóźnieniem trafiają środki na pokrycie zadłużenia w kwocie 501,60 zł (a nie tak jak wynikałoby to z powyższego wyszczególnienia 531,60 zł) a w opisie przelewu jest wyszczególnienie: koszty egzekucyjne - 30,00 zł, koszty upomnienia - 11,60 zł, odsetki - 20,00 zł, należność - 500,00 zł. W związku z powyższym mamy pytania:

1. Od kogo powinien być dochodzony zwrot kosztów egzekucyjnych w przypadku postępowań egzekucji administracyjnej i egzekucji sądowej?

2. Jaka jest kolejność księgowania ww. kosztów, tzn. w związku niewystarczającą kwotą na pokrycie całości zadłużenia, co powinno być pokryte w pierwszej kolejności?

3. Skoro przelew jest mniejszy od zadłużenia, a organ egzekucyjny zakończył postępowanie, skąd możemy dochodzić zwrotu kosztów egzekucyjnych, aby móc pokryć całość zadłużenia dłużnika?