Na jakiej podstawie radni mogą mieć dostęp do korespondencji wpływającej do rady gminy?

Na jakiej podstawie radni mogą mieć dostęp do całej korespondencji wpływającej do rady gminy?

Czy jeśli taki dostęp do danych odbywać się będzie za pośrednictwem systemu informatycznego lub chmury, to każdy radny powinien posiadać upoważnienie do przetwarzania danych osobowych i podpisane oświadczenie o zachowaniu poufności?

Rada gminy nie została zgłoszona jako oddzielny administrator z uwagi na fakt, że wszelkie sprawy prowadzi stanowisko ds. obsługi biura rady będące w urzędzie gminy.

Czy jeśli jednak nie będą wymagane upoważnienia, to dane osobowe powinny być anonimizowane przed udostępnieniem korespondencji radnym?

W jaki sposób można zgodnie z RODO zaplanować ww. proces, który będzie wykonany na wniosek radnych?