Kto powinien podpisywać dokumenty podczas nieobecności dyrektora i wicedyrektora placówki?

Jedyne osoby decyzyjne, dyrektor i wicedyrektor przebywają na zwolnieniu lekarskim, nieobecność zbiega się z terminem wypłat wynagrodzeń pracownikom. Jest szereg dokumentów, które dyrektor musi zaakceptować, zatwierdzić podpisem aby można było zrealizować wypłaty wynagrodzeń w ustawowym terminie. Pragnę nadmienić, że wszystkie działania, dokumenty niezbędne do wypłaty wynagrodzeń wykonywane są w zgodzie z decyzjami dyrektora po uprzednim kontakcie telefonicznym. Czy notatka służbowa treści np.: wynagrodzenia wypłacono w porozumieniu telefonicznym z dyrektorem i podpis specjalisty ds. płac? Po powrocie dyrektor podpisze dokumenty z datą powrotu ze zwolnienia. Czy takie rozwiązanie jest prawidłowe, czy mamy jakąś jeszcze inna możliwość?